Inventur im Selbstservice
Die ganze Inventur an einem Tag.
Die Objekte aller Mitarbeiter an einem Tag prüfen. UNIO24 schickt jedem Mitarbeiter einen Link zur Liste der Objekte, die ihm zugewiesen sind. Er öffnet sie in jedem Browser, tippt sich durch jedes Objekt und beantwortet ein, zwei Rückfragen. Ohne Anmeldung, ohne App-Installation. Ihre Jahresinventur schrumpft von einem Projekt über Wochen auf eine einzige Schicht, ob das Team aus 20 Leuten in einem Büro besteht oder aus 500 in mehreren Städten.
Die Jahresinventur frisst Wochen. Das muss nicht sein.
Die meisten Unternehmen behandeln die jährliche Inventur als Projekt, das niemand anfangen will. Je größer und verteilter das Team, desto schlimmer: mehrere Büros, mehrere Filialen, die Hälfte der Belegschaft im Homeoffice, dazu Dienstleister und Aushilfen. Bevor auch nur ein Objekt geprüft ist, verbringt die Inventurleitung Tage damit, die Gesamtliste zusammenzustellen: wer hat was, wer hat wann was bekommen, wer arbeitet von welchem Büro aus, wer war seit einem Quartal nicht mehr da. Dann geht jemand über die Fläche, Schreibtisch für Schreibtisch, Filiale für Filiale, und hakt jedes Objekt auf einer Papierliste ab oder tippt es in eine App. Bis alles abgeglichen ist, sind drei Wochen vergangen, die für die eigentliche Arbeit gefehlt haben.
Vom Projekt über Wochen zur einzigen Schicht – so geht es
Ihr Verzeichnis ist schon da
UNIO24 verfolgt bereits jedes Objekt, das ein Mitarbeiter erhalten oder zurückgegeben hat. Die Gesamtliste, deren Aufbau bei der alten Inventur Tage dauerte, ist ohnehin aktuell. Kein hektisches Zusammensuchen von Daten vor der Inventur.
Die Inventurleitung legt die Sitzung mit zwei Klicks an
Die verantwortliche Person öffnet UNIO24, legt eine neue Inventur an und wählt „Selbstservice“ als Modus. Das System stellt Einladungen an jeden Mitarbeiter bereit, dem Objekte zugewiesen sind.
Jeder Mitarbeiter bekommt einen persönlichen Link per E-Mail
Die Einladung geht an die dienstliche E-Mail-Adresse, die jeder Mitarbeiter ohnehin nutzt. Der Link öffnet direkt die Liste der Objekte, die ihm aktuell zugewiesen sind, nicht mehr und nicht weniger.
Der Mitarbeiter bestätigt in 10–15 Minuten
Bei jedem Objekt markiert der Mitarbeiter vorhanden oder fehlend, fügt bei Bedarf schnell ein Foto oder eine Notiz hinzu und beantwortet ein paar vom System vorgeschlagene Fragen. Die meisten sind in 10–15 Minuten fertig.
Die Ergebnisse laufen bei der Inventurleitung automatisch zusammen
Nach Ablauf der Frist führt UNIO24 die Antworten aller Mitarbeiter in einem Verzeichnis zusammen. Die Inventurleitung sieht die Gesamtansicht oder geht in die Antworten jedes einzelnen Mitarbeiters. Die Inventur ist noch in derselben Schicht fertig.
Ein Mitarbeiter, ein eigener Link.
Selbstservice heißt nicht offen für alle. Jede Einladung ist ein Link zur einmaligen Nutzung, gebunden an eine dienstliche E-Mail-Adresse. Der Mitarbeiter weist sich mit einem Einmalcode (OTP) aus, bevor sich die Objektliste öffnet. Links verfallen nach einer einstellbaren Frist. Der Mitarbeiter sieht nur die Objekte, die ihm zugewiesen sind, nicht den gesamten Bestand. Jeder Tipp auf vorhanden oder fehlend und jede freie Notiz trägt Identität und Zeitstempel des Mitarbeiters ins Protokoll. Der vollständige Sitzungsnachweis ist genau die Art Beleg, die Finanzabteilung und Innenrevision einem externen Prüfer übergeben können, ohne einen halben Tag aufzuräumen.
Live-Dashboard für die Inventurleitung
Während die Mitarbeiter zählen, verfolgt die Inventurleitung alles auf einem Dashboard: Fortschritt je Person, erledigte Objekte, offene Objekte, markierte Objekte. Ist die Inventur abgeschlossen, zeigt UNIO24 jedes bestätigte Objekt und daneben alle Fehl- und Mehrbestände.
Inventur im Selbstservice: häufige Fragen
Klare Antworten für Inventurverantwortliche, Controller und Filialleiter, die die Inventur im Selbstservice für regelmäßige, rollierende oder unangekündigte Zählungen prüfen.
Warum nicht einfach jedem Teilnehmer ein UNIO24-Konto geben?
Die meisten Teilnehmer einer Inventur arbeiten sonst nicht mit UNIO24: Filialpersonal, Dienstleister an entfernten Standorten, Aushilfen auf Zeit. Konten für eine viertägige Inventur anzulegen, einzuweisen und wieder zu löschen dauert länger als die Inventur selbst, und die IT wird zum Engpass auf dem kritischen Pfad. Der Einmal-Link nimmt diese ganze Schleife heraus. Menschen, denen Sie nie ein dauerhaftes Konto geben würden, zählen trotzdem sicher für Sie und verschwinden, sobald die Sitzung schließt.Ist ein Einmal-Link für eine Inventur wirklich sicher genug?
Jede Einladung ist ein Link zur einmaligen Nutzung, gebunden an eine E-Mail-Adresse. Der Teilnehmer weist sich mit einem Einmalcode (OTP) aus, bevor sich die Objektliste öffnet. Der Link gilt nur für einen bestimmten Ausschnitt des Bestands, verfällt nach einer einstellbaren Frist, und jede Handlung trägt die Identität des Teilnehmers ins Protokoll. Für die meisten regelmäßigen und rollierenden Zählungen ist das mehr personengebundener Nachweis als eine geteilte Tabelle auf einem Netzlaufwerk – und mit der arbeiten die meisten Unternehmen bis heute.
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