Kostenlose Werkzeugliste-Vorlage für Excel
Eine fertige Werkzeugliste für Kolonnen und Werkstätten – ein Inventarverzeichnis für Hand- und Elektrowerkzeuge, dazu ein Ausgabeprotokoll, ein Wartungsprotokoll für Reparaturen und Kalibrierungen und ein Dashboard. Läuft in Excel und lässt sich in Google Sheets öffnen.
Was ist eine Werkzeugliste-Vorlage?
Eine Werkzeugliste-Vorlage ist eine fertige Excel- oder Google-Sheets-Datei, in der Sie jedes Hand- und Elektrowerkzeug Ihres Betriebs erfassen: was es ist, wer es hat, wo es gerade ist und wann es zuletzt gewartet oder kalibriert wurde. Sie bekommen ein Inventarverzeichnis, ein Ausgabeprotokoll, ein Wartungsprotokoll und ein Dashboard, ohne eine einzige Formel selbst zu bauen.
Tragen Sie jedes Werkzeug mit Inventarnummer, Kategorie, Seriennummer, Standort, zugewiesener Person und Zustand ein. Jede Ausgabe und Rückgabe kommt ins Ausgabeprotokoll, jede Reparatur und Kalibrierung ins Wartungsprotokoll, und das Dashboard zählt den Rest zusammen. Die Datei lässt sich in Excel (.xlsx) öffnen und in Google Sheets importieren. Es ist dieselbe Arbeitsmappe wie unsere Vorlage für Asset-Management in Excel: Die Beispielzeilen zeigen Büro- und IT-Geräte, die Sie mit Bohrhämmern, Sägen, Stromerzeugern, Leitern, Wasserwaagen und Drehmomentschlüsseln überschreiben – und mit dem Kleinzeug, das auf der Baustelle still verschwindet. Werkzeug als eigene Kategorie nehmen Sie in die Auswahlliste der Spalte Kategorie auf; wie das geht, steht in der Anleitung der Datei. Mehr zur Software-Fassung mit mobilem Scan unter Werkzeugverfolgung auf dem Bau.
Was in der Vorlage steckt
Sechs fertige Blätter mit Formeln und Auswahllisten – blättern Sie durch, was im Download steckt.
Wer mit einer Werkzeugliste arbeitet
Gebaut für Kolonnen mit bis zu 50 Werkzeugen – richten Sie sie für Ihre Ausstattung ein und fangen Sie heute an.
Bauunternehmen
Elektrowerkzeuge und Geräte über mehrere Baustellen – wissen, welche Kolonne was hat und was zurückgekommen ist.
Elektro, Sanitär und Heizung
Prüf- und Messgeräte und Spezialwerkzeug je Fahrzeug und je Monteur, mit den Kalibrierterminen.
Werkstätten und offene Werkstätten
Gemeinsam genutztes Werkzeug, das Mitglieder ausleihen – ein einfaches Ausgabeprotokoll, und alles bleibt auffindbar.
Haustechnik und Instandhaltung
Die Werkzeugausgabe der Instandhaltung: Handwerkzeug, Leitern und Ausrüstung, für jeden Auftrag ausgegeben.
Kleine Geräteverleiher
Was gerade vermietet ist, wer es hat und wann es zurückkommt – bevor Sie eine Software brauchen.
Außendienst und Service
Ausrüstung, die mit den Technikern reist – wissen, was jede Person dabeihat und was gewartet werden muss.
So starten Sie mit Ihrer kostenlosen Vorlage
Vom Formular zum erfassten Werkzeug in unter 5 Minuten.
Formular ausfüllen
Name und E-Mail-Adresse eintragen – ohne Kreditkarte, ohne Registrierung.
Datei herunterladen
Der Download der Excel-Datei startet direkt nach dem Absenden; Sie warten auf keine E-Mail.
Öffnen oder importieren
In Excel öffnen oder in Google Drive hochladen und mit Google Sheets bearbeiten.
Loslegen
Werkzeuge und Personen eintragen, das Dashboard ansehen und die erste Ausgabe festhalten.
Tabelle oder UNIO24 – was passt zu Ihrer Kolonne?
Die Vorlage ist ein guter Anfang. Sobald Werkzeuge täglich zwischen Baustellen und Kolonnen wandern, zahlt sich eine Plattform in der Cloud aus.
| Funktion | Kostenlose Vorlage | UNIO24 kostenlosEmpfohlen ab 50 Werkzeugen |
|---|---|---|
| Im Alltag | ||
| Anzahl der WerkzeugeDie Vorlage nimmt beliebig viele auf, wird aber ab einigen Hundert langsam. Der kostenlose Tarif von UNIO24 umfasst 50 Werkzeuge mit unbegrenzt Nutzern. | Teilweise | Ja |
| Zusammenarbeit im TeamEine geteilte Datei bearbeitet immer nur eine Person. UNIO24 arbeitet live, mit unbegrenzt vielen Leuten aus der Kolonne. | Teilweise | Ja |
| Mobiler Zugriff und ScanNative Apps für iOS und Android mit Scan von QR-Codes und Barcodes auf der Baustelle | No | Ja |
| Ausgabe auf der BaustelleIn der Vorlage ein Blatt, das Sie von Hand pflegen. UNIO24 erfasst die Ausgabe am Handy, mit vollständiger Historie. | Teilweise | Ja |
| Wartung und Warnungen | ||
| Erinnerungen an Kalibrierung und WartungBenachrichtigungen, bevor eine Kalibrierung oder Wartung fällig wird | No | Ja |
| Warnungen bei überfälligen oder verlorenen WerkzeugenAutomatische Benachrichtigungen, wenn ein Werkzeug nicht rechtzeitig zurück ist | No | Ja |
| Daten und Zuverlässigkeit | ||
| DatensicherungDie Vorlage verlässt sich darauf, dass Sie ans Speichern denken. UNIO24 sichert automatisch jeden Tag. | Teilweise | Ja |
| ÄnderungshistorieVollständige Historie je Werkzeug: wer was wann genommen hat | No | Ja |
| Voll unterstützt | 0/ 8 | 8/ 8 |
Häufige Fragen
Was Sie über unsere kostenlose Werkzeugliste-Vorlage wissen sollten
Ist die Werkzeugliste-Vorlage wirklich kostenlos?
Ja – keine versteckten Kosten, kein Abo, keine Kreditkarte. Füllen Sie das Formular aus, und der Download der Excel-Datei startet sofort; in Google Sheets öffnen Sie sie, indem Sie sie in Google Drive hochladen.
Wie behalten Sie Werkzeuge über mehrere Baustellen und Kolonnen im Blick?
Im Inventarverzeichnis steht jedes Werkzeug mit Standort und zugewiesener Person; tragen Sie Ihre Baustellen als Standorte ein. Jede Ausgabe kommt ins Ausgabeprotokoll – wer es mitgenommen hat, wofür und bis wann. Wenn ein Werkzeug die Baustelle wechselt, ändern Sie den Standort im Verzeichnis. Ein Filter auf die Spalte Standort zeigt dann, was auf welcher Baustelle ist, und ein fehlender Schlagschrauber wird zum Nachschlagen statt zur Rundfrage in der Gruppe.
Wann reicht eine Werkzeugliste in Excel nicht mehr?
Meist bei rund 50 Werkzeugen, oder sobald zwei Personen gleichzeitig ins Protokoll schreiben müssen, oder wenn Werkzeuge schneller zwischen Baustellen wandern, als jemand die Datei pflegt. Dann fehlen vor allem drei Dinge: der Scan am Handy auf der Baustelle, Erinnerungen an Kalibrierungen und ein verlässlicher Nachweis, wer was verloren hat. An diesem Punkt wechseln Kolonnen zu einer Lösung in der Cloud.
Was unterscheidet eine Werkzeugliste von einer Inventarliste für Geräte?
Eine Werkzeugliste zielt auf kleinere, mobile Objekte mit hohem Umschlag – Bohrmaschinen, Sägen, Prüfgeräte, Leitern –, die täglich zwischen Personen und Baustellen wandern; dort zählen das Ausgabeprotokoll und die Kalibriertermine am meisten. Eine Inventarliste für Geräte zielt auf größere, fest installierte oder halb mobile Maschinen, bei denen Anschaffungswert, Abschreibung und Zustand mehr zählen; sie ist eine eigene Datei mit Finanzspalten. Diese Werkzeugliste ist unsere allgemeine Arbeitsmappe mit Ausgabe- und Wartungsprotokoll. Wenn Sie beides verfolgen, reicht diese eine Datei.
Sollten Sie Ihre Werkzeuge mit QR-Codes oder Barcodes etikettieren?
Für eine Tabelle sind Etiketten kein Muss, aber sie helfen: Eine aufgedruckte Inventarnummer auf jedem Stück macht die Ausgabe schneller und senkt Tippfehler. Unser Leitfaden zum Etikettieren behandelt Etikettenarten und die Anbringung an Werkzeugen, die einiges einstecken müssen. Sobald Sie ein Etikett scannen und die Ausgabe am Handy festhalten wollen, ist die Tabelle zu eng geworden.
Mehr zur Werkzeugverwaltung
Während Sie die Vorlage einrichten: So behalten Kolonnen ihr Werkzeug im Griff, auch wenn es mehr wird.
Inventar richtig etikettieren: der Leitfaden aus der Praxis
Etikettenarten, Anbringung und Nummernsysteme für Werkzeuge, die auf der Baustelle einiges einstecken müssen.
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Ein System für die Geräteausgabe in Tabellen aufbauen
Aus dem Ausgabeprotokoll ein echtes Ausgabesystem machen – mit Formeln, Warnungen bei Überfälligkeit und QR-Codes.
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Das richtige System zur Inventarverwaltung auswählen
Cloud oder On-Premise, Pflichtfunktionen und die teuren Fehler, die Teams bei der Auswahl einer Software machen.
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