Benchmarks zur Auslastung nach Branche: Was ist normal?

„Unsere Auslastungsquote liegt bei 55 %. Ist das gut?“ Das kommt darauf an, was Sie messen.

Genau diese Frage hat mir vor nicht allzu langer Zeit jemand gestellt. Er hatte sich die Mühe gemacht, die Auslastung zu messen (nach dem Vorgehen aus unserem Hauptleitfaden, 30 Tage Daten gesammelt, die Zahlen durchgerechnet), und war bei 55 % gelandet. Dann hatte er „was ist eine gute Auslastungsquote“ gegoogelt und je nach Quelle alles zwischen 28 % und 90 % gefunden. Nicht gerade hilfreich.

Der Punkt ist: 55 % Auslastung bei einem MRT-Gerät für 2 Mio. € sind furchtbar. Dieses Gerät kostet Sie in jeder Stunde Geld, in der es stillsteht. Aber 55 % bei einem Pool gemeinsam genutzter Beamer für die Besprechungsräume? Das ist wahrscheinlich in Ordnung: Die Beamer sind da, wenn jemand sie braucht, und es bilden sich keine Engpässe. Dieselbe Zahl, ein völlig anderer Schluss.

Diesen Leitfaden gibt es, weil allgemeine Benchmarks gefährlich sind. Eine Zahl ohne Kontext führt zu schlechten Entscheidungen. Was Sie brauchen, sind Benchmarks zur Geräteauslastung, die Ihre Branche, die Art Ihrer Objekte und die tatsächliche Nutzung Ihrer Geräte einrechnen. Genau das habe ich hier zusammenzutragen versucht: die Geräteauslastung nach Branche aufgeschlüsselt, gestützt auf echte Daten, auf Gespräche mit Leuten, die diese Objekte täglich verwalten, und auf das, was ich in der Praxis funktionieren gesehen habe.

Warum allgemeine Benchmarks nicht funktionieren

In jedem Artikel über Auslastung steht irgendeine Fassung von „Peilen Sie 70–85 % an“. Und falsch ist diese Zahl nicht, jedenfalls nicht direkt. Ohne Kontext ist sie nur nutzlos. Ich erkläre, warum.

Drei Faktoren sorgen dafür, dass derselbe Prozentwert ganz Verschiedenes bedeutet.

Kosten des Objekts. Eine Tastatur für 300 € bei 30 % Auslastung? Interessiert niemanden. Ein Bagger für 150.000 € bei 30 % Auslastung? Das sind grob 500–800 € pro ungenutztem Tag an Abschreibung, Versicherung, Finanzierung und Abstellfläche. Je höher der Wert eines Objekts, desto mehr zählt jeder Prozentpunkt.

Nutzungsmuster. Manche Objekte laufen durchgehend: Server, Produktionsmaschinen, Fahrzeuge im Fuhrpark. Andere werden ihrer Natur nach nur zeitweise genutzt (Beamer, Laborgeräte, saisonales Werkzeug). Von zeitweise genutzten Objekten die Werte durchgehend genutzter zu erwarten, ist, als beurteilten Sie einen Feuerlöscher danach, wie oft er benutzt wird. Er soll verfügbar sein, nicht beschäftigt.

Was ein Ausfall kostet. Fällt ein MRT-Gerät aus, werden Patienten umbestellt, der Umsatz sinkt, und Menschen bekommen keine Diagnose. Fällt ein Ersatzmonitor aus, wartet jemand einen Tag auf einen anderen. Was es bedeutet, bei 100 % zu stehen (ohne Puffer), unterscheidet sich gewaltig, je nachdem, was ausfällt.

Noch ein Begriff, den Sie kennen sollten: der Unterschied zwischen der Auslastung von Objekten und der OEE (Overall Equipment Effectiveness, Gesamtanlageneffektivität). Die Auslastung misst die Nutzungszeit im Verhältnis zur gesamten verfügbaren Zeit. Die OEE geht tiefer: Sie rechnet auch Geschwindigkeit und Qualität der Ausbringung ein. Die Auslastung sagt Ihnen: „Läuft die Maschine?“ Die OEE sagt Ihnen: „Läuft die Maschine gut?“ Für die meisten Organisationen außerhalb der Fertigung ist die Auslastungsquote die richtige Kennzahl. In der Fertigung brauchen Sie beide. Auf die OEE kommen wir im Abschnitt zur Fertigung unten noch zu sprechen.

Mit diesem Kontext schauen wir uns an, wie „normal“ in einzelnen Branchen tatsächlich aussieht.

Gesundheitswesen: medizinische Geräte

Im Gesundheitswesen bekommen Benchmarks zur Auslastung die meiste Aufmerksamkeit, weil die Geräte absurd teuer sind und direkt an Umsatz und Behandlungsergebnissen hängen.

Bildgebende Diagnostik (MRT, CT, Röntgen)

Das sind die großen Posten. Ein MRT-Gerät kostet 1–3 Mio. €. Ein CT 500.000 € bis 2 Mio. €. Stehen sie still, bluten Krankenhäuser Geld. Laufen sie bei 100 %, warten Patienten wochenlang auf einen Termin.

Zielwert für die Auslastung eines MRT: 60–80 %

In diesem Bereich arbeiten die meisten gut geführten radiologischen Abteilungen. Bei 60 % gibt es bequemen Puffer in der Planung: Platz für Notfalluntersuchungen, Wartungsfenster und Pausen des Personals. Bei 80 % läuft die Abteilung zügig, braucht aber eine sorgfältige Terminplanung, damit keine Engpässe entstehen.

Untersuchungen zeigen immer wieder, dass Krankenhäuser etwa 25 % mehr bildgebende Geräte vorhalten, als sie zu einem beliebigen Zeitpunkt nutzen können. Das ist nicht unbedingt Verschwendung. Es ist Kapazität für Spitzenbedarf, für den Wechsel der Geräte während der Wartung und Redundanz für die Intensivversorgung. Es heißt aber: Steht Ihr MRT bei 40 % Auslastung, sollten Sie unbequeme Fragen stellen.

Alarmzeichen: Jedes bildgebende Gerät, das dauerhaft unter 50 % liegt, muss untersucht werden. Entweder steht es am falschen Ort, die Terminplanung funktioniert nicht, oder Sie haben mehr Kapazität, als Ihre Patientenzahlen verlangen.

Was die Messung erschwert: Die Auslastung eines MRT ist nicht einfach „Gerät an gegen Gerät aus“. Zwischen zwei Patienten liegen das Herrichten des Raums, die Vorbereitung des Patienten, der Wechsel der Spulen und das Einstellen des Protokolls. In einer gut geführten MRT-Abteilung scannt das Gerät vielleicht nur 60 % der verfügbaren Zeit aktiv, aber die übrigen 40 % sind keine Verschwendung. Das ist notwendiger Ablauf. Achten Sie beim Vergleich darauf, Scanzeit und verfügbare Zeit auf derselben Grundlage ins Verhältnis zu setzen wie die Häuser, mit denen Sie sich vergleichen, sonst halten Sie sich für schwach, obwohl Sie genau im üblichen Bereich liegen.

Auch das gehört dazu: Die Muster der Auslastung unterscheiden sich drastisch zwischen stationärer und ambulanter Bildgebung. Ambulante MRT-Geräte laufen während der Geschäftszeiten nach engem Terminplan: hohe Auslastung, so gewollt. Die stationäre Bildgebung richtet sich nach dem klinischen Bedarf, ist schwerer vorherzusagen und zu planen und naturgemäß weniger ausgelastet. Vergleichen Sie die beiden nicht, ohne die Mischung einzurechnen.

Geräte für die Patientenversorgung (Monitore, Infusionspumpen, Beatmungsgeräte)

Zielbereich: 75–90 % Auslastung

Diese Geräte wandern mit den Patienten. Sie sind Betten, Zimmern oder Stationen zugeordnet und sollten immer in Nutzung sein, wenn dort Patienten liegen. Hohe Auslastung ist hier erwartet und gesund. Die Sorge gilt nicht ungenutzten Geräten. Sie gilt dem Fall, dass es nicht genug gibt, wenn die Belegung sprunghaft steigt.

Alarmzeichen: Fällt die Auslastung stationsweit unter 60 %, prüfen Sie, ob gehortet wird. Pflegekräfte legen manchmal zusätzliche Infusionspumpen (die Geräte für den Tropf) und Monitore „für alle Fälle“ in Vorratsräume. Das sind Geisterobjekte vor aller Augen: formal der Station zugeordnet, für das System praktisch unsichtbar.

Mobile Geräte (Rollstühle, Betten, Transporthilfen)

Zielbereich: 50–70 % Auslastung

Diese Objekte werden ihrer Natur nach nur zeitweise genutzt: für einen Transport, dann abgestellt. Beim Benchmark geht es hier nicht darum, die Nutzungszeit hochzutreiben. Es geht um Verfügbarkeit: Findet jemand einen Rollstuhl, wenn er einen braucht? Ist die Auslastung zu hoch (über 85 %), verliert das Personal Zeit mit der Suche nach freien Geräten. Ist sie zu niedrig (unter 40 %), haben Sie zu viel gekauft.

Besonderheit: Sterilisation und Reinigung erzwingen Stillstand zwischen zwei Nutzungen. Rechnen Sie das in die verfügbare Zeit ein, sonst sehen Ihre Auslastungszahlen künstlich niedrig aus.

IT und Büroausstattung

Mit der Auslastung von IT-Geräten fangen die meisten Unternehmen an, weil diese Kategorie nach Stückzahl die größte ist und sich am leichtesten messen lässt. Hier verstecken sich aber auch einige der größten Überraschungen.

Zugeordnete Laptops und Desktop-Rechner

Zielbereich: 85–95 % Auslastung

Moment. So hoch? Ja. Ist ein Laptop einer aktiven Mitarbeiterin oder einem aktiven Mitarbeiter zugeordnet, sollte er fast ständig in Nutzung sein. Genau dafür wurde er ja zugeordnet. Ein zugeordneter Laptop bei 50 % Auslastung bedeutet eins von zwei Dingen: Die Person braucht ihn nicht (selten), oder sie hat ihn, nutzt ihn aber nicht (viel häufiger: denken Sie an Leute, die am ersten Tag einen Laptop bekommen haben und inzwischen nur noch am Desktop-Rechner arbeiten).

So messen Sie: „In Nutzung“ heißt: eingeschaltet und mindestens einmal in den letzten 14 Arbeitstagen aktiv benutzt. Nicht bloß „im System zugeordnet“. In der Lücke zwischen „zugeordnet“ und „tatsächlich genutzt“ wohnen die Geisterobjekte.

Alarmzeichen: Jedes zugeordnete Gerät, das seit 30 Tagen oder länger nicht eingeschaltet war. Das ist entweder ein Geisterobjekt oder eine Person, mit der jemand reden sollte, und kein Fall für ein neues Gerät. Fragt jemand „Was ist eine gute Auslastungsquote für Laptops?“, dann gilt für zugeordnete Geräte: Alles unter 85 % verdient einen genaueren Blick.

Ich habe einmal einem Unternehmen geholfen, 400 zugeordnete Laptops zu prüfen. Zweiundsechzig davon waren seit über 60 Tagen nicht eingeschaltet worden. Dreiundzwanzig waren Leuten zugeordnet, die das Unternehmen vor Monaten verlassen hatten; die Geräte lagen noch in deren Schreibtischschubladen und verloren still an Wert. Weitere fünfzehn gehörten Leuten, die auf Desktop-Rechner umgestiegen waren und den Laptop „für alle Fälle“ nie zurückgegeben hatten. Das sind 55.000 € an Hardware, die absolut nichts tun. Ein Bericht von 15 Minuten brachte ans Licht, was jahrelange Bestellungen verdeckt hatten.

Laptops und Tablets im Pool

Zielbereich: 55–75 % Auslastung

Gemeinsam genutzte Geräte sind etwas anderes. Sie liegen in einem Pool und werden bei Bedarf ausgeliehen: für Besucher, befristete Projekte, Schulungen, Arbeit im Außendienst. Sie brauchen etwas Luft im Pool, damit ein Gerät da ist, wenn jemand eins braucht.

So berechnen Sie die Größe des Pools: Hier eine Formel aus der Praxis. Erfassen Sie über 30 Tage die höchste Zahl gleichzeitiger Ausleihen. Ihr Pool sollte diese Spitze plus 20–30 % Puffer umfassen. Waren höchstens 15 Geräte gleichzeitig ausgeliehen, sollte der Pool 18–20 Geräte haben. Mehr, und Sie zahlen für Objekte, die das Regal nie verlassen. Weniger, und die Leute warten.

Alarmzeichen: Unter 40 % ist der Pool zu groß. Über 85 % stehen die Leute Schlange und besorgen sich vermutlich eigene Umwege (das erzeugt Schatten-IT, ein ganz eigenes Problem). Mehr zur Organisation solcher Pools steht in unserem Leitfaden zum Aufbau von Pools für gemeinsam genutzte Geräte.

Technik in Besprechungsräumen (Beamer, Bildschirme, Videokonferenz)

Zielbereich: 40–65 % der gebuchten Raumstunden

Die Auslastung von Besprechungsräumen ist tückisch, weil es zwei Zahlen gibt und die meisten nur eine verfolgen. Die Auslastung der Raumbuchung (wie oft der Raum gebucht ist) und die Auslastung der Geräte (wie oft die Technik im Raum tatsächlich eingeschaltet und benutzt wird). Die Lücke zwischen beiden liegt typischerweise bei 30–40 %. Räume werden für Telefonate gebucht, die dann am Laptop stattfinden. Räume werden „für alle Fälle“ gebucht und dann abgesagt, ohne dass jemand den Kalender aktualisiert. Räume werden für 2 Stunden gebucht, wenn das Meeting 45 Minuten dauert.

Was zählt, ist die Auslastung der Technik gemessen an der tatsächlichen Besprechungszeit. Und da sind 40–65 % gesund. Die Technik ist da, wenn sie gebraucht wird, ohne zum Engpass zu werden.

Drucker und Scanner

Diese messen Sie am besten nach der Menge (Seiten pro Monat) statt nach der Nutzungszeit. Ein Drucker, der 5.000 Seiten im Monat bei einer Nennleistung von 10.000 Seiten im Monat schafft, liegt bei 50 %, gesund. Einer mit 500 Seiten bei derselben Nennleistung? Denken Sie über Zusammenlegen nach.

Alarmzeichen: Mehrere Drucker im selben Bereich, die jeweils unter 20 % ihrer Nennleistung drucken. Da versteckt sich eine Chance zum Zusammenlegen vor aller Augen.

Netzwerktechnik (Switches, Router, Access Points)

Das erwähne ich kurz, weil es oft übersehen wird. Netzwerkinfrastruktur ist „immer an“: Auslastung im üblichen Sinn passt hier nicht. Was zählt, ist die Auslastung des Durchsatzes: wie viel der verfügbaren Bandbreite oder der Ports tatsächlich genutzt wird. Ein Switch mit 48 Ports, von denen 12 belegt sind, liegt bei 25 % Portauslastung. Das ist nicht unbedingt schlecht (Sie brauchen Kapazität für Wachstum), aber wenn Sie neue Switches kaufen, während die vorhandenen größtenteils leer sind, gilt dieselbe Logik der Umverteilung.

Für die meisten Organisationen gehört Netzwerktechnik eher in die Planung der IT-Infrastruktur als in die Steuerung der Auslastung. Erfassen Sie Ihre IT-Objekte aber vollständig, lohnt es sich, sie ins Gesamtbild aufzunehmen.

Baugewerbe und Baumaschinen

Im Baugewerbe ist das Verfolgen der Auslastung am stärksten verankert, auch weil die Maschinen so teuer sind, dass sich Stillstand nicht ignorieren lässt. Die Auslastung von Baumaschinen zählt enorm: Ein Bagger für 150.000 €, der auf dem Bauhof steht, kostet 500–800 € pro Tag an Abschreibung, Versicherung und Finanzierung. An jedem Tag, an dem er nicht arbeitet, überweisen Sie Geld an niemanden.

Schwere Maschinen (Bagger, Planierraupen, Grader, Radlader)

Zielbereich: 60–75 % Auslastung

Der Zielwert der Branche liegt in der Regel um 65 %. Starke Bauunternehmen schaffen 70 % und mehr. Unter 50 % gilt als schwach.

Aber jetzt die wichtige Feinheit: Die Auslastung schwankt enorm je nach Art des Projekts. Ein Bagger auf einer Autobahnbaustelle kommt vielleicht auf 80 %, weil es durchgehend zu baggern gibt. Derselbe Bagger in einem Wohnbauprojekt steht vielleicht bei 45 %, weil er nur in bestimmten Bauphasen gebraucht wird und dazwischen wartet. Wer die Auslastung bewertet, ohne die Mischung der Projekte einzurechnen, führt sich selbst in die Irre.

So messen Sie: Bei schweren Maschinen sind die Daten des Betriebsstundenzählers der Goldstandard. Motorstunden geteilt durch verfügbare Stunden. Eine Erfassung nach Kalender (ist die Maschine auf einer Baustelle oder auf dem Bauhof?) ist ein brauchbarer Ersatz, wenn Sie keine Telematik haben.

Faustregel der Branche: das Verhältnis 70/30. Ziel sind 70 % Ihres Maschinenparks auf Baustellen und 30 % auf dem Bauhof (für Wartung, Bereitschaft und Wechsel). Liegt Ihr Verhältnis bei 50/50, haben Sie entweder zu viele Maschinen oder zu wenige Projekte.

Mieten oder besitzen: Hier werden Auslastungsdaten strategisch interessant. Steht Ihr eigener Bagger bei 45 % Auslastung, fahren Sie vielleicht besser, wenn Sie ihn verkaufen und bei Bedarf mieten. Die Gewinnschwelle schwankt, aber als grobe Richtschnur: Liegt ein Objekt dauerhaft unter 50 % Auslastung, ist Mieten für die Spitzenzeiten fast immer günstiger, als das ganze Jahr zu besitzen. Das Vorgehen für die Entscheidung zwischen Kaufen, Leasen und Aussondern geht tiefer in diese Rechnung.

Saisonale Muster: Bau ist in den meisten Klimazonen stark saisonal. Rechnen Sie mit 70–80 % Auslastung in der Bausaison und 20–40 % im Winter oder in der Regenzeit. Jahresdurchschnitte sehen dann irreführend niedrig aus. Vergleichen Sie nach Saison und planen Sie Entscheidungen über Ihren Maschinenpark nach dem Spitzenbedarf, nicht nach Jahreszahlen.

Werkzeug und leichtes Gerät

Zielbereich: 40–60 % Auslastung

Handwerkzeug, Elektrowerkzeug, kleine Stromerzeuger, Laser-Nivelliergeräte: Das alles wandert ständig und wird nur zeitweise benutzt. Niemand lässt eine Kreissäge 8 Stunden am Stück laufen. Beim Benchmark geht es mehr um Verfügbarkeit und Schutz vor Verlust als darum, die Nutzungszeit hochzutreiben.

Alarmzeichen: Werkzeug, das seit 90 Tagen oder länger nicht ausgeliehen wurde. Entweder ist es kaputt, verloren, oder Sie haben mehr gekauft, als Sie brauchen. Genau hier macht sich ein einfaches System für Ausgabe und Rücknahme bezahlt: nicht, um die Auslastung hochzutreiben, sondern um das Werkzeug zu finden, das verschwunden ist.

Die wahren Kosten leichter Geräte liegen nicht im Stillstand. Sie liegen in Ersatzkäufen, die durch schlechte Übersicht entstehen. Die meisten Bauunternehmen, mit denen ich gesprochen habe, schätzen, dass sie jedes Jahr 10–15 % ihres Bestands an Kleinwerkzeug neu kaufen, weil sie nicht finden, was sie schon besitzen. In großem Maßstab sind das Zehntausende Euro im Jahr. Schon eine einfache Erfassung per QR-Code (nur wissen, wo jedes Werkzeug zuletzt gesehen wurde) drückt diese Zahl drastisch. Wie Sie das günstig einrichten, zeigt unser Leitfaden Auslastung mit QR-Codes messen.

Fahrzeuge im Fuhrpark

Zielbereich: 65–80 % Auslastung

Gemessen in Kilometern oder Motorstunden pro verfügbarem Tag. Ein Lkw, der im Monat an 22 Tagen verfügbar ist und an 16 davon fährt, liegt bei 73 %, solide. Ungenutzte Fahrzeuge tun besonders weh, weil sie nach dem Kalender an Wert verlieren, egal ob sie fahren, und dazu kommen Versicherung, Zulassung und Stellplatz.

Alarmzeichen: Jedes Fahrzeug, das länger als 2 Wochen am Stück ohne geplanten Grund steht (Wartung, saisonale Bereitschaft). Das ist ein Kandidat für Aussonderung oder Umverteilung. Eine gesunde Auslastung des Fuhrparks liegt im Bau im Bereich von 65–80 %. Fallen einzelne Fahrzeuge dauerhaft unter 50 %, ist es Zeit, sie zu verkaufen oder anders einzusetzen.

Eine Anmerkung zur Telematik: Hat Ihr Fuhrpark GPS oder Telematik, haben Sie die Auslastungsdaten schon. Sie schauen sie sich vielleicht nur nicht unter dem Blickwinkel der Auslastung an. Die meisten Plattformen für GPS-Ortung melden Motorstunden und Standzeiten. Ziehen Sie das in Ihre Auswertung der Auslastung, und Sie haben das genaueste Bild, das ohne zusätzlichen Erfassungsaufwand zu haben ist.

Fertigung

In der Fertigung wird die Auslastung am ausgefeiltesten verfolgt, und hier können die Zahlen am meisten demütigen.

Der unbequeme Durchschnitt

Hier eine Zahl, die die meisten schockiert: Die durchschnittliche Geräteauslastung in der Fertigung liegt bei rund 28 %. Nicht 78 %. Achtundzwanzig. Die typische Werkhalle steht also mehr als 70 % der Zeit still. Rechnen Sie geplante Stillstände, Umrüstungen, Pausen, ungeplante Instandsetzungen, Qualitäts- und Geschwindigkeitsverluste ein, ist eine Fabrik, die beschäftigt aussieht, nach den Zahlen in Wahrheit unglaublich unwirtschaftlich.

Hersteller der Weltklasse kommen auf 80 % Auslastung und mehr, eine Auslastung auf Weltklasseniveau, die Jahre systematischer Verbesserung braucht, keine Wochen.

Maschinenauslastung gegen OEE (OEE oder Auslastung von Objekten)

In der Fertigung ist die reine Auslastungsquote einer Maschine (läuft sie?) nur der Ausgangspunkt. Die OEE, die Gesamtanlageneffektivität, ist die Kennzahl, die zählt. Sie verbindet drei Faktoren:

Verfügbarkeit × Leistung × Qualität = OEE

• Verfügbarkeit: tatsächliche Laufzeit im Verhältnis zur geplanten Produktionszeit (erfasst Ausfälle und Umrüstungen)
• Leistung: tatsächliche Geschwindigkeit im Verhältnis zur ausgelegten (erfasst langsame Zyklen und kurze Stopps)
• Qualität: Gutteile im Verhältnis zu allen produzierten Teilen (erfasst Ausschuss und Nacharbeit)

Eine Auslastung auf Weltklasseniveau heißt in der Fertigung eine OEE von 85 % und mehr. Der weltweite Durchschnitt liegt bei rund 60 %. Messen Sie die Auslastung, aber nicht die OEE, sehen Sie, wie oft die Maschine läuft, aber nicht, wie gut sie läuft, wenn sie läuft.

Dazu gibt es TEEP (Total Effective Equipment Performance), die als Nenner die Kalenderzeit statt der geplanten Zeit nimmt. TEEP ist im Kern die Kapazitätsauslastung Ihrer Fabrik. Sie beantwortet die Frage: „Welcher Anteil aller Stunden eines Jahres hat gute Ausbringung erzeugt?“ Es ist die strengste Kennzahl, ihre Werte sind immer niedriger, aber sie zeigt versteckte Kapazität, die eine OEE auf Basis der Schichten übersehen kann.

Benchmarks nach Maschinentyp

CNC-Maschinen (hohe Stückzahlen): Ziel 75–85 % Auslastung. Die sollten die meiste Zeit laufen. Ungenutzte CNC-Kapazität ist teuer.

CNC-Maschinen (kleine Stückzahlen, Einzelanfertigung): Ziel 50–65 %. Umrüst- und Einrichtzeiten fressen Auslastung. Das ist in der Lohnfertigung normal.

Montagelinien: Ziel 80–90 %. Fließfertigung sollte hoch zielen. Unter 70 % deutet auf Engpässe, Materialmangel oder Probleme in der Planung.

Anlagen für Chargenfertigung: Ziel 60–75 %. Von Natur aus mit Pausen: Eine Charge läuft, dann wartet die Anlage auf die nächste. Präventive Instandhaltung zwischen den Chargen ist normal und gewollt.

Der Schichtfaktor: Ein Betrieb mit einer Schicht deckelt die Auslastung zwangsläufig bei etwa 33 % der Kalenderzeit. Mit zwei Schichten verdoppeln Sie Ihre theoretische Kapazität, ohne etwas Neues zu kaufen. Bevor Sie zusätzliche Maschinen anschaffen, fragen Sie: Können wir stattdessen eine Schicht dazunehmen?

Das gehört zu den stärksten Erkenntnissen, die Benchmarks zur Auslastung in der Fertigung liefern. Ich habe Unternehmen erlebt, die Investitionsanträge über 500.000 € für neue CNC-Maschinen gestellt haben, während sie in einer Schicht fuhren. Die Daten zeigten 75 % Auslastung während der Schicht, beeindruckend nach jedem Maßstab. Aber gemessen an der Kalenderzeit? 25 %. Die Antwort war eine zweite Schicht, keine neuen Maschinen. Dieses Argument haben die Daten für sie geführt.

Geplanter oder ungeplanter Stillstand: Trennen Sie beim Vergleichen immer geplanten Stillstand (geplante Wartung, Umrüstungen, Pausen) von ungeplantem (Ausfälle, Materialmangel, fehlendes Bedienpersonal). Geplanter Stillstand gehört zu gutem Betrieb. Den sollten Sie nicht abschaffen wollen. Ungeplanter Stillstand ist der Feind. Werke der Weltklasse peilen weniger als 5 % ungeplanten Stillstand an. Liegt Ihrer über 15 %, bringt eine bessere präventive Instandhaltung Ihre Auslastung weiter nach vorn als zusätzliche Maschinen.

Schulen und Universitäten

Im Bildungswesen sind die Muster der Auslastung so berechenbar wie in keiner anderen Branche, weil der akademische Kalender alles vorgibt. Das ist Segen und Falle zugleich.

Laptops und Tablets (Pools für Studierende und Personal)

Zielbereich: 60–80 % während des akademischen Jahres

Das Schlüsselwort ist „während“. Ein Laptop-Pool an einer US-Universität zeigt vielleicht 70 % Auslastung von September bis Mai und 15 % von Juni bis August. Nehmen Sie den Durchschnitt über das ganze Jahr, kommen Sie auf rund 50 %, und es sieht nach einem Problem aus. Ist es nicht. Das ist der akademische Kalender.

So vergleichen Sie: Messen Sie die Auslastung nach Abschnitten des akademischen Jahres, nicht nach Kalenderjahr. Im US-Hochschuljahr sollten September–Dezember, Januar–Mai und Juni–August drei getrennte Benchmarks sein. Entscheidungen über die Größe des Pools sollten sich auf die Daten des stärksten Semesters stützen, nicht auf Jahresdurchschnitte.

Alarmzeichen: Unter 50 % während des akademischen Jahres. Dann ist der Pool selbst für den Spitzenbedarf zu groß. Eine Universität, die ich kenne, hatte 300 Pool-Laptops für einen Campus mit 4.000 Studierenden. Klingt vernünftig, oder? Nur lag die höchste Zahl gleichzeitiger Ausleihen nie über 120. Die anderen 180 Laptops wanderten durchs Regal und sammelten Staub und Firmware-Updates. Am Ende spendete die Universität 100 davon an Schulen in der Umgebung und hatte immer noch Puffer übrig.

Laborgeräte

Zielbereich: 30–50 % der gesamten verfügbaren Stunden

Laborgeräte (Mikroskope, Spektrometer, Prüfstände) werden in geplanten Praktika, Forschungsprojekten und Abschlussarbeiten genutzt. Sie laufen ihrer Natur nach mit Pausen. Ein Spektrometer läuft nicht 8 Stunden am Tag. Es läuft, wenn jemand Proben zu analysieren hat.

So vergleichen Sie: Die Zahl der Nutzungen pro Woche sagt mehr als eine prozentuale Auslastung. Ein Mikroskop, das 12-mal pro Woche benutzt wird, ist gesund. Einmal? Dann ist es entweder zu speziell, steht ungünstig, oder die Studierenden wissen nicht, dass es verfügbar ist.

AV-Technik in Hörsälen und Klassenräumen

Zielbereich: 25–40 % der gesamten verfügbaren Stunden

Ein Beamer in einem Hörsaal, der an 5 Tagen pro Woche 6 Stunden täglich für Lehrveranstaltungen läuft, liegt bei etwa 36 % Auslastung (6 von 16,5 wachen Stunden, ohne Wochenenden). Das ist völlig normal. Beim Benchmark geht es nicht darum, die Nutzung hochzutreiben. Es geht darum, dass die Technik funktioniert, wenn sie gebraucht wird.

Alarmzeichen: Ausfälle der Technik während des Unterrichts. Bei AV-Technik in Lehrräumen zählt Zuverlässigkeit mehr als die Auslastungsquote. Verfolgen Sie die MTBF neben der Auslastung. Ein Beamer, der in 25 % der Zeit fehlerfrei läuft, ist mehr wert als einer, der zu 50 % „ausgelastet“ ist, aber in jeder dritten Vorlesung ausfällt. Lehrende nutzen keine Technik, der sie nicht trauen, und das setzt eine Abwärtsspirale in Gang: unzuverlässige Technik → wenig Akzeptanz → noch niedrigere Auslastung → „Das nutzt eh keiner“ → Budget gekürzt → noch schlechtere Technik.

Die Sommerfrage

Vor dieser Frage steht jede Schule und jede Universität: Was machen Sie in den Sommerferien mit den Geräten? Laptops, Tablets, AV-Technik, Laborgeräte, alles steht an US-Schulen und -Hochschulen 2–3 Monate ungenutzt herum. Ist das ein Problem?

Meistens nicht. Diese Leerzeit ist strukturell. Sie ist ins akademische Modell eingebaut. Versuchen Sie nicht, die Auslastung im Sommer „aufzubessern“, es sei denn, Sie haben Sommerprogramme, die die Geräte nutzen könnten. Was Sie im Sommer tun sollten, ist Wartung. Alles instand setzen, alles aktualisieren, Verschlissenes ersetzen und eine Inventur über den ganzen Bestand machen. Wenn schon Stillstand, dann einer, der etwas bringt.

Die Ausnahme: Hat Ihre Einrichtung Programme über das ganze Jahr, Sommercamps oder Erwachsenenbildung, sollten die Geräte mit diesen Programmen geteilt werden. Ein Pool von 200 Laptops, der 10 Wochen in einem verschlossenen Raum liegt, während die Weiterbildung am anderen Ende der Stadt Geräte mietet, ist ein Versagen der Abstimmung, kein Problem der Auslastung.

Lager und Logistik

In der Logistik dreht sich alles um Durchsatz, und die Auslastung hängt hier eng an den Schichten.

Gabelstapler und Fördermittel

Zielbereich: 70–85 % während der Schichten

Die wichtige Einschränkung ist „während der Schichten“. Ein Gabelstapler in einem Lager mit einer Schicht ist 8 Stunden am Tag verfügbar. Ist er davon 6 Stunden im Einsatz, sind das 75 %, gesund. Gemessen an 24 Kalenderstunden kämen Sie auf 25 %, und das ist bedeutungslos.

Alarmzeichen: Unter 55 % in der Schichtzeit heißt: zu viele Stapler für Ihren aktuellen Durchsatz, oder Probleme in der Planung oder beim Vorbereiten der Ware, die das Fahrpersonal warten lassen.

Fahrzeuge im Fuhrpark (Lkw, Transporter)

Zielbereich: 70–85 % Auslastung

Ähnlich wie beim Fuhrpark im Bau, aber die Touren sind berechenbarer. Lieferfahrzeuge haben natürliche Standzeiten fürs Be- und Entladen und für die Pausen der Fahrer. Der Benchmark richtet sich auf den Anteil der verfügbaren Liefertage, an denen tatsächlich Fahrten stattfinden.

Saisonfaktor: Logistik für den Handel erlebt gewaltige Schwankungen: 60 % Auslastung im Februar, 95 % und mehr im November und Dezember. Vergleichen Sie nach Saison, nicht nach Jahresdurchschnitt. Der kluge Zug: Wissen Sie, dass der Dezember bei 95 % liegt, planen Sie die präventive Instandhaltung für Januar und Februar, wenn die Auslastung von selbst sinkt. Versuchen Sie nicht, Fahrzeuge in der Spitze zu warten. Dafür haben Sie keine Zeit, und einen Lkw zur Wartung abzuziehen, wenn jeder Lkw gebraucht wird, ist ein sicheres Rezept für verpasste Lieferungen.

Förderanlagen und Sortiertechnik

Zielbereich: 75–90 % während der Schichten

Automatisierte Fördertechnik läuft nach engen Plänen. Diese Anlagen sind teuer, und Stillstand pflanzt sich durch den ganzen Betrieb fort. Hohe Auslastung ist erwartet, aber über 95 % bleibt kein Wartungsfenster, und das führt zu ungeplanten Ausfällen im ungünstigsten Moment.

So messen Sie: Laufstunden im Verhältnis zu Schichtstunden. Die meisten modernen Förderanlagen protokollieren das selbst. Tut Ihre das nicht, funktioniert der Stromverbrauch als Ersatzgröße überraschend gut: Ein Förderband, das 80 % seiner Nennleistung zieht, läuft; eines, das nur Standby-Strom zieht, nicht.

Engpasseffekt: Liegt die Auslastung einer Förderanlage unter 75 %, sitzt der Engpass oft woanders: langsame Kommissionierplätze, verspäteter Wareneingang oder Fehler beim Sortieren. Gehen Sie nicht davon aus, dass das Förderband selbst das Problem ist. Prüfen Sie, was ihm Ware zuführt und was sie ihm abnimmt.

Hubwagen und Sackkarren

Diese günstigen Teile scheinen die Erfassung vielleicht nicht wert, aber in Lagern mit 50 und mehr davon summiert sich das Budget für Ersatz. Wie beim Kleinwerkzeug im Bau geht es nicht um Auslastung. Es geht um Verlust. Ein einfaches System zur Ausgabe macht sich bezahlt, weil weniger Ersatz gekauft werden muss. Zielen Sie auf „Verfügbarkeit“ statt auf „Auslastungsquote“. Sie wollen, dass sich jederzeit 90 % und mehr Ihrer Hubwagen auffinden lassen. Können Sie nur 70 % nachweisen, haben Sie ein Problem mit der Übersicht.

Lagerfläche und Regale

Keine „Geräte“ im üblichen Sinn, aber erwähnenswert: Für die Auslastung von Lagerfläche gelten andere Regeln. Zielwert sind typischerweise 80–85 % der Lagerkapazität. Über 90 % heißt Gedränge, langsame Kommissionierung und Sicherheitsrisiken. Unter 70 % zahlen Sie für Fläche, die Sie nicht brauchen.

Eigene Benchmarks festlegen

Die Zahlen oben sind Ausgangspunkte, keine Ziele. So machen Sie daraus etwas, das für Ihre Organisation taugt.

Schritt 1: Ausgangslage messen. Ohne zu wissen, wo Sie stehen, können Sie keinen Benchmark setzen. Folgen Sie dem Messverfahren über 30 Tage aus dem Hauptleitfaden, um Ihre Startwerte zu bekommen.

Schritt 2: Mit den Bereichen der Branche vergleichen. Wo liegt Ihre Ausgangslage im Verhältnis zu den Bereichen in diesem Leitfaden? Im üblichen Bereich? Deutlich darunter? Überraschend hoch?

Schritt 3: An Ihre Lage anpassen. Eine Schule mit Programmen übers ganze Jahr hat nicht dasselbe saisonale Muster wie eine klassische Universität. Ein Hersteller mit drei Schichten hat eine andere Kapazität als einer mit einer. Ein Krankenhaus auf dem Land hat andere Patientenzahlen als eines in der Innenstadt. Die Bereiche oben gehen von „typischem“ Betrieb aus. Passen Sie sie an das an, was für Sie typisch ist.

Schritt 4: Ziele je Kategorie, nicht eines für alles. „Unser Auslastungsziel ist 70 %“ ist eine Vorgabe ohne Sinn. Ihr Ziel sollte für jede Art von Objekt anders sein. Laptops: 85 %. Beamer: 50 %. Gabelstapler: 75 %. Eine Zahl passt nicht auf alles.

Schritt 5: Vierteljährlich prüfen, jährlich anpassen. Benchmarks sind nicht für die Ewigkeit. Ihr Geschäft ändert sich, Ihre Geräte ändern sich, Ihre Arbeitslast ändert sich. Prüfen Sie jedes Quartal, ob Ihre Ziele noch Sinn ergeben. Setzen Sie sie einmal im Jahr auf Grundlage der gesammelten Daten förmlich neu.

Schritt 6: Ein Dashboard zur Auslastung bauen. Benchmarks nützen nichts, wenn niemand sie sieht. Die Daten sollten für die Leute sichtbar sein, die über Käufe und Zuteilung entscheiden, statt in einer Tabelle vergraben zu sein, die einmal im Quartal aktualisiert wird. Ein Dashboard, das die aktuelle Auslastung gegen die Ziele zeigt, je Kategorie und automatisch aktualisiert, macht aus Benchmarks ein laufendes Werkzeug der Steuerung statt einer einmaligen Übung.

Der beste Benchmark ist keine Zahl, die Sie im Internet gefunden haben. Es ist Ihre eigene Zahl aus dem letzten Quartal, plus die Verbesserung, die Sie sich für dieses Quartal vornehmen. Das ist ein Benchmark, der zum Handeln führt.

Alarmzeichen: wenn Ihre Zahlen auf ein Problem hinweisen

Unabhängig von der Branche sollten bestimmte Muster in Ihren Auslastungsdaten sofort Aufmerksamkeit auslösen.

Auslastung dauerhaft über 95 %. Ihre Geräte haben keinen Puffer. Wenn etwas kaputtgeht oder der Bedarf sprunghaft steigt (und die Frage ist nur wann, nicht ob), geraten Sie ins Rudern. Das ist nicht schlank, das ist zerbrechlich. Schaffen Sie Kapazität, bevor die Krise Sie dazu zwingt. Wann Sie kaufen, leasen oder umverteilen, steht in unserem Leitfaden zur Entscheidung zwischen Kaufen, Leasen und Aussondern.

Auslastung 3 Monate oder länger am Stück unter 20 %. Das ist ein Geisterobjekt. Es kostet Sie Abschreibung, Versicherung, Wartung und Platz und bringt nichts. Zeit, es umzuverteilen, zu verkaufen oder auszusondern.

Große Unterschiede in der Auslastung zwischen Abteilungen. Die Entwicklung liegt bei 90 %, das Marketing bei 35 %, bei derselben Art von Gerät. Das sind nicht zwei verschiedene Arbeitslasten. Das ist eine Gelegenheit zur Umverteilung. Denken Sie über einen Pool gemeinsam genutzter Geräte nach, statt jeder Abteilung eigene Geräte zu geben.

Auslastung sinkt von Quartal zu Quartal. Fallen die Zahlen ohne bekannten Grund (saisonaler Zyklus, abgeschlossenes Projekt), ändert sich etwas. Gehen Sie dem nach, bevor ein Trend daraus wird. Das können geänderte Arbeitsabläufe sein, Verschiebungen beim Personal oder Geräte, die veralten.

Auslastungsdaten passen nicht zu den Kaufanträgen. Abteilungen zeigen 40 % Auslastung bei Laptops, fordern aber immer mehr an? Entweder sind die Daten falsch (ein Messproblem) oder der Ablauf ist falsch (Leute fordern an, ohne zu prüfen, was verfügbar ist). Beide Probleme lassen sich lösen, aber zuerst müssen Sie herausfinden, welches es ist.

Gar keine Auslastungsdaten für eine Kategorie. Das ist das größte Alarmzeichen. Was Sie nicht sehen, können Sie nicht steuern. Haben Sie eine ganze Kategorie von Objekten ohne jeden Einblick in die Nutzung, fangen Sie dort mit dem Messen an. Die Überraschungen warten schon. Nach meiner Erfahrung sind die Kategorien, die niemand verfolgt, meist die mit der meisten Verschwendung, weil dort nie jemand Rechenschaft ablegen musste. Die erste Inventur einer nicht erfassten Kategorie bezahlt fast immer schon das Erfassungssystem.

Worauf es hinausläuft

Benchmarks taugen als Kontext, nicht als Ziel. Wenn Sie aus diesem Leitfaden eine Sache mitnehmen, dann hoffentlich diese: Die Frage ist nicht „Sind 55 % gut?“. Die Frage ist „Sind 55 % gut für diese Art von Gerät, in dieser Branche, so wie wir es nutzen?“

Ich habe Organisationen erlebt, die sich darauf versteift haben, eine „Benchmark“-Zahl aus irgendeinem Bericht zu erreichen, und dabei offensichtliche Probleme in ihren eigenen Daten übersehen haben. Ein Krankenhaus, das bei Rollstühlen 80 % Auslastung anstrebt, während sein MRT für 2 Mio. € bei 45 % steht. Ein Hersteller, der neue CNC-Maschinen kauft, um „die Kapazität zu erhöhen“, während er in einer Schicht fährt. Eine Universität, die ihren Laptop-Pool vergrößert, weil „die Studierendenzahlen steigen“, ohne zu prüfen, ob der jetzige Pool überhaupt ausgeschöpft war. Die Benchmarks sind nicht der Punkt. Der Punkt sind die Entscheidungen, die auf ihnen aufbauen.

Fangen Sie mit den Bereichen der Branche hier an. Messen Sie Ihre eigene Ausgangslage. Setzen Sie Ziele, die zu Ihrer Lage passen. Dann verbessern Sie. So geht das Verfahren, und es funktioniert besser, als der Zahl eines anderen hinterherzulaufen.

Das vollständige Vorgehen Schritt für Schritt finden Sie wieder in unserem Leitfaden zum Messen der Auslastung. Er führt Sie durch alles, von der Wahl dessen, was Sie messen, bis zum festen Rhythmus der Überprüfung.

Sie wollen wissen, wo Ihre Auslastung steht? Starten Sie kostenlos mit UNIO24: messen, vergleichen und klüger über Ihre Geräte entscheiden.