IT UND BÜRO
Inventarisierung von IT, Büroausstattung und allem, was sonst im Haus steht
Jedes Notebook, jeden Monitor, jedes Diensthandy, jeden Netzwerkschrank und jede Softwarelizenz in einem Verzeichnis, quer über Büro und Homeoffice. Dazu die Schreibtische, Stühle und Aktenschränke, die in der Buchhaltung stehen und sonst nirgends. Erst nutzen, was schon da ist, statt neu zu bestellen, und einen Bestand führen, der bei der nächsten Prüfung bereits vorliegt.
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Ein Verzeichnis für jedes Objekt, fertig für jede Prüfung.
Inventarisierung heißt: festhalten, was dem Unternehmen gehört, wo es steht und wer dafür verantwortlich ist – einmal erfassen und danach aktuell halten. Meist werden nur Notebooks, Monitore und Netzwerktechnik erfasst. Möbel, Medientechnik, Fahrzeuge und Werkzeug stehen in der Buchhaltung, aber niemand weiß, wo sie sind und wer sie hat. UNIO24 führt alles in einem Verzeichnis zusammen: wo es steht, wem es zugewiesen ist, was es gekostet hat. Mit Rollenrechten und einem Änderungsprotokoll je Datensatz liegt die Dokumentation für Audits nach ISO 27001 und für Lieferantenfragebögen jederzeit bereit.
Ein Verzeichnis für IT, Mobiliar, Medientechnik, Fahrzeuge und jedes andere greifbare Objekt, mit Übergabekette bei jedem Wechsel
Netzwerktechnik mit automatisch erfassten Angaben (Modell, IP, MAC-Adresse, Standort), ohne Tipparbeit
Protokoll je Datensatz und rollenbasierte Rechte, prüffertig für ISO 27001 und Lieferantenfragebögen
IT-Ausgaben auf Maß: erst nutzen, was da ist, dann nach echten Zahlen erneuern.
In den meisten IT-Teams stehen Ersatznotebooks im Regal und Monitore im Lager, gekauft für Projekte, die kamen und gingen, während jede neue Anfrage eine frische Bestellung auslöst. UNIO24 holt jedes wiederverwendbare Objekt nach vorn, und Teams reservieren Geräte für den kurzfristigen Bedarf, sodass die nächste Anfrage aus dem vorhandenen Bestand bedient wird statt aus einer neuen Bestellung. Statt der pauschalen Regel „alle drei Jahre“ zählen Anschaffungsdatum, Garantie und Nutzung je Gerät. Die Auswertung zur Erneuerung zeigt die nächste Welle 12–24 Monate im Voraus, damit die Investition in den Haushaltsplan fällt und nicht in ein überraschtes Quartal.
Reservierung für kurzfristigen Bedarf: erst wiederverwenden und neu ausgeben, bevor eine Bestellung freigegeben wird
Ungenutzte und rückholbare Geräte werden sichtbar, bevor neu bestellt wird
Erneuerungswellen über 12, 24 und 36 Monate, mit Garantie, Leasingende und Gesamtkosten je Gerät
Lizenzen, Verträge und Verlängerungen im Blick.
UNIO24 führt jede Softwarelizenz im selben Verzeichnis wie die übrige Ausstattung: Anbieter, Vertragswert, Verlängerungstermin, gekaufte Plätze, zugewiesene Plätze und, wo die Schnittstelle des Anbieters es hergibt, die letzte Aktivität je Person. Die Auswertungen zeigen, wer was hat, wann welcher Vertrag zur Verlängerung ansteht und welche Plätze zurückgeholt werden, bevor sie ein zweites Mal bezahlt werden.
Lizenzdatensätze mit Anbieter, gekauften gegen zugewiesene Plätze und Vertragswert
Verlängerungskalender nach Termin, Wert und Anbieter
Zuordnung je Person, dazu letzte Aktivität und Platzauslastung über die Schnittstelle, wo verfügbar
Reparaturen steuern: im Haus und beim externen Servicepartner.
Wenn ein Notebook-Akku stirbt, ein Drucker klemmt oder ein Gerät zur planmäßigen Wartung muss, führen IT und Haustechnik ohnehin Tickets. UNIO24 legt diese Tickets auf dasselbe Verzeichnis wie die Objekte, um die es geht. Reparaturen im Haus laufen als Arbeitsauftrag am Objekt; ein Gerät beim Dienstleister oder im Servicecenter bleibt von der Abgabe bis zur Rückkehr verfolgt, mit Status und erwartetem Rückgabetermin. Reaktions- und Lösungszeiten laufen je Ticketart mit und eskalieren von selbst, wenn die vereinbarte Frist näher rückt oder verstreicht.
Reparaturtickets am Objekt und an seiner vollständigen Historie; Reparaturen im Haus laufen als Arbeitsauftrag
Externe Servicepartner verfolgt: Abgabe, Dienstleister, erwartete Rückkehr, Status
Reaktions- und Lösungszeiten je Ticketart, mit selbsttätiger Eskalation
Für jede Rolle in der IT und daneben
- Bestand aus Ihrem MDM oder UEM im Stapel übernehmen, per CSV oder über die Schnittstelle
- Geräte reservieren und wiederverwenden: ungenutzte Objekte vor der nächsten Bestellung sichtbar machen
- Erneuerungswellen 12–24 Monate im Voraus planen, als Begründung für die Investition
- Lizenzen mit Verlängerungskalender und Zuordnung je Person
- Protokoll je Datensatz, mit Änderungshistorie bis auf das einzelne Feld
- Aktueller Blick auf den gesamten Bestand, aufgeschlüsselt nach Region, Abteilung und Person
- Bestand, der für Sicherheitsprüfungen bereitliegt (ISO 27001, Lieferantenfragebögen)
- Investitionsvorschau aus echten Lebenszyklusdaten, für das Gespräch mit Geschäftsführung und Finanzen
- Mehrere Kunden getrennt geführt, mit eigenem Auftritt für Systemhäuser
- Anschaffungskosten und Nutzungsdauer auf Abruf auswerten
- Investitionen über die Schnittstelle mit ERP und Buchhaltung abgleichen
- Gesamtkosten je Mitarbeitendem, Hardware und Software zusammen
- Leasing gegen Kauf gerechnet, mit dem Punkt, ab dem sich das eine lohnt
- Vertragskalender für Lizenzen: Verlängerungen, Laufzeiten, Werte, Bündelung bei einem Anbieter
Wer damit arbeitet
UNIO24 richtet sich an Teams, bei denen Hardware, Büroausstattung, Lizenzen und Abonnements in einem verlässlichen Verzeichnis zusammenkommen sollen.
Interne IT
Unternehmen mit 50–10.000+ Mitarbeitenden, die IT und Büroausstattung in einer Hand führen, im Büro wie im Homeoffice
Systemhäuser und IT-Dienstleister
Mehrere Kunden getrennt geführt, mit eigenem Auftritt und einer gemeinsamen Übersicht über alle Mandanten
Wachsende Software-Unternehmen
Schlanke Einrichtung für schnell wachsende Teams mit verteilter Hardware und vielen Abonnements
Öffentliche Verwaltung
Kommunen, Ämter und Eigenbetriebe: Inventarverzeichnis mit zuständiger Person je Objekt und Nachweisen für die Rechnungsprüfung
Industrie: IT und Betriebstechnik
IT und Technik nebeneinander erfasst: Notebooks neben Steuerungen, robuste Handgeräte neben der Bürohardware
IT in Kliniken und Praxen
Rechner, Tablets und Arbeitsplätze in der Versorgung, mit abgestuften Rechten und einem Vertrag zur Auftragsverarbeitung
Was IT-Teams mit UNIO24 sehen.
Ein Verzeichnis, jeder Zustand eines Objekts, ein Protokoll an jedem Datensatz.
Historie je Objekt
Übergaben, Tickets und Änderungen auf einer Zeitleiste je Objekt.
Auslastung der Objekte
Ungenutzte Geräte werden sichtbar, bevor eine Bestellung freigegeben wird. Mehr von dem, was Ihnen gehört, bleibt im Einsatz.
Protokoll je Datensatz
Jede Änderung mit Person, Zeitpunkt und Historie bis auf das einzelne Feld.
Verlässliche Quelle
Ein Verzeichnis ersetzt die parallelen Tabellen von IT, Haustechnik, Buchhaltung und Betrieb.
Inventarisierung von IT und Büro: häufige Fragen
Kommt UNIO24 mit hybriden und vollständig verteilten Teams zurecht?
Ja. Mehrere Standorte werden nebeneinander geführt, über Ländergrenzen hinweg und mit eigenen Regeln für Steuer und Abschreibung je Region. Ein Gerät hängt an einer Person und an einem Standort, gleich ob es im Büro, in einer Wohnung oder in einem angemieteten Arbeitsplatz steht.
Ihre Frage ist nicht dabei? Mit dem Vertrieb sprechen
