Körperliche Inventur Schritt für Schritt: die Checkliste

Geständnisse eines Mannes, der einen Beamer für 4.000 € im Garderobenschrank gefunden hat

Zugegeben: Meine erste körperliche Inventur habe ich acht Monate vor mir hergeschoben. Acht. Jede Woche sagte ich mir „nächste Woche aber wirklich“, und jede Woche kam etwas Dringenderes dazwischen. Ein kaputter Drucker. Ein neuer Kollege, der einen Laptop brauchte. Der Geschäftsführer, der „eine kurze Übersicht“ über unsere IT-Geräte haben wollte (ich habe sie mir ausgedacht. Verurteilen Sie mich nicht. Na gut, ein bisschen dürfen Sie).

Als ich es dann endlich tat – einen Freitag freigeräumt, meine Tabelle ausgedruckt und mit einem Klemmbrett durchs ganze Büro gelaufen –, fand ich Dinge, mit denen ich nicht gerechnet hatte. Einen Beamer im Wert von etwa 4.000 €, der im Garderobenschrank hinter jemandes Regenschirm stand. Drei Laptops, die Leuten zugeordnet waren, die das Unternehmen vor Monaten verlassen hatten. Zwei Monitore, die überhaupt nicht in unserem System standen; niemand wusste, woher sie kamen. Und einen Etikettendrucker. Wer den Etikettendrucker gekauft hat, weiß ich bis heute nicht. Es bleibt ein Rätsel.

Das Ganze hat einen Tag gedauert. Einen schmerzhaften, augenöffnenden, leicht peinlichen Tag. Und es war das Wertvollste, was ich je für unsere Inventarverwaltung getan habe.

Wenn Sie das auch vor sich herschieben (und ich weiß, dass Sie das tun, weil es alle tun), ist diese Checkliste für die körperliche Inventur Ihr Anstoß. Ich führe Sie durch den ganzen Ablauf einer Inventur des Anlagevermögens, von „Ich habe keine Ahnung, was wir besitzen“ bis zu einem sauberen, abgeglichenen Inventarverzeichnis. Haben Sie schon ein Tabellensystem nach dem Hauptleitfaden zur Inventarverwaltung in Tabellen eingerichtet, umso besser: Hier sehen Sie, wie Sie es mit echten Daten füllen statt mit gut gemeinten Schätzungen.

Warum Ihre körperliche Inventur wahrscheinlich überfällig ist

Ich stelle Ihnen drei Fragen.

1. Wenn Ihre Chefin Sie jetzt fragt „Wie viele Laptops haben wir?“, können Sie in 30 Sekunden antworten? Nicht „so um die 40“. Eine echte Zahl.
2. Haben Sie im letzten Jahr etwas „für alle Fälle“ gekauft, weil Sie das vorhandene nicht gefunden haben? Die zweite Steckdosenleiste. Die dritte externe Webcam. Der Notkauf eines Monitors, weil „wir keine Reserve haben“ (doch, hatten Sie: im Lagerraum hinter der alten Kaffeemaschine).
3. Hat in den letzten 12 Monaten jemand das Unternehmen verlassen, und Sie sind sich nicht zu 100 % sicher, dass seine ganze Ausrüstung zurückgekommen ist?

Wenn Sie eine davon mit Ja beantwortet haben (und statistisch gesehen waren es mindestens zwei), brauchen Sie eine körperliche Inventur. Nicht nächstes Quartal. Nicht, wenn es ruhiger wird. Jetzt. Denn mit jedem Tag, den Sie warten, entfernen sich Ihre Unterlagen weiter von der Wirklichkeit.

Und diese Abweichung kostet echtes Geld. Unternehmen mit ungenauen Inventardaten zahlen zu hohe Versicherungsprämien, weil sie Geisterobjekte versichern, also Dinge, die es nicht mehr gibt. In den USA zahlen sie aus demselben Grund zu viel Property Tax: Abschreibung auf Phantomgeräte. Sie kaufen doppelt. Und sie verschwenden Dutzende Stunden mit der Suche nach Dingen, die „hier irgendwo“ sein müssen.

Eine erste Inventur deckt im Schnitt 5–15 % Abweichungen auf. Bei einem Unternehmen mit 200 Objekten im Anlagevermögen und einem Wert von 300.000 € bedeutet selbst eine vorsichtig angesetzte Abweichungsquote von 8 % Sachen für 24.000 €, die fehlen, verlegt oder falsch erfasst sind. Das ist kein Rundungsfehler mehr.

Bevor Sie anfangen: die Checkliste zur Vorbereitung

Gleich mit dem Zählen loszulegen ist verlockend. Lassen Sie es. Eine Stunde Vorbereitung erspart drei Stunden Verwirrung und Nachzählen. Das habe ich auf die harte Tour gelernt, als mein erster Inventurversuch im Chaos endete, weil der Lagerraum abgeschlossen war, die Hälfte des Teams Geräte zu Hause hatte und ich keine einheitliche Art hatte, festzuhalten, was ich fand.

So sieht die Checkliste zur Vorbereitung aus, mit der ich heute arbeite.

Den Umfang festlegen

Sie müssen nicht alles auf Erden in einem Rutsch zählen. Für Ihre erste Inventur würde ich sogar davon abraten.

Mögliche Umfänge:

• Eine Abteilung – nur die IT-Geräte oder nur die Marketing-Etage
• Ein Standort – das Hauptbüro, das Lager lassen Sie vorerst weg
• Eine Kategorie – alle Laptops und Monitore, egal in welcher Abteilung
• Alles – der volle Durchgang. Nur mit Zeit und Team. Oder einem wirklich langweiligen Wochenende.

Meine Empfehlung für Einsteiger: eine Etage oder eine Abteilung. Bekommen Sie den Ablauf im Kleinen hin, dann weiten Sie ihn aus. Wer beim ersten Versuch drei Büros und ein Lager inventarisieren will, landet zuverlässig beim Burn-out und bei lückenhaften Daten.

Legen Sie eine Wertgrenze fest. Im Hauptleitfaden habe ich 100 € als Untergrenze für erfasste Objekte vorgeschlagen. Das gilt hier genauso. Sie zählen Laptops, Monitore, Drucker und Möbel, keine Hefter und USB-Kabel. Das Leben ist zu kurz, um Hefter zu inventarisieren.

Die Zählliste vorbereiten

Sie brauchen etwas zum Aufschreiben. Klingt banal, aber das Format zählt.

Wenn Sie schon ein Inventarverzeichnis haben: Exportieren Sie es. Drucken Sie es aus oder laden Sie es auf ein Tablet. Sie gehen durch die Räume und haken die gefundenen Objekte auf der Liste ab. Alles, was nicht auf der Liste steht = eine Überraschung (darum kümmern wir uns). Alles auf der Liste, was Sie nicht finden = ein Problem (darum kümmern wir uns auch).

Wenn Sie noch kein Inventarverzeichnis haben: Legen Sie eine leere Zählliste an, im Grunde eine Vorlage für die Zählung bei der körperlichen Inventur. Die füllen Sie aus, während Sie die Dinge entdecken. Aus der Zählliste wird am Ende Ihr Inventarverzeichnis, oder zumindest liefert sie die Rohdaten dafür.

Mindestspalten der Zählliste:

A: Standort (Raum / Bereich)
B: Beschreibung (was ist es)
C: Hersteller / Marke
D: Modell
E: Seriennummer
F: Objekt-ID (falls etikettiert)
G: Kategorie (IT / Möbel / AV / usw.)
H: Zustand (Sehr gut / Gut / Befriedigend / Schlecht / Beschädigt)
I: Zugeordnet an (wer es nutzt, falls erkennbar)
J: Gezählt von (Ihr Name)
K: Notizen (alles Seltsame oder Auffällige)

Drucken Sie mehrere Exemplare. Oder, besser: Nehmen Sie Google Sheets auf dem Handy, dann landet alles direkt in der Cloud. Beides funktioniert. Papier ist beim reinen Zählen sogar schneller, digital ist später beim Abgleich besser. Ich persönlich mache beides: Während des Rundgangs notiere ich mir Stichworte auf Papier und trage die Daten am Ende jedes Raums in Sheets ein.

Die Räume vorbereiten

Das ist der Teil, der überflüssig wirkt, bis Sie um 10 Uhr vor einem abgeschlossenen Lagerraum stehen und niemand in der Nähe einen Schlüssel hat.

Die Checkliste „Sesam, öffne dich“:

• Schlüssel oder Zugang zu ALLEN Räumen, Kammern, Schränken und Lagerflächen besorgen
• Die Hausverwaltung bitten, gesperrte Bereiche aufzuschließen, die Sie brauchen
• Den Sicherheitsdienst informieren, wenn Sie nach Feierabend herumstöbern

Die Bitte um Rückgabe:

• In Ihrem Ausgabesystem nachsehen: Was ist gerade ausgeliehen?
• Die Mitarbeitenden bitten, gemeinsam genutzte Geräte am Vortag zurückzugeben oder zu notieren, was an ihrem Platz steht
• Für Mitarbeitende im Homeoffice einen eigenen Prüfablauf aufsetzen, denn die körperliche Inventur funktioniert nicht, wenn das Objekt in einer Wohnung in Leipzig steht

Das System „Nicht doppelt zählen“:

• Einen Bogen kleiner Aufkleber oder farbiger Klebepunkte besorgen
• Nach dem Zählen einen Punkt auf das Objekt kleben
• Klingt albern. Funktioniert perfekt. Ohne Markierung zählen Sie garantiert den einen Drucker doppelt und übersehen den in der Ecke.

Das Team zusammenstellen

Wie viele Leute brauchen Sie? Kommt darauf an, wie viel Zeug Sie haben.

Eiserne Regel: Lassen Sie niemals jemanden seine eigene Abteilung inventarisieren. Ich weiß, es wirkt logisch: „Sarah kennt die Marketing-Etage am besten.“ Genau das ist das Problem. Sarah weiß, wo alles sein sollte, also nimmt sie an, dass es da ist, statt wirklich hinzuschauen. Wer abteilungsübergreifend zählt, schaltet den Bestätigungsfehler aus und findet, was Insider übersehen.

Machen Sie das allein (und das tun die meisten, die in einem kleinen Unternehmen die Inventur übernehmen), ist das in Ordnung. Nehmen Sie sich nur genug Zeit, und versuchen Sie nicht, nebenbei E-Mails zu beantworten und in Besprechungen zu sitzen. Blocken Sie den Tag. Kopfhörer rein. Sagen Sie den Leuten, dass Sie beschäftigt sind. Das sind Sie nämlich.

Die Werkzeuge wählen

Minimum (Budget = 0 €):

• Ausgedruckte Zählliste
• Ein Stift (nehmen Sie einen Ersatz mit, Stifte sind das Ur-Geisterobjekt)
• Ihre Augen

Besser (Budget = Ihr vorhandenes Handy):

• Google Sheets auf Handy oder Tablet
• Handykamera für Fotos der Seriennummern
• Jemand, der Ihnen unter den Schreibtischen die Taschenlampe hält

Noch besser (Budget = immer noch 0 €, aber mit Planung):

• Handy mit einer App zum Scannen von QR-Codes (falls Ihre Objekte schon etikettiert sind)
• Google Sheets für die Eingabe in Echtzeit
• QR-Code-Etiketten auf jedem Objekt, angebracht beim Etikettieren

Ideal (wenn Sie bereit für den nächsten Schritt sind):

• Die App UNIO24Mobile: scannen, prüfen, Abweichungen in Echtzeit markieren
• Aber hier geht es um die Tabellenvariante, also weiter

Die Zählung Schritt für Schritt

Gut. Sie haben vorbereitet. Sie haben Ihre Zählliste, Ihre Aufkleber, Ihre bequemen Schuhe (im Ernst: Sie werden viel laufen). Los geht's.

Schritt 1: Raum für Raum

Beginnen Sie am Eingang des ersten Raums. Gehen Sie im Uhrzeigersinn. Springen Sie nicht wahllos hin und her, denn wer systematisch geht, übersieht keine Ecken.

Zählen Sie alles oberhalb Ihrer Wertgrenze. Auch wenn Sie „ziemlich sicher“ sind, dass es im System steht. Auch wenn es alt aussieht und vermutlich nicht mehr funktioniert. Auch das Serverrack, das seit zwei Jahren niemand angefasst hat. Hat es einen Wert und gehört es dem Unternehmen, wird es gezählt.

Notieren Sie den tatsächlichen Standort, nicht den „vorgesehenen“. Steht laut Tabelle der Beamer in Besprechungsraum A, Sie finden ihn aber in Besprechungsraum B, schreiben Sie Besprechungsraum B auf. Der ganze Sinn der Übung ist die Wirklichkeit, nicht das, was in den Unterlagen steht.

Orte, die beim Zählen gern vergessen werden:

• Unter Schreibtischen (Kabel, Dockingstationen, USV-Geräte)
• In Schränken und Schubladen (Tablets, Ersatzmäuse, diese Tastaturen von 2019)
• Oben auf hohen Regalen (Aufbewahrungsboxen, alte Monitore)
• Serverräume und Netzwerkschränke (Switches, Router, Access Points)
• Pausenräume und Küchen (ja: Firmenfernseher, Mikrowellen über der Wertgrenze)
• Hinter Türen (Garderobenschränke sind ein klassisches Versteck, fragen Sie meinen Beamer für 4.000 €)
• Empfangstresen (Monitore, Telefone, Drucker, die „einfach aufgetaucht“ sind)
• Einzelbüros mit geschlossener Tür (erst anklopfen, höflich bleiben, Kaffee mitbringen)

Schritt 2: Jedes Objekt erfassen

Halten Sie für jedes gefundene Objekt fest:

1. Standort – Genau sein. Nicht „2. Stock“, sondern „Raum 204, linke Wand, Platz 3“. Ihr künftiges Ich wird es Ihnen danken, wenn es das Ding wiederfinden muss.
2. Beschreibung – „Dell-Monitor“ reicht. Nur „Monitor“ nicht.
3. Seriennummer – Das ist die wichtigste Kennung. Sie steht meist auf der Rück- oder Unterseite des Geräts. Ja, Sie müssen Dinge hochheben und umdrehen. Ja, um 15 Uhr tun Ihnen die Knie weh. Willkommen bei der Inventur.
4. Objekt-ID – Gibt es ein Etikett (QR-Code, Barcode, Aufkleber mit AST-001), notieren Sie es. Gibt es keins, bleibt das Feld leer. Etiketten kommen nach der Zählung.
5. Zustand – Kurze Sichtprüfung: Sehr gut, Gut, Befriedigend, Schlecht oder Beschädigt. Nicht zerdenken. „Riss im Bildschirm“ = Beschädigt. „Funktioniert, sieht etwas abgenutzt aus“ = Befriedigend.
6. Foto – Fotografieren Sie das Typenschild mit der Seriennummer mit dem Handy. Das ist Ihre Versicherung gegen Tippfehler und unleserliche Handschrift. Ich habe einmal 20 Minuten gerätselt, ob ich in einer Seriennummer „S“ oder „5“ geschrieben hatte. Nie wieder.

Tempo-Tipp: Sind Sie zu zweit, liest eine Person die Daten vor, die andere schreibt. Das geht doppelt so schnell und ist deutlich weniger öde.

Noch ein Tempo-Tipp: Seriennummern nicht abtippen. Einfach fotografieren. Abschreiben können Sie später. Während der Zählung zählt Tempo mehr als Perfektion.

Schritt 3: „Gefunden“ gegen „erwartet“

Haben Sie mit einem vorhandenen Inventarverzeichnis angefangen, vergleichen Sie jetzt in Echtzeit. Jedes Objekt, das Sie finden, markieren Sie in Ihrer Tabelle als „Gefunden“.

Ergänzen Sie in Ihrem exportierten Verzeichnis neben jedem Objekt eine Spalte „Gefunden“ (WAHR/FALSCH oder ein Kontrollkästchen). Haken Sie die Dinge ab, sobald Sie sie finden.

Die Formeln in diesem Leitfaden stehen in der englischen Schreibweise, wie in unserer Vorlage. Ein deutsches Excel erwartet die deutschen Namen (ZÄHLENWENN für COUNTIF, ANZAHL2 für COUNTA, SUMMEWENNS für SUMIFS, WENN und UND für IF und AND, WAHR und FALSCH für TRUE und FALSE) und trennt die Argumente mit Semikolon statt Komma.

Formel für den Fortschritt:

=COUNTIF(Spalte_Gefunden, TRUE) / COUNTA(Spalte_ObjektID)

So sehen Sie den Prozentsatz in Echtzeit. „Wir haben 67 % der erfassten Objekte bestätigt.“ Fühlt sich gut an. Motiviert. Bis Sie bei 90 % sind und die letzten 10 % nirgends auftauchen. Das fühlt sich weniger gut an. Aber genau dafür gibt es diesen Ablauf.

Am Ende der Zählung gilt: alles ohne Haken = Verdacht auf Fehlbestand.

Schritt 4: Die unangenehmen Entdeckungen

Ihre erste körperliche Inventur bringt Überraschungen. Garantiert. Damit sollten Sie rechnen:

Geisterobjekte – Einträge in Ihrem System, die es physisch nicht gibt. Der Laptop, der „ganz sicher im Lagerraum“ war, ist nicht da. Der Monitor, der „Platz 14 zugeordnet“ ist: An Platz 14 steht ein anderer Monitor oder gar keiner. Geisterobjekte sind bei der Inventur der häufigste und teuerste Fund, denn Sie haben Dinge abgeschrieben, versichert und verbucht, die es gar nicht gibt.

Zombie-Objekte – Das umgekehrte Problem. Physische Dinge, die überhaupt nicht in Ihrem System stehen. Jemand hat eine Tastatur bei Amazon gekauft und über die Spesen abgerechnet. Jemand hat einen privaten Monitor mitgebracht und beim Abschied stehen lassen. Ein Gerät kam vom Lieferanten und ging direkt an einen Schreibtisch, ohne dass es jemand erfasst hat. Zombies sind erstaunlich häufig. Bei meiner ersten Inventur habe ich 14 Dinge gefunden, die in keiner Liste standen. Vierzehn.

Falscher Standort – Das Objekt existiert und steht im System, aber nicht dort, wo das System sagt. Der Beamer aus Besprechungsraum B steht in Wirklichkeit in Besprechungsraum A. Der „Lager“-Laptop liegt auf einem Schreibtisch im Marketing. Das ist die verzeihlichste Abweichung (Dinge wandern eben), aber auch sie muss behoben werden.

Falsche Person – „Dieser Laptop ist Mike zugeordnet.“ „Mike ist vor sechs Monaten gegangen. Seitdem benutze ich ihn.“ Niemand hat den Eintrag aktualisiert. Mikes Geist spukt durch Ihr Inventarverzeichnis.

Überraschungen beim Zustand – Das System sagt „Sehr gut“. Die Wirklichkeit sagt: „Bildschirm mit rätselhaftem Riss, drei Tasten fehlen.“ Jemand hätte das melden sollen. Niemand hat es getan. Genau deshalb zählen wir körperlich.

Keine Panik, wenn Sie das alles finden. Die erste Inventur ist in jedem Unternehmen ein Durcheinander. Es geht darum, eine echte Ausgangsbasis zu schaffen: eine ungeschönte Momentaufnahme dessen, was Sie wirklich haben, wo es wirklich ist und in welchem Zustand es wirklich ist. Das Durcheinander ist vorübergehend. Die gewonnene Genauigkeit bleibt (na ja, bis die Daten wieder abdriften, aber darum kümmern wir uns noch).

Nach der Zählung: der Abgleich in Ihrer Tabelle

Die Zählung ist geschafft. Sie sind kilometerweit gelaufen. Ihr Handy ist voller Fotos von Seriennummern. Die Zählliste enthält Daten zwischen akribisch genau und „Laptop, Tisch, ok“ (das passiert um 16 Uhr, wenn die Energie nachlässt). Jetzt kommt der Teil, der aus Rohdaten ein sauberes Inventarverzeichnis macht. In der Abgleichstabelle kommt der eigentliche Wert Ihrer Zählung zusammen.

Erledigen Sie das am selben Tag oder am nächsten Morgen, solange die Erinnerung frisch ist. Warten Sie NICHT bis nächste Woche. Ich habe es einmal versucht. Ich wusste nicht mehr, was die Hälfte meiner Kritzeleien bedeuten sollte.

Das Abgleichsblatt anlegen

Legen Sie in Ihrer Arbeitsmappe ein neues Blatt „Abgleich“ an. Importieren Sie Ihre Zähldaten und die Daten aus dem System nebeneinander.

Aufbau:

A: Objekt-ID (aus dem System)
B: Standort laut System
C: Standort laut Zählung
D: Status laut System
E: Status laut Zählung
F: Person laut System
G: Person laut Zählung
H: Gefunden? (WAHR/FALSCH)
I: Abgleich (Formel)
J: Nötige Maßnahme

Formel für den automatischen Vergleich (Spalte I):

=IF(H2=FALSE, "FEHLT",
  IF(AND(B2=C2, F2=G2), "Stimmt",
    IF(B2<>C2, "Falscher Standort",
      IF(F2<>G2, "Falsche Person", "Stimmt"))))

Bedingte Formatierung: Rot für „FEHLT“, Gelb für „Falscher Standort“ oder „Falsche Person“, Grün für „Stimmt“. Jetzt ist Ihr Abgleichsblatt eine Ampel. Die roten Zeilen haben oberste Priorität.

Jede Art von Abweichung behandeln

Fehlt (Geisterobjekt):

1. Löschen Sie es nicht sofort aus dem Verzeichnis. Setzen Sie den Status auf „Fehlt – wird geprüft“
2. Fragen Sie herum. Sprechen Sie mit der letzten bekannten zugeordneten Person. Prüfen Sie Lagerflächen, die Sie vielleicht übersehen haben
3. Geben Sie der Suche zwei Wochen
4. Immer noch nicht gefunden: Status auf „Verloren“ ändern → Abschreibungsdaten aktualisieren → Versicherung anpassen
5. Der Wert des fehlenden Objekts kommt in Ihren Abweichungsbericht

Gefunden, aber nicht im System (Zombie):

1. Tragen Sie es mit allen verfügbaren Angaben ins Inventarverzeichnis ein
2. Vergeben Sie eine neue Objekt-ID nach Ihrem Nummernschema (AST-047, AST-048 …)
3. Drucken Sie ein Etikett und kleben Sie es sofort auf, denn was Sie jetzt nicht etikettieren, vergessen Sie
4. Suchen Sie den Kaufbeleg für die Buchhaltung (alte Rechnungen, Kreditkartenabrechnungen)
5. Finden Sie keine Kaufdaten, schätzen Sie. Etwas ist besser als nichts

Falscher Standort:

1. Aktualisieren Sie den Standort im Inventarverzeichnis. Das war's. Einfach behoben.
2. Fragen Sie sich: Warum ist es gewandert? Wandern Objekte häufig, muss Ihre Standortverfolgung besser werden

Falsche Person:

1. Aktualisieren Sie die zugeordnete Person im Verzeichnis
2. Informieren Sie die alte und die neue Person, nicht als Schuldzuweisung, sondern zur Dokumentation
3. Hat die alte Person das Unternehmen verlassen → Lücke im Austrittsprozess. Beheben Sie diesen Ablauf

Abweichender Zustand:

1. Aktualisieren Sie den Zustand im Verzeichnis
2. Bei „Schlecht“ oder „Beschädigt“: Legen Sie einen Eintrag im Wartungsprotokoll an (aus dem Hauptleitfaden)
3. Überlegen Sie, ob das Objekt ausgemustert oder repariert werden soll

Die Zahlen, auf die es ankommt

Berechnen Sie nach dem Abgleich diese Kennzahlen. Sie sind Ihr Inventur-Zeugnis.

Abweichungsquote:

=COUNTIF(Spalte_Abgleich, "<>Stimmt") / COUNTA(Spalte_ObjektID)

Quote der Geisterobjekte:

=COUNTIF(Spalte_Abgleich, "FEHLT") / COUNTA(Spalte_ObjektID)

Zahl der Zombies (gefunden, aber nicht erfasst):

=COUNTA(Neu_erfasste_Objekte)

Gesamtwert der fehlenden Objekte:

=SUMIFS(Spalte_Wert, Spalte_Abgleich, "FEHLT")

Richtwerte:

Lassen Sie sich von einer hohen Quote beim ersten Mal nicht entmutigen. Es geht ja gerade darum, diese Probleme zu finden und zu beheben. Ab der zweiten Zählung wird es deutlich besser. Meine erste Inventur hatte eine Abweichungsquote von 12 %. Sechs Monate später, mit ordentlichen Abläufen, lag die nächste bei 3,4 %. So viel bringt es, das wirklich zu machen.

Aus der Zählung ein lebendiges System machen

Eine einmalige Inventur ist nützlich. Ein wiederkehrender Inventurablauf verändert alles. So sorgen Sie dafür, dass Ihre harte Arbeit nicht veraltet.

Das Inventarverzeichnis befüllen

War das Ihre allererste Inventur und hatten Sie vorher kein Inventarverzeichnis: Glückwunsch, Ihre Zählliste ist gerade eines geworden. Damit daraus ein richtiges Verzeichnis wird, braucht sie aber noch etwas Arbeit.

Ergänzen Sie die Spalten, die auf einer Zählliste fehlen:

• Kaufdatum (aus der Buchhaltung oder von den Rechnungen)
• Kaufpreis (dieselbe Quelle)
• Nutzungsdauer in Jahren (für die Abschreibung)
• Aktueller Wert (berechnet; die Formel für die Abschreibung steht im Hauptleitfaden)
• Ende der Garantie
• Abteilung

Vergeben Sie allen Objekten ohne ID eine Objekt-ID. Nehmen Sie ein einfaches Format: AST-001, AST-002 und so weiter. Nicht zerdenken. Einheitlichkeit schlägt Raffinesse.

Alles etikettieren, was Sie gefunden haben

Das ist nicht verhandelbar. Ein Objekt ohne Etikett geht wieder verloren. Wie bei einer Katze: Hat sie keinen Namen, fühlt sich niemand für sie verantwortlich.

Drucken Sie Etiketten mit der Objekt-ID und, wenn Sie ehrgeizig sind, einem QR-Code, der auf den Eintrag des Objekts verweist. Kleben Sie sie auf jedes einzelne gezählte Objekt. Vereinheitlichen Sie die Stelle: Laptops bekommen das Etikett auf die Unterseite, Monitore hinten in die rechte Ecke, Möbel innen in eine Schublade oder auf die Unterseite.

Mehr zum Etikettieren, also zu Material, Anbringung und dem, was in den QR-Code gehört, steht im Abschnitt über Etiketten und QR-Codes im Hauptleitfaden.

Die nächste Inventur einplanen

Eine körperliche Inventur ist wie die professionelle Zahnreinigung. Unangenehm, notwendig und viel schlimmer, wenn Sie sie drei Jahre auslassen.

Empfohlener Rhythmus:

Für die meisten kleinen Unternehmen liegt das richtige Maß bei einer vollständigen Inventur im Jahr plus monatlichen Stichproben. Die jährliche Zählung ist Ihr Reset-Knopf. Die monatlichen Stichproben halten das Abdriften zwischen zwei Resets in Grenzen.

Wollen Sie die jährliche Vollinventur ganz abschaffen, steigen Sie auf die rollierende Inventur um: Sie zählen jeden Tag ein paar Objekte nach einem rotierenden Plan. Über ein Quartal oder ein Jahr wird so jedes Objekt mindestens einmal geprüft, und Sie müssen den Betrieb nie für einen großen Zähltag anhalten. Das ist die erwachsene Version der körperlichen Inventur.

Typische Fehler (die Ruhmeshalle der Schande)

Ich habe jeden einzelnen davon begangen. Betrachten Sie das hier als mein öffentliches Geständnis.

Aus dem Gedächtnis zählen. „Ich weiß, dass auf dem Tisch drei Laptops liegen, ich war gestern da.“ Hingehen. Hinschauen. Zählen. Körperlich. Der ganze Sinn einer körperlichen Inventur ist, dass sie körperlich ist. Das Gedächtnis ist keine Datenquelle.

Schränke, Kammern und Schubladen nicht öffnen. Geräte verstecken sich gern. Sie wandern in Schränke wie Socken hinter den Trockner. Öffnen Sie alles. Schauen Sie hinter die Dinge. Prüfen Sie die oberen Regalböden. Ich habe einmal ein Tablet in einem Aktenschrank gefunden. In einem Aktenschrank. Es galt seit vier Monaten als „verschwunden“.

Die eigene Abteilung inventarisieren. Wer seinen Arbeitsplatz jeden Tag sieht, bekommt blinde Flecken. „Ach, der alte Monitor? Der stand schon immer da.“ Wirklich? Steht er im System? Kennen Sie seine Seriennummer? Abteilungsübergreifendes Zählen beseitigt die Betriebsblindheit. Frische Augen sehen, was vertraute übersehen.

Gleichzeitig zählen und korrigieren. „Oh, der Laptop steht falsch, ich bringe ihn schnell an den richtigen Platz und ändere den Eintrag.“ Nein. Erst zählen. Die Wirklichkeit festhalten. Danach korrigieren. Fangen Sie während der Zählung mit Korrekturen an, verlieren Sie den Überblick, was wirklich falsch war und was Sie schon behoben haben. Erst das Chaos zählen, dann aufräumen.

Seriennummern nicht fotografieren. „Ich schreib's einfach auf, passt schon.“ Passt nicht. Sie werden Ziffern vertauschen. Sie werden 0 mit O und 1 mit l verwechseln. Ihre Handschrift von 16 Uhr ist um 17 Uhr unleserlich. Machen Sie das Foto. Drei Sekunden pro Objekt, und Sie sparen sich Stunden à la „Moment, heißt das 5N7KR2 oder SN7KR2?“

Den Abgleich verschieben. „Ich trage das alles nächste Woche ein.“ Werden Sie nicht. Oder doch, aber dann wissen Sie nicht mehr, warum in der Notizspalte „komisch – Dave fragen“ steht. Gleichen Sie am selben Tag ab. Solange die Erinnerung frisch ist und Ihre Handschrift noch nach Wörtern aussieht.

Eine Inventur machen und das Thema abhaken. Eine einzelne Inventur ist eine Momentaufnahme. Momentaufnahmen veralten. Ohne laufenden Prozess, also ohne Stichproben und rollierende Inventur und ohne geplante Prüfungen, driften Ihre schönen, abgeglichenen Daten innerhalb von 6–12 Monaten zurück ins Chaos. Ich spreche aus Erfahrung. (Siehe den ersten Absatz dieses Artikels, in dem ich zugegeben habe, dem Geschäftsführer Inventarzahlen erfunden zu haben. Das war nach der ersten Inventur. Das Abdriften ist real.)

Mehr warnende Beispiele finden Sie in 10 Fehler in der Inventarverwaltung, die Unternehmen Tausende kosten. Zu mehreren davon habe ich persönlich beigetragen.

Wann eine Tabelle nicht mehr reicht

Alles in diesem Leitfaden funktioniert wunderbar für ein Unternehmen mit unter 500 Objekten. Herumgehen, Sachen zählen, Daten eintragen, abgleichen. Fertig.

Aber ab einem gewissen Punkt bekommt der Ansatz mit der Tabelle Risse:

• Sie haben über 500 Objekte an mehreren Standorten – der Abgleich in einer Tabelle wird zum Vollzeit-Kopfschmerz
• Sie brauchen Scannen und Abgleichen in Echtzeit – QR-Code scannen, sehen, ob er zum System passt, Abweichungen sofort markieren. Vor Ort kann eine Tabelle das nicht
• Sie brauchen Prüfpfade mit Zeitstempel – wer was wann gezählt und was gefunden hat. Der Bearbeitungsverlauf einer Tabelle ist kein Prüfpfad
• Mehrere Leute zählen gleichzeitig – Google Sheets kommt damit halbwegs klar, aber Konflikte beim Zusammenführen gibt es wirklich
• Sie wollen Genauigkeitstrends verfolgen – historische Inventurdaten, Abweichungsquoten im Zeitverlauf, Fortschritte

Nicken Sie bei drei oder mehr davon, lesen Sie Excel oder Inventarverwaltungssoftware: wann sich der Umstieg lohnt.

Meine Empfehlung: UNIO24. Mobiles Scannen von QR-Codes, Abgleich auf der Stelle, automatische Markierung von Abweichungen, ein vollständiger Prüfpfad, und alles läuft auf dem Handy. Sie gehen durchs Büro, scannen die Objekte, und das System zeigt Ihnen in Echtzeit, was passt, was fehlt und was neu ist. Der kostenlose Tarif deckt alles ab, was ein kleines Team braucht. Den Umzug aus Ihrer Tabelle schaffen Sie an einem Nachmittag.

Die kleinste Inventur, die funktioniert

Eine körperliche Inventur ist keine glamouröse Arbeit. Sie laufen viel, drehen viele Geräte um und entdecken viele Lücken in Ihren Aufzeichnungen. Aber so ist es eben: Dieser eine Zähltag bringt Ihrer Inventarverwaltung mehr als sechs Monate optimistischer Tabellenpflege.

Ihre erste Inventur ist keine Prüfung. Sie ist eine Ausgangsbasis. Ein Startpunkt. Der Moment, in dem aus „Ich glaube, wir haben ungefähr 150 Objekte“ wird: „Wir haben genau 163 Objekte im Wert von 247.000 €, davon sind 7 nicht auffindbar und 12 brauchen ein Etikett.“ Erst auf der zweiten Version lassen sich echte Entscheidungen bauen.

Ihre kleinste funktionsfähige körperliche Inventur:

1. Vorbereiten – Umfang, Zählliste, Schlüssel, Aufkleber, bequeme Schuhe
2. Zählen – Raum für Raum, im Uhrzeigersinn, alles prüfen, Seriennummern fotografieren
3. Abgleichen – System gegen Wirklichkeit, Abweichungen markieren, den roten Zeilen nachgehen
4. Aktualisieren – Verzeichnis korrigieren, Objekte ohne Etikett etikettieren, die nächste Zählung einplanen

Vier Schritte. Ein Tag. Und ab diesem Tag wissen Sie tatsächlich, was Sie haben.

Was deutlich besser ist, als erst dann zu merken, dass Sie es nicht haben, wenn der Geschäftsführer fragt.