Kostenlose Wartungsplan-Vorlage mit Wartungsprotokoll für Excel

Ein fertiges Wartungsprotokoll für Geräte, Fahrzeuge und Gebäudetechnik: Halten Sie jede Wartung, Reparatur und Inspektion fest und planen Sie die nächste im eingebauten Wartungsplan, der alles Überfällige markiert. Drei Blätter, Auswahllisten aus Ihrer Objektliste, läuft in Microsoft Excel.

Wartungsprotokoll der Vorlage mit den Spalten Datum, Objekt, Art der Wartung, Beschreibung, Ausgeführt von, Arbeitsstunden und Kosten

Was ist ein Wartungsprotokoll?

Ein Wartungsprotokoll ist die laufende Aufzeichnung der Arbeiten an einem Gerät: jede Wartung, Reparatur, Inspektion oder Kalibrierung, mit Datum, wer sie gemacht hat, was sie gekostet hat und wann die nächste fällig ist. Konsequent geführt, wird aus „Der Kompressor wurde irgendwann im letzten Frühjahr gewartet, glauben wir“ eine genaue Historie, die bei einer Prüfung, einem Garantiefall oder einem Weiterverkauf trägt.

Die kostenlose Vorlage hat drei Blätter. Die Objektliste enthält alles, was Sie verfolgen, und speist die Auswahllisten der beiden anderen Blätter, damit die Namen einheitlich bleiben. Das Wartungsprotokoll ist die Historie: eine Zeile pro Auftrag, und der nächste Termin wird markiert, sobald er erreicht ist. Der Wartungsplan ist die Planung: Legen Sie für jede Aufgabe ein Intervall fest, und die Vorlage berechnet den nächsten Termin und markiert alles Überfällige. Die Datei lässt sich in Microsoft Excel (.xlsx) öffnen und funktioniert in Google Sheets.

Ein Protokoll sagt Ihnen, was schon passiert ist; ein Plan sagt Ihnen, was kommt. Beide sind nur so gut wie die Daten zum Objekt dahinter – dieselben Kosten, dasselbe Datum der Inbetriebnahme und dieselbe Wartungshistorie, die ein Werkzeug wie die Inventarverwaltung automatisch aktuell hält statt von Hand.

Um die Geräte, die Sie warten, überhaupt erst aufzulisten, nehmen Sie die Inventarliste-Vorlage für Geräte; für Computer, Server und andere IT die Vorlage für das IT-Inventar; und für kleinere Werkzeuge, die zwischen Kolonnen wandern, die Vorlage für das Werkzeuginventar.

Wer ein Wartungsprotokoll führt

Überall, wo Geräte laufen müssen – fangen Sie heute mit dem Protokoll an und planen Sie den Rest.

Fuhrpark und Fahrzeuge

Wartungsintervalle, Kilometerstand und Reparaturen je Fahrzeug – eine saubere Historie für Garantie und Weiterverkauf.

Gebäudetechnik

Klimaanlagen, Notstromaggregate und Aufzüge nach festem Wartungsplan, damit zwischen zwei Prüfungen nichts liegen bleibt.

Fertigung und Maschinen

Anlagen der Linie und CNC-Maschinen – Kalibrierungen und vorbeugende Wartung protokollieren und ungeplanten Stillstand senken.

Baumaschinen

Stromaggregate, Kompressoren und schweres Gerät auf Bauhöfen und Baustellen – eine gemeinsame Wartungshistorie.

Labore und Praxen

Autoklaven, Analysegeräte und Instrumente – Validierungszyklen und Inspektionen in festem Takt.

IT und Rechenzentrum

Server, USV-Anlagen und Kühlung – geplante Kontrollen mit einem Eintrag für jeden Eingriff.

Tabelle oder UNIO24 – was passt zu Ihrem Team?

Ein Protokoll ist ein guter Anfang. Wenn Objekte und Pläne mehr werden, sorgt eine App dafür, dass der Plan nicht verrutscht.

FunktionKostenlose VorlageUNIO24 kostenlosEmpfohlen, wenn viel los ist
Arbeiten festhalten
Wartung oder Reparatur erfassenDie Vorlage macht das von Hand. UNIO24 erfasst jeden Auftrag am Objekt mit einem Tippen, mit Zeitstempel.TeilweiseJa
Fotos und Belege anhängenEine Tabelle nimmt das Vorher-nachher-Foto oder die Rechnung nicht auf. UNIO24 hängt beides an den Eintrag.NoJa
Der nächsten Wartung voraus
Plan für die vorbeugende WartungDie Vorlage berechnet den nächsten Termin. UNIO24 legt zusätzlich automatisch den Arbeitsauftrag an.TeilweiseJa
Warnung bei ÜberfälligkeitDie Tabelle markiert überfällige Zeilen. UNIO24 benachrichtigt den zuständigen Techniker und die Leitung.TeilweiseJa
Automatische wiederkehrende ErinnerungenEin Hinweis vor jeder fälligen Wartung, ohne dass jemand die Tabelle im Blick behalten mussNoJa
Daten und Zuverlässigkeit
Vollständige Wartungshistorie je ObjektJeder frühere Auftrag an einem Objekt, automatisch gespeichert und nie überschriebenTeilweiseJa
Funktioniert überallWeb, iOS und Android – nicht nur dort, wo die Datei liegtTeilweiseJa
Voll unterstützt0/ 77/ 7

Häufige Fragen

Was Sie über die kostenlose Wartungsplan-Vorlage wissen sollten

Ist die Wartungsplan-Vorlage wirklich kostenlos?

Ja – keine Kosten, kein Abo, keine Kreditkarte. Name und E-Mail-Adresse eingeben, und der Download der Excel-Datei startet sofort.

Was ist der Unterschied zwischen Wartungsprotokoll und Wartungsplan?

Die beiden arbeiten als Paar, und die Reihenfolge hilft: Richten Sie zuerst das Blatt Wartungsplan ein, damit die Vorlage weiß, was wann fällig ist, und tragen Sie dann jeden erledigten Auftrag im Wartungsprotokoll ein, sobald er erledigt ist. Wenn Sie nur eine Wartungshistorie brauchen, reicht das Protokoll allein, aber dann warnt Sie nichts, dass die nächste Wartung ansteht – und genau dort beginnen die meisten versäumten Wartungen. In dieser Vorlage sind die beiden Blätter nur über die gemeinsame Objektliste verbunden; ein eigenes Werkzeug schließt den Kreis, sodass ein erledigter Auftrag den Plan automatisch weiterschiebt.

Taugt die Vorlage auch für Fahrzeuge, nicht nur für Geräte?

Ja. Die Spalten passen zu jedem Objekt, das gewartet wird – Fahrzeuge, Maschinen, Klimatechnik, Laborgeräte, IT-Hardware. Für Fahrzeuge ergänzen Sie üblicherweise eine Spalte für den Kilometerstand neben dem Datum; die Objektliste führt Fuhrpark und Geräte schon an einem Ort.

Wie legen Sie ein Wartungsprotokoll in Excel an?

Geben Sie jeder Wartung eine eigene Zeile, mit Spalten für Datum, Objekt, Art der Wartung, Beschreibung, ausgeführt von, Kosten und nächsten Termin. Machen Sie die Spalte Objekt per Datenüberprüfung zu einer Auswahlliste, damit die Namen einheitlich bleiben, und fügen Sie eine Regel hinzu, die jeden nächsten Termin hervorhebt, der heute oder früher liegt. Die Vorlage hat das alles auf drei Blättern schon eingebaut; Sie können die Einrichtung überspringen und gleich protokollieren.

Was ist der Unterschied zwischen Wartungsprotokoll und Reparaturbericht?

Ein Reparaturbericht dokumentiert eine einzelne Reparatur, nachdem etwas kaputtgegangen ist – den Fehler, die Teile, das Ergebnis. Ein Wartungsprotokoll ist die umfassendere laufende Aufzeichnung, die solche Reparaturen neben routinemäßiger vorbeugender Wartung, Inspektionen und Kalibrierungen enthält. Ist der Auftrag abgeschlossen, landet der Reparaturbericht im Protokoll.

Wann lohnt sich der Umstieg von der Tabelle auf Wartungssoftware?

Meist dann, wenn den Plan niemand mehr im Blick hat – Wartungen rutschen durch, weil niemand die Datei rechtzeitig öffnet –, oder wenn Sie Fotos, Belege und eine Historie je Objekt brauchen, die die Tabelle nicht aufnehmen kann, oder wenn mehrere Leute sie bearbeiten und sich gegenseitig überschreiben. Dann wechseln Teams zu einem Werkzeug, das den nächsten Arbeitsauftrag automatisch anlegt, statt sich auf eine farbige Zelle zu verlassen.

Nach oben