Kostenlose IT-Inventarliste als Excel-Vorlage

Eine fertige IT-Inventarliste für kleine Teams – ein Inventarverzeichnis für Notebooks, Monitore, Handys und Netzwerktechnik, Lizenzen als eigene Zeilen, dazu ein Wartungsprotokoll, ein Ausgabeprotokoll und ein Dashboard. Läuft in Excel und lässt sich in Google Sheets öffnen.

Inventarverzeichnis der IT-Inventarliste – Inventarnummer, Bezeichnung, Kategorie, Hersteller, Modell, Seriennummer, Kaufdatum und Kaufpreis, mit Notebooks, Monitoren und Handys als Beispielen

Was ist eine IT-Inventarliste?

Eine Vorlage für das IT-Inventar ist eine fertige Excel- oder Google-Sheets-Datei, in der Sie jedes Gerät, jede Lizenz und jede Netzwerkkomponente Ihres Teams erfassen: wer was hat, was es gekostet hat, wann die Garantie endet und wo es gerade steht. Sie bekommen ein Inventarverzeichnis, ein Wartungsprotokoll, ein Ausgabeprotokoll und ein Dashboard, ohne eine einzige Formel selbst zu bauen.

Tragen Sie jedes Objekt mit Kategorie, Seriennummer, zugewiesener Person, Standort, Kaufdatum und Status ein; halten Sie Wartungen und Ausgaben fest, und das Dashboard zählt alles für Sie zusammen. Die Datei lässt sich in Excel (.xlsx) öffnen und in Google Sheets importieren. Es ist dieselbe Arbeitsmappe, die viele Teams schon nutzen, und ihre Beispielzeilen kommen schon aus der IT: Notebooks, Monitore, Drucker, Handys und Telefone. Für Desktop-Rechner, Zubehör, Softwarelizenzen und die Server und Netzwerkgeräte, die selten in einer Tabelle landen, ist ebenso Platz.

Für größere Maschinen und Gebäudetechnik nehmen Sie die Inventarliste-Vorlage für Geräte; für mobiles Werkzeug, das zwischen Kolonnen wandert, die Werkzeugliste-Vorlage; um Reparaturen und planmäßige Wartung für sich zu führen, die Wartungsplan-Vorlage mit Wartungsprotokoll; und für Bestände und Verbrauchsmaterial, das Sie nachbestellen, die Lagerverwaltung.

Wer mit einer IT-Inventarliste arbeitet

Gebaut für Teams mit bis zu 50 Objekten – richten Sie sie für Ihre IT ein und fangen Sie heute an.

Interne IT-Abteilungen

Notebooks, Monitore, Zubehör und Lizenzen – wissen, wer was hat und was wann verlängert werden muss.

IT-Dienstleister und Systemhäuser

Ein Verzeichnis je Kunde für Hardware und Software, bereit, wenn eine Prüfung oder eine Übergabe ansteht.

Start-ups und kleine Unternehmen

Früh raus aus verstreuten Tabellen – Geräte ab der ersten Einstellung erfassen, nicht erst ab der ersten Prüfung.

IT an Schulen und Hochschulen

Geräte für Lernende und Personal, Laborrechner, Medientechnik – mit Ausgabeprotokoll je Raum oder Fachbereich.

Teams im Homeoffice und hybrid

Geräte bei den Leuten zu Hause erfassen: wer sie hat, seit wann und was beim Austritt zurückkommt.

Sicherheit und Compliance

Eine vollständige Geräteliste mit zuständigen Personen und Änderungsnotizen – der Nachweis, mit dem eine Prüfung nach ISO 27001 beginnt.

So starten Sie mit Ihrer kostenlosen Vorlage

Vom Formular zum erfassten IT-Inventar in unter 5 Minuten.

Step 01

Formular ausfüllen

Name und E-Mail-Adresse eintragen – ohne Kreditkarte, ohne Registrierung.

Step 02

Datei herunterladen

Der Download der Excel-Datei startet direkt nach dem Absenden; Sie warten auf keine E-Mail.

Step 03

Öffnen oder importieren

In Excel öffnen oder in Google Drive hochladen und mit Google Sheets bearbeiten.

Step 04

Loslegen

Geräte und Lizenzen eintragen, das Dashboard ansehen und die erste Inventur machen.

Tabelle oder UNIO24 – was passt zu Ihrem Team?

Die Vorlage ist ein guter Anfang. Wenn Ihre IT wächst, zahlt sich eine Plattform in der Cloud aus.

FunktionKostenlose VorlageUNIO24 kostenlosEmpfohlen ab 50 Objekten
Im Alltag
Anzahl der ObjekteDie Vorlage nimmt beliebig viele auf, wird aber ab einigen Hundert langsam. Der kostenlose Tarif von UNIO24 umfasst 50 Objekte mit unbegrenzt Nutzern.TeilweiseJa
Automatische ErkennungGeräte von Hand eintippen gegen UNIO24, das Ihr Netz durchsucht und automatisch aus Ihrem MDM abgleicht.NoJa
Zusammenarbeit im TeamEine geteilte Datei bearbeitet immer nur eine Person. UNIO24 arbeitet live, mit unbegrenzt Nutzern.TeilweiseJa
Mobiler Zugriff und ScanNative Apps für iOS und Android mit Scan von QR-Codes und BarcodesNoJa
Verlängerungen und Automatisierung
Warnungen vor Ablauf von Lizenz und GarantieBenachrichtigungen, bevor eine Lizenz oder Garantie ausläuftNoJa
Protokoll für Ausgabe und RückgabeIn der Vorlage ein Blatt, das Sie von Hand pflegen. UNIO24 erfasst Ausgaben automatisch, mit vollständiger Historie.TeilweiseJa
Daten und Compliance
DatensicherungDie Vorlage verlässt sich darauf, dass Sie ans Speichern denken. UNIO24 sichert automatisch jeden Tag.TeilweiseJa
ÄnderungshistorieVollständige Historie je Objekt: wer was wann geändert hatNoJa
Voll unterstützt0/ 88/ 8

Häufige Fragen

Was Sie über unsere kostenlose IT-Inventarliste wissen sollten

Ist die IT-Inventarliste wirklich kostenlos?

Ja – keine versteckten Kosten, kein Abo, keine Kreditkarte. Füllen Sie das Formular aus, und der Download der Excel-Datei startet sofort; in Google Sheets öffnen Sie sie, indem Sie sie in Google Drive hochladen.

Gehören Softwarelizenzen und Cloud-Dienste hinein, oder nur Hardware?

Beides. Tragen Sie Softwarelizenzen und Cloud- oder SaaS-Abos als eigene Zeilen ein, direkt neben der Hardware, mit den Spalten für Verlängerungsdatum und Lizenzanzahl, die Sie nach Frage 2 anlegen. Ein gutes Inventar erfasst alles, was Ihnen gehört oder wofür Sie zahlen, nicht nur das, was man anfassen kann.

Taugt sie als Nachweis für eine Prüfung nach ISO 27001?

Sie liefert das Dokument, nach dem eine Prüfung als Erstes fragt: eine vollständige Geräteliste mit zuständigen Personen. Was eine Tabelle nicht liefern kann, ist eine automatische, manipulationssichere Änderungshistorie, und genau die verlangen Prüfende immer öfter. Für einen kleinen Bestand reicht die Vorlage; ab einer gewissen Größe erspart ein System mit echtem Änderungsprotokoll wie UNIO24 die Woche hektischer Vorbereitung.

Welche Spalten gehören in eine IT-Inventarliste?

Mindestens, je Objekt: eine eindeutige Inventarnummer oder ein Etikett, Kategorie, Hersteller und Modell, Seriennummer, Kaufdatum und Kaufpreis, Ende von Garantie oder Lizenz, aktuell zugewiesene Person und Standort, Status und das Datum der letzten Prüfung. Für Software kommen Anzahl der Lizenzen und Verlängerungsdatum dazu, für vernetzte Hardware IP- oder MAC-Adresse und ein Vermerk, wann das Gerät zuletzt im Netz war. Das Inventarverzeichnis der Vorlage bringt Inventarnummer, Kategorie, Hersteller, Modell, Seriennummer, Kaufdatum, Kaufpreis, Garantie bis, Standort, Abteilung, zugewiesene Person, Status und Zustand fertig mit; Prüfdatum, Lizenzanzahl, Verlängerung und IP- oder MAC-Adresse legen Sie als zusätzliche Spalten an.

Unterscheidet sie sich von einer allgemeinen Vorlage für die Inventarverwaltung?

Es ist dieselbe Arbeitsmappe wie unsere Vorlage für Asset-Management in Excel: Blätter und Formeln sind identisch. Für die IT passt sie, weil die meisten Beispielzeilen schon Notebooks, Monitore, Handys und Telefone sind und die Auswahlliste die Kategorien IT-Geräte, Mobilgeräte und Telekommunikation mitbringt. Wenn Sie gemischt verfolgen, reicht die eine Datei für alles.

Wann reicht eine Tabelle für das IT-Inventar nicht mehr?

Meist bei rund 50 Objekten, oder sobald eine zweite Person das Verzeichnis bearbeiten muss, oder wenn die Erfassung von Hand der Wirklichkeit hinterherläuft. Dann fehlen vor allem: automatische Erkennung, Warnungen vor Verlängerungen, Scan am Handy und eine verlässliche Änderungshistorie. An diesem Punkt wechseln die meisten Teams zu einer Lösung in der Cloud.

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