LIZENZEN IM BLICK
Softwarelizenzen, pünktlich verlängert.
Ein Verzeichnis für jede Lizenz und jeden Platz, geführt bis zu dem Mitarbeiter oder dem Gerät, das ihn nutzt. Warnung vor dem Ablauf, zurückgeholte Plätze, die niemand mehr braucht, und ein Nachweis, der bereitliegt, sobald ein Prüfer danach fragt.
Jede Lizenz, jeder Platz, ein Verzeichnis.
Jede Softwarelizenz wird einmal erfasst: Hersteller, Produkt, Lizenzschlüssel, Zahl der Plätze, Kaufdatum, Ablauf, Kosten, dazu Verträge und Rechnungen als Anhang. Abonnements mit mehreren Plätzen (Microsoft 365 mit 50 Plätzen, Teamtarife von Adobe Creative Cloud) führen jeden Platz einzeln, sodass eine Neuvergabe ein Klick ist.
Karte je Lizenz: Hersteller, Produkt, Schlüssel, Plätze, Kosten, Ablauf, Vertrag
Abonnements mit mehreren Plätzen, jeder Lizenzplatz einzeln ansprechbar
Lizenzarten je Unternehmen einstellbar
Eigene Felder je Lizenz (Bestellnummer, Kostenstelle, fachlich zuständige Person)
Verträge, Rechnungen und Verlängerungsbedingungen als Anhang
Plätze einzeln an Mitarbeiter oder an Geräte zugewiesen
Die Warnung kommt vor dem Ablauf, nicht vor der Prüfung.
Ein Baustein „Ablaufende Lizenzen“ sitzt auf Ihrer Übersicht und zeigt, was als Nächstes ausläuft: der früheste Termin zuerst, die Termine rot, sobald die Frist näher rückt, die belegten Plätze unmittelbar daneben. Nichts verlängert sich still, weil niemand hingesehen hat, und nichts läuft an dem Tag ab, an dem ein Prüfer im Haus ist. Im ganzen Verzeichnis trägt jede Lizenz einen Status – aktiv, läuft bald ab oder abgelaufen –, sodass das Bild nie weiter als einen Blick entfernt liegt.
Die Lizenzen mit dem nächsten Ablauftermin stehen auf der Übersicht
Ablauftermine rot hervorgehoben, sobald die Frist näher rückt
Belegte Plätze daneben: verlängert wird, was auch genutzt wird
Status aktiv, läuft bald ab oder abgelaufen im ganzen Verzeichnis
Plätze einzeln vergeben, mit einem Klick zurückgeholt.
Jeder Platz eines Abonnements mit mehreren Plätzen ist eine eigene Zeile. Weisen Sie einen Platz einem Mitarbeiter zu, und daneben stehen die Person, ihre Abteilung und die Kennzeichnung „Ausgegeben“; Plätze, die niemand nutzt, stehen als „Frei“ da. Verlässt jemand das Unternehmen oder wechselt die Rolle, holen Sie den Platz zurück und geben ihn mit einem Klick an die nächste Person. Die Kopfzeile führt den laufenden Stand mit (sieben von zehn belegt), sodass zu viel gekaufte Plätze vor der nächsten Verlängerung auffallen.
Jeder Platz eines Abonnements ist ein eigener Datensatz
Ausgegebene Plätze zeigen Person und Abteilung, freie Plätze stehen als frei
Zurückholen und neu vergeben mit einem Klick, bei Austritt oder Rollenwechsel
Die Belegung rollt ins Verzeichnis hoch, etwa 7 von 10 belegt
Ein prüffester Datensatz für jede Lizenz.
Fragt die interne Revision, der Lizenzprüfer eines Herstellers oder Ihre Buchhaltung nach einem Nachweis, trägt jede Lizenz die Antwort bereits: Hersteller und Händler, den Lizenzschlüssel, belegte gegen gekaufte Plätze, Beginn und Ablauf, den Preis und eine Notiz mit Bestellnummer und Kostenstelle. Kein Durchsuchen von Postfächern und Netzlaufwerken. Der belastbare Nachweis ist in dem Moment entstanden, in dem die Lizenz erfasst wurde.
Vollständiger Datensatz je Lizenz: Hersteller, Händler, Schlüssel, Termine, Preis
Bestellnummer und Kostenstelle unmittelbar am Datensatz
Belegte gegen gekaufte Plätze: zu viel Gekauftes fällt sofort auf
Ablauftermin und Status an jeder Lizenz, jederzeit vorzeigbar
Was echtes Lizenzmanagement von einer gemeinsamen Tabelle unterscheidet.
Die meisten Teams führen ihre Softwarelizenzen immer noch in einer Tabelle, die jemand zu aktualisieren vergisst. Das ändert sich, sobald das Lizenzmanagement ein eigenes Modul ist, verbunden mit dem Inventar und den Personaldaten.
| Funktion | UNIO24 LizenzmanagementEmpfohlen | Gemeinsame Tabelle | Beliebiges ITAM-Werkzeug |
|---|---|---|---|
| Verzeichnis | |||
| Karte je Lizenz mit Schlüssel, Plätzen, Ablauf, VertragEin maßgeblicher Datensatz je Lizenz | Ja | Zellen in einer Tabelle | Ja |
| Abonnements mit mehreren PlätzenJeder Lizenzplatz einzeln ansprechbar | Ja | Nur die Gesamtzahl | Manchmal |
| Verbindung zu Objekt und MitarbeiterPlatz am Gerät oder an der Person, die ihn nutzt | Ja | Von Hand abgleichen | Oft nur teilweise |
| Verlängerung und Warnungen | |||
| Rechtzeitige Warnung vor dem AblaufMehrstufige Benachrichtigung vor dem Termin | Ja | Kalendereintrag, wenn man daran denkt | Manchmal |
| Warnung an mehrere ZuständigeZuständige Person, Einkauf, Budgetverantwortung | Ja | No | Eingeschränkt |
| Übersicht abgelaufener LizenzenKennzeichnung bis zur Verlängerung oder Aussonderung | Ja | Vergraben in Zeilen | Manchmal |
| Nachweis und Zugang | |||
| Zu viele und zu wenige Lizenzen erkanntBezahlte Plätze ohne Nutzung, Installationen ohne Platz | Ja | No | Oft nur im teuren Tarif |
| Vollständige Zuweisungshistorie je PlatzWer den Platz wann hatte und warum er zurückkam | Ja | Verloren in der Versionshistorie | Manchmal |
UNIO24 ist eine Plattform. Das Lizenzmanagement ist ein Modul davon.
Was Ihr Team sonst noch bekommt: alles inbegriffen, überall unbegrenzt Nutzer.
Häufige Fragen zum Lizenzmanagement in UNIO24
Wie bildet UNIO24 Lizenzen, Plätze und Zuweisungen ab?
Drei Ebenen. Eine Lizenz ist der Vertrag, den Sie gekauft haben (Hersteller, Produkt, Schlüssel, Ablauf, Zahl der Plätze, Kosten). Plätze sind die Einheiten, zu denen diese Lizenz berechtigt: Microsoft 365 mit 50 Plätzen ergibt 50 Lizenzplätze. Eine Zuweisung verbindet einen Platz mit einem Mitarbeiter (Lizenz je Nutzer) oder mit einem Gerät (Lizenz je Rechner). Alle drei Ebenen sind einzeln ansprechbar, damit Nachweis und Neuvergabe genau bleiben.Was passiert, wenn ein Mitarbeiter geht oder die Rolle wechselt?
Den Platz holen Sie mit zwei Klicks zurück. Die Zuweisungshistorie bleibt an der Lizenz, der Platz wird für die nächste Person frei. Die Übersicht im Lizenzmanagement führt die zurückgeholten Plätze, sodass der Einkauf entscheidet: sofort neu vergeben oder bei der nächsten Verlängerung verkleinern.Führt UNIO24 auch Dauerlizenzen, nicht nur Abonnements?
Ja. Dauerlizenzen (Einmalkauf, ohne Ablauf) werden genauso geführt wie Abonnements. Der einzige Unterschied ist der fehlende Verlängerungstermin. Wartungsverträge zu Dauerlizenzen führen Sie als eigene, datierte Datensätze, verknüpft mit der zugrunde liegenden Lizenz.
Ihre Frage ist nicht dabei? Schreiben Sie uns
