ÖFFENTLICHER SEKTOR

Ein Inventarverzeichnis, das die ganze Verwaltung aktuell hält.

Jedes Objekt, jede zuständige Person, jeder Einsatz auf einer Plattform. Bauhof, Fuhrpark, IT und Liegenschaften arbeiten am selben Datensatz – vom Streufahrzeug bis zum Heizkessel im Rathaus. Was die Rechnungsprüfung sehen will, steht am Objekt und nicht in vier Listen, die einander widersprechen.

Kostenlos starten
  • Kostenlos bis 50 Objekte
  • Ohne Kreditkarte
  • In zwei Minuten eingerichtet
Inventarverwaltung im öffentlichen Sektor: Bauhof, Fuhrpark, IT und Liegenschaften in einem Verzeichnis über alle Ämter hinweg

Zu jedem Objekt gehört eine zuständige Person.

Das Notebook gehört zu einer Sachbearbeiterin. Der Radlader steht unter der Obhut des Bauhofmeisters. Das Funkgerät hängt an einer Schicht. UNIO24 hält von Anfang an fest, wer für welches Objekt zuständig ist, und schreibt die Kette fort: bei Stellenwechseln, bei Umsetzungen zwischen Standorten, beim Übergang an ein anderes Amt. Jeder Schritt bleibt prüfbar.

  • Zuständige Person je Objekt, bei jeder Übergabe fortgeschrieben

  • Vollständige Übergabekette: wer es jetzt hat und wer es vorher hatte

  • Standort, Amt und Beschaffungsdaten je Objekt: Anschaffungswert, Lieferant, Gewährleistung, Mittelherkunft

Eine Bauhofmeisterin scannt mit dem Tablet das QR-Etikett eines Digitalfunkgeräts, während sie es einem Mitarbeiter in Warnweste übergibt, dahinter auf dem Hof ein Pritschenwagen und ein Radlader

Instandhaltung, die stattfindet – geplant oder gemeldet.

Arbeit entsteht auf zwei Wegen. Wartungspläne je Objekt erzeugen Arbeitsaufträge von selbst: das Notstromaggregat im monatlichen Probelauf, das Streufahrzeug vor dem Winterdienst, die Bodycam im jährlichen Akkutausch. Und wenn etwas kaputtgeht, meldet es jeder – der Kolonnenführer am Handy, ein Bürger über den Mängelmelder, der Sachverständige per E-Mail an Ihr Servicepostfach. In beiden Fällen entsteht ein Arbeitsauftrag, den die Kolonne am Handy abarbeitet, mit Checkliste, Material und Fotos. Dieselbe Mechanik trägt die wiederkehrenden Pflichten der Liegenschaften: DGUV Vorschrift 3 im Rathaus, Feuerlöscher in Schule und Turnhalle, Legionellenprüfung nach Trinkwasserverordnung, Lüftung nach VDI 6022. Den Gebäudebetrieb als eigenes Thema beschreibt die Seite zum Facility-Management.

  • Wartungspläne nach Kalender, Betriebsstunden oder Kilometerstand erzeugen Aufträge und leiten sie weiter

  • Jeder meldet eine Störung: Handy-App, öffentlicher Mängelmelder oder E-Mail an das Servicepostfach

  • Aus dem Ticket wird mit einem Klick ein Auftrag; die Kolonne schließt ihn am Handy ab, mit Checkliste, Material und Fotos

  • Prüffristen der Liegenschaften mit ansteigender Erinnerung: DGUV Vorschrift 3, Feuerlöscher, Trinkwasser, Lüftung, Aufzug

Zwei Mechaniker der Bauhofwerkstatt erfassen die Wartung eines Streufahrzeugs am Handy, im Hintergrund die geöffnete Hallentür

Die vollständige Historie je Objekt, an einer Stelle.

Jede Änderung, jede Wartung, jede Reparatur, jede Übergabe, jede Prüfung auf einer Zeitleiste je Objekt. Fotos und Dokumente hängen am jeweiligen Ereignis. Übergaben werden elektronisch quittiert. Die Historie bleibt erhalten, auch wenn ein Objekt ausgesondert ist – genau danach fragt die überörtliche Prüfung Jahre später.

  • Eine Zeitleiste je Objekt: Wartungen, Reparaturen, Übergaben, Prüfungen

  • Fotos und Dokumente an jedem Ereignis; vollständiges Protokoll mit Datum, Person und Vorgang

  • Historie bleibt über Aussonderung und Verwertung hinaus erhalten

Ein Mitarbeiter der Liegenschaftsverwaltung ergänzt am Tablet den Datensatz eines Kommunalfahrzeugs neben dessen QR-Etikett, dahinter ausgesonderte Technik auf Paletten im Lagerhof

Ein Bestand unter allen Ämtern, rechtzeitig zum Jahresabschluss.

Jedes Amt behält seinen Ablauf – der Bauhof die Kommunaltechnik, der Fuhrpark die Fahrzeuge, die IT Rechner und Funk, die Liegenschaftsverwaltung die Gebäudetechnik –, und alle arbeiten auf einem gemeinsamen Bestand. Kämmerei und Verwaltungsspitze sehen die Auswertung über alle Ämter, und zum Jahresabschluss stehen die Werte bereits da: Anschaffungswert, Nutzungsdauer, Abschreibungsmethode, Zustand, Verbleib. Gefiltert wird nach Amt, Produkt oder Fördermittel. UNIO24 führt die Grunddaten, Ihre Anlagenbuchhaltung erstellt daraus den Nachweis.

  • Gliederung je Amt mit abgestuften Rechten auf einem gemeinsamen Bestand

  • Werte für den Anlagennachweis: Anschaffung, Abschreibung, Verbleib, Mittelherkunft

  • Auswertung über alle Ämter und gefilterte Exporte nach Amt, Haushaltsjahr und Produkt; Übergabe an Ihr Finanzverfahren über die REST-Schnittstelle oder als CSV

Inventur ansehen
Die Kämmerin geht mit dem Tablet gemeinsam mit einem Bauhofleiter in Warnweste und der IT-Leitung ein einziges Inventarverzeichnis durch, auf dem Tisch der Ausdruck des Anlagennachweises

Ein Arbeitstag, nach Rollen

Inventarverantwortliche und Fachbereichsleitung

  • Täglich: Übergaben durchsehen, die noch auf die Quittung warten
  • Wöchentlich: den Bestand nach fälligen Prüfungen und Wartungen filtern
  • Bei Stellenwechsel: Ausstattung in Minuten neu zuordnen, ohne Laufzettel
  • Bei der Prüfung: Übergabekette und Historie je Objekt sofort abrufen

Bauhofleitung und Werkstatt

  • Täglich: eingehende Meldungen und Aufträge in ihren Stufen
  • Wöchentlich: der Wartungskalender – was fällig ist, was ansteht, wer es übernimmt
  • Wenn das Ersatzteillager leerläuft: der Bestand zeigt die Lücke vor dem Stillstand
  • Nach jedem abgeschlossenen Auftrag: Kosten, Zeit und Teile hängen am Objekt

Amtsleitung für Bauhof, Fuhrpark und Liegenschaften

  • Morgens: neue Meldungen, laufende Aufträge, Technik nach Status
  • Quartalsweise: Auslastung, Zustand und Servicekosten je Objektgruppe
  • Zur Haushaltsaufstellung: Ersatzbeschaffung aus echten Daten statt aus dem Vorjahr
  • Vor der Begehung: Nachweise je Objekt liegen für den Sachverständigen bereit

Kämmerei und Rechnungsprüfung

  • Zum Quartalsabschluss: der Anlagennachweis steht, mit Kennzeichnung der Mittelherkunft
  • Zur Prüfung: gefilterte Exporte nach Mittelherkunft, mit Zeitstempel
  • Für die Verwaltungsspitze: die Investitionen aller Ämter in einem Bericht
  • Bei der Prüfung von Fördermitteln: Mittelherkunft und Verbleib je Objekt sofort zur Hand

Wer damit arbeitet

Städte und Gemeinden, Landkreise, Landesbehörden, Zweckverbände und Eigenbetriebe – überall dort, wo Technik, Fahrzeuge, IT und Infrastruktur in einem prüfbaren Verzeichnis zusammenkommen sollen.

Städte und Gemeinden

Bauhof, Fuhrpark, IT und Liegenschaften auf einem Verzeichnis, mit dem Anlagennachweis zum Jahresabschluss

Landkreise

Bestand über den ganzen Kreis: Kreisstraßen, Schulen in Trägerschaft, Rettungsdienst und Katastrophenschutz

Landesbehörden und Landesbetriebe

Einheitliche Zuständigkeit über Dienststellen hinweg, mit eigenen Wertgrenzen und Aussonderungsregeln

Zweckverbände und Feuerwehr

Pumpen, Hydranten, Löschfahrzeuge, Atemschutzgeräte, Schläuche und Spielgeräte mit ihren Prüffristen

Stadtwerke und Versorger

Netztechnik, Zähler und Fahrzeuge, mit den Nachweisen, die die Regulierung verlangt

Eigenbetriebe und Anstalten des öffentlichen Rechts

Verkehrsbetriebe, Hafen, Wohnungsbau: betrieblich geführt, aber mit den Nachweispflichten der öffentlichen Hand

Inventar in der öffentlichen Verwaltung: häufige Fragen

  • Wie hält UNIO24 fest, wer für ein Objekt zuständig ist?

    Jedes Objekt hat eine zuständige Person: die Amtsleitung, die Fachkraft in der Schicht, die Sachbearbeiterin am Arbeitsplatz. Übergaben zwischen Personen werden elektronisch quittiert. Die aktuelle Zuständigkeit und die vollständige Übergabekette stehen an jedem Datensatz.

    Wo sehen wir die vollständige Historie eines Objekts?

    Am Objekt selbst. Jede Änderung, jede Wartung, jede Reparatur, jede Übergabe, jede Prüfung auf einer Zeitleiste, mit Fotos und Dokumenten je Ereignis. Sie bleibt erhalten, auch wenn das Objekt längst ausgesondert ist.

Ihre Frage ist nicht dabei? Mit dem Vertrieb sprechen

Nach oben