Firmengeräte im Homeoffice per Tabelle verfolgen

Oder was passiert, wenn im Inventarverzeichnis „Büro A“ steht, der Laptop aber auf einem Küchentisch in Leipzig liegt

Im März 2020 haben wir, wie die halbe Welt, alle nach Hause geschickt. Innerhalb von etwa einer Woche gingen rund 40 Laptops raus, ein Dutzend Monitore, ein Haufen Tastaturen, Mäuse und Headsets, im Grunde alles, was nicht am Boden festgeschraubt war. Wir hatten eine Tabelle. So halb. Eher ein Google-Dokument mit einer Tabelle darin, die jemand angefangen und niemand zu Ende geführt hatte.

Sechs Monate später wollte ich genau wissen, wo das alles steckt. Sicher nachweisen konnte ich 28 von 40 Laptops. Der Rest war … irgendwo. Wahrscheinlich. Zwei Leute hatten das Unternehmen inzwischen verlassen. Eine von ihnen „war sich sicher“, alles zurückgegeben zu haben. Hatte sie nicht. Ein anderer war in eine andere Stadt gezogen und hatte den Monitor mitgenommen, ohne böse Absicht, er hatte einfach vergessen, dass der nicht ihm gehörte.

Kommt Ihnen das schmerzlich bekannt vor? Dann sind Sie hier richtig.

Im Hauptleitfaden zur Inventarverwaltung in Tabellen habe ich ein ganzes System um den Büroalltag herum gebaut: Objekte stehen an bekannten Orten, Leute leihen sie aus und bringen sie zurück. Das Homeoffice hat dieses Modell gesprengt. Wenn der „Standort“ eines Objekts die Wohnung von jemandem ist und die „Rückgabe“ ein Paketkarton, brauchen Sie einen anderen Ansatz.

Dieser Leitfaden ist dieser Ansatz: ein vollständiges System, mit dem Sie die Geräte Ihrer Leute im Homeoffice in einer Tabelle verfolgen. Wir passen unser Tabellensystem gezielt an Teams im Homeoffice und hybride Teams an. Dieselben Werkzeuge, Excel oder Google Sheets, aber mit neuen Feldern, neuen Abläufen und ein paar teuer bezahlten Lektionen darüber, was passiert, wenn Sie nicht mehr einfach zum Schreibtisch gehen und fragen können: „Wo ist eigentlich der Beamer?“

Warum Geräte im Homeoffice ein ganz anderes Kaliber sind

Ich sage es direkt: Geräte im Homeoffice zu verfolgen ist schwerer, als Objekte im Büro zu verfolgen. Nicht ein bisschen schwerer. Viel schwerer. Und die Gründe sind ärgerlich offensichtlich, sobald Sie einmal darüber nachdenken.

Sie haben nichts mehr im Blick. Im Büro sehen Sie die Laptops auf den Schreibtischen. Sie gehen vorbei und denken: „Jep, der ist da.“ Bei Leuten im Homeoffice haben Sie null Bestätigung durch eigenen Augenschein. Der Laptop kann auf dem Schreibtisch zu Hause liegen, im Schrank, in der Reparaturwerkstatt oder bei eBay verkauft worden sein. Sie wissen es nicht. Sie können es auch nicht wissen, außer Sie bauen ein System, das es Ihnen sagt.

Es gibt kein zentrales Lager. Bürogeräte leben im Serverraum, in einer Materialkammer oder auf einem festen Regal. Geräte im Homeoffice leben in 15 verschiedenen Wohnungen in 3 Städten und vielleicht 2 Ländern. Und jeder dieser „Lagerorte“ hat seine eigene Katze, die gern auf Tastaturen sitzt.

Eintritt heißt Versand. Fängt jemand im Büro an, drücken Sie ihm einen Laptop in die Hand. Fertig. Fängt jemand im Homeoffice an, müssen Sie die Geräte bestellen, an die Adresse schicken (die Sie prüfen müssen), die Sendung verfolgen, die Zustellung bestätigen lassen und die Person eine Nutzungsvereinbarung unterschreiben lassen. Fünf Schritte statt einem.

Austritt heißt … hoffen. Wer einen Bürojob verlässt, gibt am letzten Tag Ausweis und Laptop ab. Kündigt jemand im Homeoffice, schicken Sie ein vorfrankiertes Versandetikett und drücken die Daumen. Manche erledigen das vorbildlich. Andere … nicht. Und wenn Ihnen auffällt, dass die Geräte nie zurückgekommen sind, ist die Person längst weg.

Das Problem der Geisterobjekte vervielfacht sich. Ein Geisterobjekt ist ein Gerät, das laut Ihren Unterlagen da ist, tatsächlich aber nicht. Im Büro sind Geisterobjekte lästig. Bei Teams im Homeoffice sind sie überall. Geräte verschwinden im Nirgendwo namens „bei jemandem zu Hause“ und bleiben dort, weiter in Ihren Büchern, weiter in der Abschreibung, weiter offiziell jemandem „zugeordnet“, der das Unternehmen vor acht Monaten verlassen hat.

Hier eine Zahl, die Sie beunruhigen sollte: Laut Branchenstudien haben 47 % der ehemaligen Mitarbeitenden noch Zugriff auf Passwörter aus ihrem früheren Job. Wenn schon die Passwörter nicht zurückkommen, wie kommen Sie darauf, dass die Geräte zurückkommen?

Das Inventarverzeichnis für Teams im Homeoffice erweitern

Haben Sie schon ein Inventarverzeichnis nach dem Hauptleitfaden gebaut, gibt es eine gute Nachricht: Sie müssen nicht neu anfangen. Sie erweitern es. Stellen Sie es sich als Anbau für das Homeoffice an Ihr bestehendes Gebäude vor.

Diese neuen Felder brauchen Sie

Ergänzen Sie Ihr bestehendes Inventarverzeichnis um diese Spalten:

Das sind acht neue Spalten. Ich weiß, ich weiß, im Leitfaden zur Geräteausgabe habe ich gerade erst gesagt, weniger Spalten seien besser. Das stimmt auch, für ein Ausgabeprotokoll, bei dem es auf Tempo ankommt. Das Inventarverzeichnis ist aber die Stelle, auf die sich alles andere stützt. Es ist der eine Ort, an dem Vollständigkeit vor Kürze geht.

Arbeitsmodell ist das wichtigste neue Feld. Damit filtern Sie das ganze Verzeichnis nach Geräten im Homeoffice, im Büro oder in hybriden Teams, und die Geräteverwaltung in hybriden Teams wird viel einfacher. Fragt jemand: „Wie viele Geräte schwirren eigentlich bei Leuten zu Hause herum?“, beantworten Sie das mit einem einzigen Filter.

Geräte nach Person verfolgen: die Paketansicht

Das hätte ich gern vom ersten Tag an gemacht: in Ausstattungspaketen denken, nicht in einzelnen Objekten. Wer im Homeoffice arbeitet, bekommt nicht einfach „einen Laptop“. Er bekommt Laptop, Monitor, Tastatur, Maus und Headset. Das ist ein Paket. Und dieses Paket wollen Sie auf einen Blick sehen.

Standardpakete nach Rolle:

Das ist mehr als eine nette Spielerei. Es verändert, wie Sie über Eintritt und Austritt denken. Sie denken nicht mehr „wir müssen Sarah einen Laptop schicken“, sondern „wir müssen Sarah ein Design-Paket ausliefern“. Und wenn Sarah geht, prüfen Sie nicht „Haben wir den Laptop zurück?“, sondern „Haben wir das komplette Paket für 3.800 € zurück?“

Ein Wort zur Schreibweise, bevor die erste Formel kommt. Ich notiere alle Formeln in der englischen Form, wie in unserer Vorlage; Blattnamen, Spaltennamen und Werte in Anführungszeichen stehen hier deutsch, in der Vorlage selbst englisch. Ein deutsches Excel erwartet die deutschen Funktionsnamen (SUMMEWENNS statt SUMIFS, dazu ZÄHLENWENNS, WENN, UND, HEUTE, WENNFEHLER, VERGLEICH, ISTNV, MONATSENDE und WAHR für TRUE, während FILTER und INDEX gleich heißen) und trennt die Argumente mit Semikolon statt Komma.

Formel für den Gerätewert je Person:

=SUMIFS('Inventarverzeichnis'!Spalte_Kosten, 'Inventarverzeichnis'!Spalte_Person, "Sarah Johnson", 'Inventarverzeichnis'!Spalte_Status, "<>Ausgemustert")

Legen Sie das in einen eigenen Abschnitt auf dem Dashboard, und Sie sehen genau, wie viel Firmeneigentum bei jeder einzelnen Person zu Hause steht. Bei dieser Zahl setzen sich Finanzchefs meist kerzengerade hin.

Der Ablauf beim Eintritt im Homeoffice

Im Büro ist der Eintritt eine Übergabe von fünf Minuten. Im Homeoffice ist er eine Logistikaktion in mehreren Schritten. Verfolgen Sie sie nicht sauber, rutscht schon am ersten Tag etwas durch, also genau dann, wenn alles glatt laufen soll.

Schritt 1: Festlegen, was die Person bekommt

Legen Sie vor dem ersten Arbeitstag das Ausstattungspaket nach Rolle fest. Klingt selbstverständlich, aber Sie wären überrascht, wie viele Firmen das aus dem Bauch heraus regeln. „Was sie braucht, klären wir, wenn sie angefangen hat“ ist das sichere Rezept für eine neue Kollegin, die zu Hause sitzt und nichts zum Arbeiten hat.

Legen Sie in Ihrer Arbeitsmappe ein Blatt (oder einen Abschnitt) Eintritt an:

A1: Name
B1: Rolle
C1: Pakettyp
D1: Erster Arbeitstag
E1: Teil 1, Objekt-ID
F1: Teil 1, versendet?
G1: Teil 2, Objekt-ID
H1: Teil 2, versendet?
..
Q1: Alles versendet?
R1: Sendungsnummer
S1: Zustellung bestätigt?
T1: Vereinbarung unterschrieben?
U1: Eintritt abgeschlossen?

Ja, das Blatt wird breit. Aber jede Spalte zählt. Fehlt ein Schritt, sitzt Ihr neuer Entwickler am Montag ohne Monitor da. Fragen Sie nicht, woher ich das weiß.

Schritt 2: Die automatische Prüfung „Alles versendet?“

Statt von Hand nachzusehen, ob alle Teile raus sind, überlassen Sie das der Tabelle:

=IF(AND(F2=TRUE, H2=TRUE, J2=TRUE, L2=TRUE, N2=TRUE), "Ja", "Noch nicht")

Passen Sie die Zellbezüge an die Zahl der Teile im Paket an. So bekommen Sie pro Person eine einzige Anzeige, die auf einen Blick zeigt, ob alles unterwegs ist. In der verrückten Woche, bevor eine ganze Gruppe Neuer anfängt, ist diese Spalte Ihr Rettungsanker.

Schritt 3: Den Versand ernsthaft verfolgen

Tragen Sie die Sendungsnummer in das Blatt „Eintritt“ und ins Inventarverzeichnis ein (ja, in beide: Das Blatt „Eintritt“ steuert den Ablauf, das Verzeichnis ist der dauerhafte Nachweis).

Tage seit dem Versand ohne bestätigte Zustellung:

=IF(AND(S2<>TRUE, R2<>""), TODAY()-P2, "")

Dabei ist P2 das Versanddatum und S2 die Zustellbestätigung. Steigt der Wert über 5, stimmt etwas nicht. Entweder ist das Paket verloren gegangen, oder die Person hat es bekommen und vergessen, das zu bestätigen. Beidem lohnt es sich nachzugehen.

Profi-Tipp: Setzen Sie den Status im Inventarverzeichnis zwischen Versanddatum und Zustellbestätigung auf „Unterwegs“:

=IF(AND(Versanddatum<>"", Zustellung_bestätigt<>TRUE), "Unterwegs",
 IF(AND(Zustellung_bestätigt=TRUE, Status<>"Ausgemustert"), "In Betrieb (Homeoffice)", Status))

Jetzt zeigt Ihr Dashboard genau, wie viele Objekte gerade in Lieferwagen der Paketdienste durchs Land fahren. In großen Einstellungsphasen wird diese Zahl überraschend groß.

Schritt 4: Die Nutzungsvereinbarung unterschreiben lassen

Langweilig, aber wichtig. Eine Nutzungsvereinbarung für Firmengeräte ist ein Dokument, das sagt: „Das ist Firmeneigentum, Sie sind dafür verantwortlich, und Sie geben es auf Anforderung zurück.“ Ohne sie haben Sie wenig in der Hand, wenn jemand beschließt, das MacBook Pro zu behalten.

Ich bin kein Anwalt, und das hier ist keine Rechtsberatung. Aber nach meiner Erfahrung reicht eine einfache Vorlage für die Nutzungsvereinbarung, wenn sie diese Punkte abdeckt:

• Liste der überlassenen Geräte (mit Seriennummern)
• Pflicht der Person zu angemessener Sorgfalt
• Pflicht, beim Ausscheiden alles zurückzugeben
• Wie die Rückgabe abläuft: wer das Versandetikett stellt und wie verpackt wird
• Erwartungen an den Zustand (der Firmenlaptop ist kein Schneidebrett)

Halten Sie in der Tabelle fest, ob unterschrieben ist oder nicht. Eine Formel fürs Dashboard:

=COUNTIFS('Inventarverzeichnis'!Arbeitsmodell, "Homeoffice", 'Inventarverzeichnis'!Vereinbarung_unterschrieben, "<>J")

Steht da nicht null, holen Sie sich die fehlenden Unterschriften. Im Ernst. Sie werden mir danken, wenn jemand kündigt, ohne seine Sachen zurückzugeben.

Der Albtraum beim Austritt (und wie Sie ihn überstehen)

Die Rückgabe der Geräte, wenn jemand aus dem Homeoffice ausscheidet, ist der Teil dieser Arbeit, der mich nachts wach hält. Ich nenne es Albtraum, weil ich ihn erlebt habe. Mehrmals. Zwischen Kündigung und letztem Tag liegen zwei Wochen (wenn Sie Glück haben, manchmal sind es zwei Tage), und plötzlich rennen Sie los, um herauszufinden, welche Geräte die Person hat, wo sie gerade ist und wie Sie alles zurückbekommen, bevor sie verschwindet.

Die Checkliste zur Rückholung beim Austritt

Ziehen Sie zuerst alles hoch, was der ausscheidenden Person zugeordnet ist. Haben Sie Ausgabeprotokoll und Inventarverzeichnis sauber verbunden (siehe Leitfaden zur Geräteausgabe), ist das eine einzige Formel:

=FILTER('Inventarverzeichnis'!A:P,
 'Inventarverzeichnis'!Spalte_Person="Ausscheidende Person",
 'Inventarverzeichnis'!Spalte_Status<>"Ausgemustert")

Das ergibt die vollständige Liste der aktiven Objekte, die dieser Person zugeordnet sind. Drucken Sie sie aus. Schicken Sie sie ihr per E-Mail. Und machen Sie unmissverständlich klar: „Diese Teile müssen zurückkommen.“

Dann legen Sie ein Blatt Austritt an (oder nutzen ein vorhandenes):

Der Zeitplan, der funktioniert

Bei diesem Zeitplan für den Austritt bin ich nach viel zu vielen Versuchen gelandet:

Tag T-14 (zwei Wochen vor dem letzten Tag): Schicken Sie der Person eine Liste aller Geräte, die zurückmüssen. Wenn möglich mit Fotos: „Dieses Monitormodell haben Sie bekommen.“ Die Leute vergessen wirklich, was sie bekommen haben, vor allem, wenn sie schon zwei Jahre im Homeoffice sind.

Tag T-7 (eine Woche vorher): Schicken Sie vorfrankierte Versandetiketten, von dem Paketdienst, der auf der Strecke am günstigsten ist. Legen Sie eine Packanleitung bei. Ja, Sie müssen den Leuten sagen, dass ein Monitor in Luftpolsterfolie gehört. Glauben Sie mir.

Tag T-1 (letzter Tag): Lassen Sie sich bestätigen, dass das Paket abgegeben ist. Bitten Sie um ein Foto des Einlieferungsbelegs. Tragen Sie die Sendungsnummer ins Blatt „Austritt“ ein.

Tag T+3 (drei Tage danach): Das Paket sollte da sein. Prüfen Sie alles. Tragen Sie den Zustand ein. Schließen Sie die Einträge im Inventarverzeichnis ab: Zuordnung zur Person leeren, Status aktualisieren.

Tag T+7: Ist das Paket nicht da und tut sich bei der Sendungsverfolgung nichts … ist es Zeit zu eskalieren.

Wenn Geräte nicht zurückkommen

Bleiben wir realistisch. Manchmal kommen Geräte nicht zurück. Die Person meldet sich nicht mehr. Das Paket geht verloren. Sie hat es angeblich „verschickt“, hat aber keinen Beleg. Wie Sie Geräte von ausgeschiedenen Mitarbeitenden im Homeoffice zurückholen, lernen Sie mit der Zeit.

Meine Eskalationsleiter:

1. Freundliche Erinnerung per E-Mail: „Hallo, Ihre Geräte sind noch nicht bei uns angekommen. Für alle Fälle hier ein neues Versandetikett.“
2. Die Personalabteilung schaltet sich ein: Sie schickt ein förmliches Schreiben mit Verweis auf die Nutzungsvereinbarung.
3. Ein letzter Termin: Die Personalabteilung nennt ein festes Rückgabedatum. Was danach noch fehlt, entscheiden Sie im nächsten Schritt.
4. Abschreiben: Manchmal ist eine Tastatur samt Maus für 300 € den Rechtsstreit einfach nicht wert. Ich sage das ungern, aber es stimmt. Wählen Sie Ihre Kämpfe. Laufen Sie dem MacBook für 2.500 € hinterher. Die Maus lassen Sie ziehen.

Das alles verfolgen Sie mit einer Formel:

=IF(AND(Letzter_Tag < TODAY()-14, Erhalten<>TRUE),
 "ÜBERFÄLLIG, eskalieren", "")

Die Suche nach Geisterobjekten

Lassen Sie einmal im Quartal diese Prüfung laufen:

=FILTER('Inventarverzeichnis'!A:P,
 ('Inventarverzeichnis'!Spalte_Person<>""),
 ('Inventarverzeichnis'!Spalte_Status="In Betrieb (Homeoffice)"),
 (ISNA(MATCH('Inventarverzeichnis'!Spalte_Person, Liste_aktive_Mitarbeitende, 0))))

Im Klartext: Die Formel findet alle Objekte, die jemandem zugeordnet sind, der nicht mehr auf der Liste der aktiven Mitarbeitenden steht. Das sind Ihre Geisterobjekte: Geräte, die laut Ihren Unterlagen „in Betrieb“ sind, und zwar bei jemandem, der hier nicht mehr arbeitet. Das ist deprimierend häufig. Als ich diese Prüfung das erste Mal laufen ließ, fand ich 11 Objekte, die 4 ehemaligen Mitarbeitenden zugeordnet waren. Elf. Einer davon war schon neun Monate weg.

Geräte im Homeoffice überprüfen (der Nachweis „Ich habe es noch“)

Im Büro ist Überprüfen einfach. Rundgang. Sachen ansehen. Fertig. Für Teams im Homeoffice brauchen Sie einen eigenen Ablauf, um Geräte aus der Ferne zu überprüfen. Ich nenne ihn den vierteljährlichen Lebenszeichen-Check, und ja, ich weiß, das klingt dramatisch. Aber nach dem Geisterobjekt-Vorfall von 2023 (siehe oben) entschuldige ich mich nicht dafür, gründlich zu sein.

Der Weg über Google Formulare

Legen Sie ein Google-Formular an, in dem die Mitarbeitenden ihre Geräte bestätigen. Das ist der einfachste Weg, der tatsächlich funktioniert:

Formularfelder:

• Name (Auswahlliste)
• Objekt-ID (Kurzantwort; die steht auf dem Etikett, das Sie aufs Gerät geklebt haben … Sie haben doch alles etikettiert, oder?)
• „Haben Sie dieses Gerät noch?“ (Ja / Nein / Weiß nicht)
• Aktueller Zustand (Sehr gut / Gut / Befriedigend / Schlecht)
• Foto des Objekts (Datei-Upload, Pflichtfeld)
• Foto des Etiketts mit der Seriennummer (Datei-Upload, Pflichtfeld)
• Notizen („Der Lüfter vom Laptop ist laut“, „Ich brauche eine neue Tastatur“ usw.)

Warum die Fotos zählen: Weil „Ja, habe ich noch“ ohne Beleg nur ein Häkchen ist. Das Foto der Seriennummer erledigt zwei Dinge auf einmal. Es bestätigt den Besitz und bringt Ihre Seriennummern auf Stand, falls die veraltet sind. Zwei Überprüfungen zum Preis von einer.

Antworten mit der Tabelle verknüpfen:

Google Formulare legen automatisch ein Antwortblatt an. Ergänzen Sie im Inventarverzeichnis eine Spalte „Zuletzt geprüft“ und aktualisieren Sie sie, sobald Antworten eingehen:

=IFERROR(INDEX(Formularantworten!$A:$A,
 MATCH(A2, Formularantworten!$B:$B, 0)), "Nie geprüft")

Kennzahlen fürs Dashboard

Legen Sie auf dem Dashboard einen Abschnitt „Zustand der Geräte im Homeoffice“ an:

In diesem Quartal geprüft (Anteil in %):

=COUNTIFS('Inventarverzeichnis'!Arbeitsmodell, "Homeoffice",
 'Inventarverzeichnis'!Zuletzt_geprüft, ">"&EOMONTH(TODAY(),-3)) /
COUNTIFS('Inventarverzeichnis'!Arbeitsmodell, "Homeoffice",
 'Inventarverzeichnis'!Status, "<>Ausgemustert")

Gesamtwert der Geräte bei Mitarbeitenden zu Hause:

=SUMIFS('Inventarverzeichnis'!Aktueller_Wert,
 'Inventarverzeichnis'!Arbeitsmodell, "Homeoffice",
 'Inventarverzeichnis'!Status, "<>Ausgemustert")

Objekte, die beim Austritt noch zurückgeholt werden müssen:

=COUNTIFS(Austritt!Erhalten, "<>TRUE", Austritt!Letzter_Tag, "<"&TODAY())

Mitarbeitende ohne Überprüfung seit mehr als 90 Tagen:

=COUNTIFS('Inventarverzeichnis'!Arbeitsmodell, "Homeoffice",
 'Inventarverzeichnis'!Zuletzt_geprüft, "<"&TODAY()-90,
 'Inventarverzeichnis'!Status, "In Betrieb (Homeoffice)")

Die letzte ist mein liebstes Warnsignal. Sind 30 % Ihrer Objekte im Homeoffice seit 90 Tagen nicht geprüft, hat Ihr System ein Leck. Zeit für Erinnerungen. Oder für einen Praktikanten mit ausgeprägtem Talent fürs E-Mail-Schreiben.

Sicherheit: worüber niemand reden will

Ich bin ein Inventar-Mensch, kein Sicherheitsexperte. Aber es wäre unverantwortlich, das hier zu verschweigen: Ein Firmenlaptop im WLAN bei jemandem zu Hause ist etwas grundlegend anderes als ein Laptop in Ihrem Firmennetz. Und Ihre Tabelle sollte diese Realität wenigstens zur Kenntnis nehmen.

Was Sie erfassen sollten (Felder nah an der Sicherheit)

Überlegen Sie, im Inventarverzeichnis für Objekte im Homeoffice diese Spalten zu ergänzen:

• Verschlüsselung aktiv (J/N): Ist die Festplatte verschlüsselt? Wenn nicht, ist ein verlorener Laptop gleich eine Datenpanne.
• VPN-Pflicht (J/N): Verbindet sich das Gerät über VPN?
• Im MDM (J/N): Ist eine Mobilgeräteverwaltung (MDM) installiert? (Falls Ihr Unternehmen eine nutzt)
• Letztes OS-Update: Wann wurde das Betriebssystem zuletzt aktualisiert? Veraltete Updates heißen Sicherheitslücken.

Diese Felder füllt in der Regel die IT aus, nicht die Mitarbeitenden. In den meisten kleinen Unternehmen sind Sie schon 80 % der Firmen voraus, wenn Sie auch nur „Verschlüsselung aktiv“ und „Letztes OS-Update“ erfassen.

Was NICHT in Ihre Tabelle gehört

Speichern Sie nie, wirklich nie und unter keinen Umständen, Folgendes in einer gemeinsam genutzten Tabelle:

• Passwörter oder Zugriffstoken
• Details zum Heimnetz der Mitarbeitenden (WLAN-Passwörter, Router-Modelle)
• VPN-Zugangsdaten
• Personenbezogene Daten über das hinaus, was für den Versand nötig ist

Ihre Tabelle ist ein Werkzeug zur Inventarverwaltung, kein Tresor. Bekommt jemand Zugriff darauf, und in einer gemeinsamen Umgebung werden das viele, wollen Sie dort keine sensiblen Daten liegen haben.

Die Grauzone BYOD

Manche arbeiten mit privaten Geräten. Mein Rat: Nehmen Sie private Geräte nicht ins Inventarverzeichnis auf. Das stiftet Verwirrung bei Eigentum und Haftung, und für den Datenschutz ist es ein Kopfschmerz. Führen Sie stattdessen eine eigene, einfachere Liste: „Person X arbeitet mit privatem Laptop. Nutzungsvereinbarung unterschrieben. Vom Unternehmen gestellt: Headset, Monitor, Tastatur.“ Verfolgen Sie das Zubehör, das dem Unternehmen gehört. Den privaten Laptop lassen Sie außen vor.

Brauchen Sie ein vollständiges IT-Asset-Management einschließlich BYOD-Geräten, sind Sie den Tabellen entwachsen.

Typische Fehler (ich habe jeden einzelnen gemacht)

Nur beim Eintritt erfassen. „Wir haben die Geräte rausgegeben, aufgeschrieben, fertig.“ Nein. Das war der Anfang, nicht das Ende. Ohne laufende Überprüfung veralten Ihre Daten innerhalb von Monaten. Geräte gehen kaputt, gehen verloren, landen in einem anderen Zimmer. Ein halbes Jahr nach dem Eintritt sind Ihre Unterlagen womöglich reine Fiktion.

Keine Nutzungsvereinbarung. Ich kann das nicht oft genug sagen. Ohne unterschriebene Vereinbarung haben Sie nur eine mündliche Abmachung, dass „das Zeug dem Unternehmen gehört“. Versuchen Sie mal, das durchzusetzen, wenn jemand am anderen Ende des Landes einen Laptop für 3.000 € nicht zurückgibt. Lassen Sie die Vereinbarung vor dem ersten Tag unterschreiben, spätestens an diesem Tag.

Versanddaten ignorieren. „Wir merken uns schon, wann wir es geschickt haben.“ Tun Sie nicht. Wenn die Person drei Monate später sagt, sie habe den zweiten Monitor nie bekommen, haben Sie weder eine Sendungsnummer zum Prüfen noch ein Versanddatum zum Nachschlagen. Erfassen Sie jede Sendung. Jede einzelne.

Geräte im Homeoffice in einer eigenen Datei führen. Das habe ich einmal probiert. Ein Haupt-Inventarverzeichnis für das Büro und eine eigene Tabelle „Geräte im Homeoffice“. Nach zwei Monaten liefen die beiden auseinander. Die Gesamtzahlen passten nicht mehr zusammen. Der Abgleich war ein Albtraum. Eine Datei. Eine Quelle, auf die sich alle verlassen. Nehmen Sie den Filter „Arbeitsmodell“, wenn Sie nur die Geräte im Homeoffice sehen wollen.

Kein Ablauf für „ist umgezogen“. Leute ziehen um. Gerade im Homeoffice, das ist ja irgendwie der Sinn der Sache. Zieht Sarah von Leipzig nach Köln und Sie aktualisieren ihre Adresse nicht, geht Ihr Paket für den Austritt an eine leere Wohnung. Bitten Sie die Leute, Bescheid zu geben, wenn sie umziehen. Ergänzen Sie im Verzeichnis ein Datum „Adresse zuletzt geprüft“.

Die Überprüfung im Homeoffice als freiwillig behandeln. „Das machen wir nächstes Quartal.“ Machen Sie nicht. Legen Sie einen wiederkehrenden Kalendertermin an. Blocken Sie die Zeit. Verschicken Sie die Formulare. Laufen Sie denen hinterher, die nicht antworten. Finden Sie zum ersten Mal über die Überprüfung ein fehlendes Objekt, hat sich der ganze Ablauf bezahlt gemacht. Ich habe das erlebt, und das Gesicht der Büroleiterin war den vierteljährlichen Aufwand wert.

Mehr warnende Beispiele finden Sie in unserem Artikel 10 Fehler in der Inventarverwaltung, die Unternehmen Tausende kosten. Zu ein paar dieser Fehler habe ich persönlich beigetragen.

Wann die Tabelle nicht mehr reicht

Ich liebe Tabellen. Ich habe in Excel Dinge gebaut, bei denen ein Datenbankadministrator weinen würde (teils aus Bewunderung, vor allem aus Entsetzen). Aber es gibt klare Signale, dass die Verwaltung Ihrer Geräte im Homeoffice mehr braucht, als eine Tabelle leisten kann:

• Mehr als 50 Mitarbeitende im Homeoffice: In dieser Größe wird die Tabelle langsam, unhandlich und fehleranfällig.
• Sie brauchen echte Push-Benachrichtigungen: Ein Apps Script, das einmal am Tag läuft, ist etwas anderes als eine sofortige Warnung, wenn ein Gerät überfällig ist. E-Mails ignorieren die Leute. Push-Benachrichtigungen nicht.
• Mehrere Länder mit unterschiedlichen Vorschriften: steuerliche Abschreibung, Datenschutzrecht, Einfuhrbestimmungen. Das bildet eine Tabelle nicht ab.
• Sie brauchen eine Anbindung an MDM: Muss die IT verlorene Geräte aus der Ferne löschen, den Verschlüsselungsstatus in Echtzeit verfolgen oder OS-Updates verteilen, ist das kein Job für eine Tabelle.
• Mehr als 5 Eintritte im Monat: Ab da wird das Versenden, Verfolgen und Bestätigen von Hand zum Vollzeitjob. Sie brauchen Automatisierung.
• Die Inventur im Homeoffice dauert länger als einen Tag: Frisst die vierteljährliche Überprüfung Ihre ganze Woche, wächst das System nicht mit.

Treffen drei oder mehr davon zu, ist es Zeit, sich eigene Werkzeuge anzusehen. Über die Entscheidung habe ich in Excel oder Inventarverwaltungssoftware: wann sich der Umstieg lohnt geschrieben.

Meine Empfehlung: UNIO24. Es verwaltet Geräte im Homeoffice mit Überprüfung per QR-Scan von jedem Handy aus, automatischen Benachrichtigungen bei Überfälligkeit, einer vollständigen Übergabekette für jedes Objekt und Rückgabe in Eigenregie durch die Mitarbeitenden. Der kostenlose Tarif ist wirklich brauchbar, keine abgespeckte Testversion, sondern ein echtes Produkt für kleine Teams. Den Umzug aus der Tabelle schaffen Sie an einem Nachmittag, und Ihre Nerven bleiben heil.

Das Minimum, mit dem Sie anfangen

Geräte im Homeoffice zu verfolgen ist ganz normale Inventarverwaltung, nur mit schlechterer Sicht und mehr Risiko. Sie sehen die Sachen nicht, Sie fassen sie nicht an, und um sie zurückzubekommen, brauchen Sie eine Logistikaktion statt eines Klopfens auf die Schulter.

Das Grundprinzip bleibt aber dasselbe: wissen, was Sie haben, wo es ist und wer dafür verantwortlich ist. Eine Tabelle schafft das für ein Team von 5 bis 50 Leuten im Homeoffice ohne Weiteres, solange Sie sie an die Realität verteilter Arbeit anpassen.

Ihr minimales System für Geräte im Homeoffice:

1. Erweitertes Inventarverzeichnis mit Arbeitsmodell, Versanddaten und Stand der Nutzungsvereinbarung
2. Ablauf beim Eintritt mit Ausstattungspaketen und Zustellbestätigung
3. Checkliste für den Austritt mit vorfrankierten Etiketten und klarem Zeitplan
4. Vierteljährliche Überprüfung per Google-Formular mit Fotobeleg

Vier Bausteine. Keiner davon ist kompliziert. Jeder davon ist nötig. Und zusammen machen sie den Unterschied zwischen „Wir glauben, irgendwo da draußen sind ungefähr 40 Laptops“ und „Wir haben genau 43 Laptops bei Mitarbeitenden im Homeoffice in 12 Städten, alle in den letzten 90 Tagen geprüft, Gesamtwert 94.600 €“.

Mit der zweiten Version schlafen Sie nachts ruhig.