Kostenlose Vorlage für Asset-Management in Excel

Eine fertige Arbeitsmappe zur Inventarverwaltung für kleine Teams – vorbereitete Blätter, Formeln, Auswahllisten und Beispiele. Läuft in Excel und lässt sich in Google Sheets öffnen.

Inventarverzeichnis der Vorlage – Inventarnummer, Bezeichnung, Kategorie, Hersteller, Modell, Seriennummer, Kaufdatum und Kaufpreis

Was ist eine Tabelle für das Asset-Management?

Eine Tabelle für das Asset-Management ist eine Excel- oder Google-Sheets-Datei, die festhält, was Ihnen gehört, wo jedes Objekt steht und wer es hat. Für ein Team mit ein paar Dutzend Laptops, Werkzeugen oder Maschinen erfüllt sie ihren Zweck, ohne dass Sie Software kaufen müssen – vorausgesetzt, jemand hält sie aktuell.

Diese hier ist eine fertige Arbeitsmappe statt eines leeren Rasters: sechs Blätter, Auswahllisten und Formeln, die schon miteinander verbunden sind, mit Beispielzeilen, die Sie überschreiben. Sie lässt sich in Excel (.xlsx) öffnen und in Google Sheets importieren.

Wenn Sie nur eine Art von Objekten verfolgen, finden Sie dieselbe Arbeitsmappe auch auf zwei Seiten, die sie für genau diesen Zweck erklären: die Vorlage für das Werkzeuginventar für Hand- und Elektrowerkzeuge, die zwischen Kolonnen wandern, und die Vorlage für das IT-Inventar für Laptops, Lizenzen und Geräte. Eine eigene Datei mit Spalten für Finanzierung und Abschreibung ist die Inventarliste-Vorlage für Geräte für Maschinen und Gebäudetechnik.

Was in der Arbeitsmappe steckt, Blatt für Blatt

Das Inventarverzeichnis ist die Stammliste, eine Zeile pro Objekt: Inventarnummer, Seriennummer, Kaufdatum und Kaufpreis, Ende der Garantie, Standort, Abteilung, zugewiesene Person, Status und Zustand. Auf Deutsch heißt diese Liste meist einfach Inventarverzeichnis, und so heißt auch das Blatt. Tragen Sie eine Nutzungsdauer in Jahren ein, und die Spalte Aktueller Wert schreibt jedes Objekt linear ab, jeweils um ganze Jahre, bis es bei null ankommt. Das reicht, um ungefähr zu sehen, was die Ausstattung wert ist. Ein Anlagenverzeichnis für den Jahresabschluss ist es allerdings nicht: Es gibt keinen Restwert und keine degressive Abschreibung, also überlassen Sie das Ihrer Steuerberatung und deren Software.

Das Wartungsprotokoll hält jede Wartung und Reparatur zur Inventarnummer fest, mit Kosten und dem nächsten Wartungstermin. Das Ausgabeprotokoll zeigt, wer was ausgeliehen hat, wann es zurück sein soll und wie viele Tage es schon unterwegs ist. Zusammen mit dem Verzeichnis machen sie aus der Datei mehr als eine Liste, nämlich eine Tabelle für das Asset-Management: Kauf, Zuweisung, Wartung und am Ende die Aussonderung stehen an einem Ort.

Das Dashboard summiert das Verzeichnis nach Kategorie, Abteilung und Status und stellt den Kaufwert dem aktuellen Wert gegenüber. Die Einstellungen sammeln die Werte der Auswahllisten – Kategorien, Abteilungen, Standorte – an einer Stelle; wie neue Werte in die Auswahllisten kommen, steht in der Anleitung. Sie ist das erste Blatt und erklärt auch den Rest.

Die meisten Teams füllen zuerst nur das Verzeichnis aus. Die anderen Blätter sind für den Moment da, in dem aus der Frage „Was haben wir?“ die Fragen „Wann wurde das zuletzt gewartet?“ und „Wer hat es gerade?“ werden.

Nützlich für kleine Teams in jeder Branche

Gebaut für Teams mit bis zu 50 Objekten – Ihre Branche eintragen und heute anfangen.

Kleine IT-Teams

Laptops, Monitore, Zubehör – jederzeit wissen, wer was hat.

Schulen und Hochschulen

Schülerlaptops, AV-Technik, Laborausstattung – mit Ausgabeprotokoll je Klassenraum.

Baukolonnen

Werkzeuge und Geräte über mehrere Baustellen – Umsetzungen, Rückgaben und Inventuren.

Vereine und Kirchengemeinden

AV-Anlagen, Fahrzeuge, Ausrüstung für Ehrenamtliche – einfache Verwaltung für kleine Budgets.

Immobilienverwaltung

Klimatechnik, Aufzüge, Gebäudetechnik – Wartungspläne und Prüfnachweise.

Einzelhandel und kleine Betriebe

Kassensysteme, Kühlgeräte, Kameras – Standort und Wartung der Objekte in allen Filialen.

So starten Sie mit Ihrer kostenlosen Vorlage

Vom Formular zum erfassten Inventar in unter 5 Minuten.

Step 01

Formular ausfüllen

Name und E-Mail-Adresse eintragen – ohne Kreditkarte, ohne Registrierung.

Step 02

Datei herunterladen

Der Download der Excel-Datei startet direkt nach dem Absenden; Sie warten auf keine E-Mail.

Step 03

Öffnen oder importieren

In Excel öffnen oder in Google Drive hochladen und mit Google Sheets bearbeiten.

Step 04

Loslegen

Objekte eintragen, das Dashboard ansehen und die erste Inventur machen.

Tabelle oder UNIO24 – was passt zu Ihrem Team?

Die Vorlage ist ein guter Anfang. Wenn Ihr Team wächst, zahlt sich eine Plattform in der Cloud aus.

FunktionKostenlose VorlageUNIO24 kostenlosEmpfohlen ab 50 Objekten
Inventar im Alltag
Anzahl der ObjekteDie Vorlage nimmt beliebig viele auf, wird aber ab einigen Hundert langsam. Der kostenlose Tarif von UNIO24 umfasst 50 Objekte mit unbegrenzt Nutzern.TeilweiseJa
Zusammenarbeit im TeamEine geteilte Datei bearbeitet immer nur eine Person. UNIO24 arbeitet live, mit unbegrenzt Nutzern.TeilweiseJa
Mobiler ZugriffNative Apps für iOS und Android mit Offline-ModusNoJa
Scan von QR-Codes und BarcodesScannen mit der mobilen AppNoJa
Wartung und Automatisierung
Automatische WartungserinnerungenBenachrichtigungen vor anstehenden WartungsterminenNoJa
Protokoll für Ausgabe und RückgabeIn der Vorlage ein Blatt, das Sie von Hand pflegen. UNIO24 erfasst Ausgaben automatisch, mit vollständiger Historie.TeilweiseJa
Warnungen (niedriger Bestand, überfällig)Automatische Benachrichtigungen, wenn Objekte überfällig sind oder ein Bestand sinktNoJa
Daten und Zuverlässigkeit
DatensicherungDie Vorlage verlässt sich darauf, dass Sie ans Speichern denken. UNIO24 sichert automatisch jeden Tag.TeilweiseJa
ÄnderungshistorieVollständige Historie je Objekt: wer was wann geändert hatNoJa
Funktioniert überallDie Vorlage dort, wo die Datei liegt. UNIO24 läuft im Web, unter iOS und unter Android.TeilweiseJa
Voll unterstützt0/ 1010/ 10

Häufige Fragen

Was Sie über unsere kostenlose Vorlage für Asset-Management in Excel wissen sollten

Ist die Vorlage für Asset-Management in Excel wirklich kostenlos?

Die Vorlage ist kostenlos – keine versteckten Kosten, kein Abo, keine Kreditkarte. Füllen Sie das Formular aus, und der Download startet sofort.

Lässt sich die Vorlage an Ihren Betrieb anpassen?

Ja, die Vorlage lässt sich anpassen: Spalten hinzufügen oder entfernen, Formeln ändern, die Formatierung anpassen und alles auf Ihre Abläufe zuschneiden.

Bekommen Sie nach dem Download Werbe-E-Mails?

Nein. Der Download startet direkt nach dem Absenden, und das Formular trägt Sie in keinen Newsletter ein.

Können mehrere Personen gleichzeitig mit der Tabelle arbeiten?

In Google Sheets arbeiten mehrere Personen in Echtzeit zusammen. Eine Excel-Datei bearbeitet immer nur eine Person, außer Sie nutzen Excel für das Web für gemeinsam genutzte Arbeitsmappen.

Ist das eine Vorlage für die Inventarverfolgung, für das Asset-Management oder für die Inventur?

Alles drei – diese eine Vorlage deckt jeden Zweck ab. Nennen Sie sie Vorlage für die Inventarverfolgung, wenn es Ihnen um Standort und Zuweisung geht, Vorlage für das Asset-Management, wenn Sie den ganzen Lebenszyklus verfolgen (Anschaffung, Wartung, Aussonderung), oder Inventurvorlage, wenn Sie regelmäßig zählen. Die Blätter sind dieselben; der Schwerpunkt hängt davon ab, auf welche Spalten Sie sich am meisten stützen.

Wie schneidet sie im Vergleich zur Asset-Tracking-Tabelle von ConnectCode ab?

ConnectCode und unsere Vorlage geben Ihnen beide eine Inventarverwaltung auf Excel-Basis, ohne Software zu installieren. Die wichtigsten Unterschiede: Unsere Vorlage bringt Dashboard, Wartungsprotokoll und Ausgabeprotokoll fertig in einer Datei mit; ConnectCode legt den Schwerpunkt eher auf den Barcode-Druck in Excel. Unsere Vorlage ist kostenlos, ohne gesperrte Funktionen; ConnectCode hat kostenpflichtige Ausgaben für erweiterte Funktionen. Für die meisten kleinen Teams passt beides – entscheiden Sie danach, ob Sie Barcodes unbedingt aus Excel heraus drucken müssen.

Wie bauen Sie eine Tabelle für das Asset-Management in Excel von Grund auf?

Beginnen Sie mit einem Blatt und einer Zeile pro Objekt. Erstens: Legen Sie Spalten für eine eindeutige Inventarnummer oder ein Etikett an, für Bezeichnung, Kategorie, zugewiesene Person, Standort, Kaufdatum, Kosten, Zustand und Status. Zweitens: Machen Sie Kategorie, Status und Zustand per Datenüberprüfung zu Auswahllisten, damit die Einträge einheitlich bleiben. Drittens: Legen Sie ein Blatt Wartungsprotokoll und ein Blatt Ausgabeprotokoll an, die jeweils über die Inventarnummer mit SVERWEIS oder XVERWEIS auf das Verzeichnis zurückgreifen. Viertens: Bauen Sie ein kleines Dashboard mit Summen per ZÄHLENWENN und SUMMEWENN nach Kategorie und Status. Genau diesen Aufbau bringt die Vorlage fertig mit – laden Sie sie herunter, wenn Sie sich die Formelarbeit sparen und mit einer funktionierenden Datei anfangen wollen.

In welchem Format kommt die Vorlage?

Als Excel-Datei (.xlsx). Sie öffnen sie in Excel, laden sie in Google Drive hoch und bearbeiten sie mit Google Sheets oder nutzen sie in einem anderen Tabellenprogramm.

Wie viele Objekte lassen sich mit der Vorlage verwalten?

Die Tabelle schafft Hunderte Objekte. Für größere Bestände (ab 50 Objekten) oder Teams, die mobilen Zugriff brauchen, empfehlen wir den Umstieg auf UNIO24 – schneller und mit mehr Funktionen.

Was, wenn Sie Hilfe mit der Vorlage brauchen?

Die Vorlage enthält eine Anleitung und Beispiele. Wenn Sie darüber hinaus Hilfe brauchen, beantwortet unser Support-Team Ihre Fragen zur Arbeit mit der Vorlage.

Was unterscheidet die Vorlage von UNIO24?

Die Tabelle ist ein guter Ausgangspunkt für die einfache Inventarverwaltung. UNIO24 ist eine Plattform in der Cloud, mit mobilen Apps, QR-Scan, automatisierten Abläufen und Berichten obendrauf. UNIO24 ist außerdem kostenlos bis 50 Objekte.

Taugt sie als Asset-Tracker in Excel oder als Tabelle für das Asset-Management?

Ja. Die Vorlage ist eine native Excel-Datei (.xlsx) und lässt sich auch in Google Sheets öffnen, mit allen Formeln. Ob Sie sie Asset-Tracker in Excel, Tabelle für das Asset-Management oder Inventarverzeichnis nennen, sie funktioniert gleich – Spalten und Formeln decken alle drei Zwecke ab.

Taugt sie für das Geräteinventar oder für Baumaschinen?

Ja – diese Arbeitsmappe nimmt jede Art von Objekt auf. Wenn Sie überwiegend eine Art verfolgen, erklären zwei Seiten dieselbe Arbeitsmappe für genau diesen Zweck: die Vorlage für das Werkzeuginventar für Hand- und Elektrowerkzeuge, die zwischen Kolonnen und Baustellen wandern, und die Vorlage für das IT-Inventar für Laptops, Lizenzen und Geräte. Eine eigene Datei mit Abschreibung und Finanzspalten für Maschinen und Gebäudetechnik ist die Inventarliste-Vorlage für Geräte.

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