Kostenlose Inventarliste-Vorlage für Geräte in Excel

Eine fertige Inventarliste für Geräte: Erfassen Sie jedes Gerät, das Ihnen gehört, mit Standort, Zustand, Kauf- und Kreditangaben und seinem aktuellen Wert.

Geräteverzeichnis der Vorlage – Spalten gruppiert in Gerät, Standort, Zustand und Finanzen, mit Beispielgeräten

Was ist eine Inventarliste-Vorlage für Geräte?

Eine Inventarliste-Vorlage ist eine fertige Excel-Datei, in der Sie jede Maschine und jedes Gerät Ihres Betriebs erfassen: was es ist, wie viele Sie davon haben, wo es steht, in welchem Zustand es ist und was es wert ist. Sie bekommen eine funktionierende Inventarliste, ein Dashboard und ein Ausgabeprotokoll, ohne eine einzige Formel selbst zu bauen. Die Datei lässt sich in Excel öffnen und in Google Sheets importieren.

Jedes Gerät tragen Sie in vier Spaltengruppen ein: Gerät (Inventarnummer, Bezeichnung, Beschreibung, Art), Standort (Abteilung, Raum), Zustand (Zustand, Lieferant, Restnutzungsdauer) und Finanzen (Kauf- oder Leasingdatum, Anschaffungswert, Kreditlaufzeit, monatliche Kosten, Abschreibung und aktueller Wert). Das Dashboard addiert den Wert des gesamten Inventars und schlüsselt Ihren Bestand nach Art, Zustand und Abteilung auf.

Für kleinere Werkzeuge, die zwischen Kolonnen wandern, nehmen Sie die Vorlage für das Werkzeuginventar; für Computer, Server und andere IT die Vorlage für das IT-Inventar; für Reparaturen und planmäßige Wartung die Wartungsplan-Vorlage mit Wartungsprotokoll. Bestände und Verbrauchsmaterial, das Sie nachbestellen, gehören in die Lagerverwaltung.

Was UNIO24 besser kann

FunktionKostenlose VorlageUNIO24 kostenlosEmpfohlen ab 50 Geräten
Inventar im Alltag
Zusammenarbeit im TeamEine geteilte Datei bearbeitet immer nur eine Person. UNIO24 arbeitet live, mit unbegrenzt Nutzern.TeilweiseJa
Handy und ScanNative Apps für iOS und Android mit Scan von QR-Codes und NFCNoJa
Wert, Status und Pflege
Zustand mit Fotos belegenDen Zustand jedes Objekts mit datierten Fotos als Nachweis festhalten, statt in einer Textspalte.TeilweiseJa
Erinnerung an Wartung und GarantieBenachrichtigung, bevor eine Wartung fällig wird oder eine Garantie ausläuftNoJa
Aktueller Standort und Erinnerung an die RückgabeSehen, wo jedes Objekt gerade ist, und erinnert werden, wenn es zurück sein soll – statt alles von Hand nachzuhalten.TeilweiseJa
Daten und Zuverlässigkeit
DatensicherungDie Vorlage verlässt sich darauf, dass Sie ans Speichern denken. UNIO24 sichert automatisch jeden Tag.TeilweiseJa
ÄnderungshistorieVollständige Historie je Objekt: wer was wann geändert hatNoJa

Häufige Fragen

Was Sie über die kostenlose Inventarliste-Vorlage wissen sollten

Ist die Inventarliste-Vorlage wirklich kostenlos?

Ja – keine versteckten Kosten, kein Abo, keine Kreditkarte. Füllen Sie das Formular aus, und der Download der Excel-Datei startet sofort.

Was unterscheidet eine Inventarliste für Geräte von einem Werkzeuginventar?

Eine Inventarliste für Geräte zielt auf größere, fest installierte oder halb mobile Objekte – Klimageräte, Gabelstapler, Medizingeräte –, bei denen Anschaffungswert, Abschreibung und aktueller Wert am meisten zählen. Ein Werkzeuginventar zielt auf kleinere, mobile Objekte mit hohem Umschlag, die zwischen Kolonnen und Baustellen wandern; dort zählen das Ausgabeprotokoll und der Zustand mehr. Beides sind Listen von Objekten; diese Version ist mit Spalten für Geräte und Finanzen eingerichtet.

Wie berechnet die Vorlage den aktuellen Wert und die Abschreibung?

Tragen Sie je Gerät den Anschaffungswert ein, den erwarteten Restwert am Ende der Laufzeit und die Kreditlaufzeit (oder, wenn Sie bar bezahlt haben, die Restnutzungsdauer). Die Vorlage schreibt über diesen Zeitraum linear vom Anschaffungswert bis auf den Restwert ab und setzt den aktuellen Wert auf den Anschaffungswert minus die Abschreibung für die Monate, die Ihnen das Gerät gehört. Das Dashboard addiert alle aktuellen Werte zum Gesamtwert des Inventars.

Was gehört in eine Inventarliste für Geräte?

Mindestens, je Gerät: eine eindeutige Inventarnummer oder ein Etikett, Bezeichnung und Beschreibung, Art, Abteilung und Raum, Zustand und Lieferant, Kaufdatum, Anschaffungswert und aktueller Wert. Die Vorlage fasst das in den Spaltengruppen Gerät, Standort, Zustand und Finanzen zusammen und berechnet monatliche Kosten, Abschreibung und aktuellen Wert selbst.

Ist eine Inventarliste dasselbe wie eine Bestandsliste im Lager?

Nicht ganz. Eine Inventarliste für Geräte erfasst die langlebigen Dinge, die Sie besitzen und nutzen – Maschinen, Geräte, Werkzeuge, Einrichtung –, Stück für Stück, mit Standort, Zustand und Wert. Eine Bestandsliste im Lager erfasst Mengen von Verbrauchsartikeln, die Sie kaufen, verbrauchen und nachbestellen – Teile, Material, Bürobedarf –, und die entscheidenden Zahlen sind der Lagerbestand und der Meldebestand. Diese Vorlage ist für Ersteres gebaut: die Geräte aufzulisten und zu zählen, die Ihnen gehören. Wenn Sie Meldebestände für Verbrauchsmaterial brauchen, ist das Lagerverwaltung.

Wann lohnt sich für Geräte der Umstieg von der Tabelle auf Software?

Meist bei rund 50 Geräten, oder sobald Sie die Frage „Was haben wir und wo steht es?“ nicht mehr schnell beantworten können, oder sobald eine zweite Person die Liste gleichzeitig bearbeiten muss. Ab da fehlt am meisten: kein Bestand in Echtzeit, kein Scan am Handy, um Geräte vor Ort zu finden oder anzulegen, keine automatische Aktualisierung des Status und keine verlässliche Änderungshistorie. An diesem Punkt wechseln die meisten Teams zu einem Werkzeug in der Cloud.

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