Inventarverwaltung einführen – ohne Chaos

Das hängt von Größe und Komplexität ab. Kleine Unternehmen (50 bis 200 Objekte) starten meist nach einer Woche. Mittlere Organisationen (200 bis 1.000 Objekte) brauchen 2 bis 3 Wochen. Große Unternehmen (über 1.000 Objekte) brauchen oft 3 bis 4 Wochen. Die Checkliste hält Sie in jeder Größenordnung auf Kurs.

Die Vorbereitung der Daten. Sie kostet die meiste Zeit und entscheidet darüber, ob alles andere funktioniert. Phase 5 der Checkliste führt durch das Zusammentragen, Bereinigen und Prüfen Ihrer vorhandenen Daten: Duplikate, fehlende Pflichtfelder, ungültige Standorte.

Ja, und gerade in größeren Organisationen ist das oft der richtige Weg. Beginnen Sie mit einer Pilotabteilung oder einer Objektkategorie, zeigen Sie, dass es funktioniert, und weiten Sie dann aus. Die Checkliste beschreibt einen Durchlauf von der Planung bis zum Start; arbeiten Sie sie einmal für den Pilot und dann für den Rest ab. Wie Sie den Pilot aufsetzen, steht im Leitfaden Pilotprojekt zur Inventarverwaltung.

Einen eigenen Abschnitt zu Kennzahlen hat die Checkliste nicht; legen Sie sie in Phase 1 fest, wenn Sie die Projektziele aufschreiben. Bewährt haben sich die Richtigkeit der Daten, der Anteil der Nutzer, die das System wirklich verwenden, die gesparte Zeit bei der Suche nach Objekten, weniger verlorene Objekte und geringere Wartungskosten.

Das PDF liegt bisher nur auf Englisch vor. Diese Seite mit der Übersicht über die sieben Phasen ist auf Deutsch, ebenso unsere Excel-Vorlagen wie die Vorlage für Asset-Management in Excel.

Kaum. Die Checkliste ist für Leute ohne IT-Hintergrund geschrieben. Unterstützung aus der IT hilft, aber Systeme in der Cloud wie UNIO24 sind so gebaut, dass die Fachabteilung sie mit wenig technischem Wissen einführt.

Mit einer ordentlichen Schulung, einer klaren Ansage, was das System bringt, und einem System, das einfach zu bedienen ist. Phase 6 der Checkliste behandelt Anleitungen für die Nutzer, die Schulung der Key-User, die Ankündigung im Team, eine Ansprechperson für Fragen und das Einholen von Rückmeldungen nach der Schulung.

Phase 5 nennt Excel-Tabellen als Datenquelle und führt durch Bereinigen, Import in Teilen und Prüfen nach jedem Teil. Dazu gibt es eine kostenlose Excel-Vorlage, die sich leicht in UNIO24 und andere Systeme importieren lässt.

UNIO24 bietet Gespräche zum Einstieg, Support per E-Mail und Chat, Videoanleitungen und eine Dokumentation. Enterprise-Kunden bekommen eine feste Ansprechperson für die Einführung und eigene Schulungsprogramme.