Kostenloses Übergabeprotokoll für Arbeitsmittel als Excel-Vorlage

Ja – keine versteckten Kosten, kein Abo, keine Kreditkarte. Füllen Sie das Formular aus, und der Download der Excel-Datei startet sofort.

Beginnen Sie mit einer Zeile pro Ausgabe. Legen Sie Spalten für Gerät, Empfänger, Ausgabedatum, Rückgabetermin und Rückgabedatum an. Machen Sie die Spalte Gerät per Datenüberprüfung zu einer Auswahlliste, damit die Namen einheitlich bleiben, und ergänzen Sie eine kleine Formel (ein WENN, das das heutige Datum mit dem Rückgabetermin vergleicht), die überfällige Zeilen markiert. Genau das hat die Vorlage schon eingebaut; Sie können die Einrichtung überspringen und gleich eintragen.

Ja. Tragen Sie jeden Schlüssel oder jedes Schlüsselbund mit eigener Nummer im Blatt Geräteliste ein, zum Beispiel K-014 für den Technikraum oder K-022 für Transporter 3, und jede Ausgabe wird zu einer Zeile mit Empfänger, Ausgabedatum und Rückgabetermin. Ein Schlüssel, der nach dem Termin noch fehlt, zeigt in der Spalte Status ÜBERFÄLLIG, und das Blatt Überfällig zählt, wie viele es sind. Bei Generalschlüsseln tragen Sie die Schlüsselnummer in die Spalte Bemerkungen ein, damit sich ein verlorener Schlüssel bis zu den Schlössern zurückverfolgen lässt, die er öffnet.

Meist dann, wenn schneller ausgegeben wird, als jemand die Datei aktualisiert, wenn Geräte draußen unterwegs sind und die Datei auf einem Bürorechner liegt, oder wenn eine geteilte Liste ständig überschrieben wird. Ab da fehlt am meisten: keine Ausgabe per Scan am Handy, keine automatische Erinnerung an die Rückgabe, keine verlässliche Historie, wer was verloren hat. Dann wechseln Teams zu einem Werkzeug wie Ausgabe und Rückgabe in UNIO24.

Mindestens: das Gerät oder seine Inventarnummer, der Name der Person, die es bekommt, das Ausgabedatum, der geplante Rückgabetermin und ein Datum für die tatsächliche Rückgabe. Nützliche Ergänzungen sind die Uhrzeit (etwa in der Spalte Bemerkungen), der Zustand bei Ausgabe und Rückgabe, ein Vermerk zu Zweck oder Baustelle und eine Spalte für die Unterschrift, wenn die Verantwortung schriftlich festgehalten sein muss. Die Vorlage bringt alles Wesentliche fertig mit, die Ergänzungen sind schnell hinzugefügt.

Ja. Die Liste funktioniert für alles, was geteilt wird – Hand- und Elektrowerkzeuge, Laptops, Kameras, Laborinstrumente, AV-Technik. Ob Sie sie auf der Baustelle Werkzeugausgabe nennen oder im Büro Übergabeprotokoll: Die Spalten sind dieselben. Für ein vollständigeres Werkzeugverzeichnis mit Kategorien und Kalibrierdaten kombinieren Sie sie mit der Vorlage für das Werkzeuginventar.

Ein Übergabeprotokoll verfolgt Bewegung – wer ein Gerät gerade hat und wann es zurück sein soll. Eine Inventarliste verfolgt die Objekte selbst – alles, was Ihnen gehört, mit Zustand, Standort und Wert. Beide arbeiten zusammen: Die Inventarliste ist das Stammverzeichnis, das Übergabeprotokoll erfasst, was hinausgeht und zurückkommt. Kleine Teams fangen oft nur mit dem Übergabeprotokoll an und ergänzen die Inventarliste später.