Wem haben Sie vor drei Monaten eigentlich den Dienstlaptop gegeben? Und wohin ist nach dem Umzug die Hälfte der Bürostühle „verschwunden“? Wenn Ihnen beide Fragen bekannt vorkommen, sind Sie in guter Gesellschaft. Das kennen wir alle.
Die jährliche Pflichtübung namens Inventur
Und dann ist da noch die Inventur. Einmal im Jahr, halb so wild, oder? Wer sie tatsächlich schon einmal durchgezogen hat, weiß es besser: Aus den paar Tagen (manchmal Wochen) wird ein Marathon.
Zuerst graben Sie die Listen vom letzten Jahr aus. Dann suchen Sie heraus, warum die Zahlen nicht aufgehen. Dann laufen Sie Stockwerk für Stockwerk ab, auf der Suche nach einem Monitor mit Inventaretikett, der „ganz sicher genau hier stand“, und erklären nebenbei den Prüfern, wo drei Drucker geblieben sind und warum laut Unterlagen eine Person verantwortlich ist, während jemand ganz anderes das Gerät benutzt.
Das Ärgerlichste daran? All das wäre in ein paar Stunden erledigt, wenn jemand die Daten das Jahr über aktuell gehalten hätte. Aber wer denkt im Februar daran, wenn die Inventur erst im Dezember ansteht?
Ohne ein ordentliches System ist das ein Teufelskreis. Das ganze Jahr sammelt sich Chaos an, dann kommt die heiße Phase, dann das Versprechen „nächstes Jahr machen wir es aber ordentlich“. Und wieder von vorn.
Inventarverwaltung wirkt wie langweilige Bürokratie, bis die Inventur ansteht. Oder bis Sie dringend wissen müssen, wie viele Beamer die Firma besitzt und wo sie alle stehen. Dann wird aus der Tabelle, die „angeblich jemand gepflegt hat“, ein Krimi ohne Spur.
Warum Excel eine Falle ist, so bequem es sich anfühlt
Fast alle fangen mit einer Tabelle an. Das ist in Ordnung. Excel ist wie ein alter Freund, der immer da ist. Nur dass dieser Freund:
- Sie nicht an die fällige Wartung erinnert,
- Ihnen nicht sagt, dass eine Softwarelizenz nächste Woche ausläuft,
- Ihnen nicht zeigt, wo ein Gerät schon überall war,
- und Sie ganz sicher nicht rettet, wenn Sabine aus der Buchhaltung versehentlich die Hälfte der Zeilen löscht.
Ab etwa 20 bis 30 Objekten beginnt die Tabelle ein Eigenleben zu führen. Und Sie rennen ihr hinterher.
Was Sie für eine ordentliche Verwaltung wirklich brauchen
Bevor Sie sich auf die Suche nach dem „perfekten System“ machen, beantworten Sie ein paar Fragen.
Wie viele Objekte haben Sie? Unter hundert brauchen Sie keine eierlegende Wollmilchsau. Sie brauchen etwas Einfaches, das jeder auf den ersten Blick versteht.
Wer wird damit arbeiten? Wenn nur Sie selbst, ist das eine Sache. Wenn das ganze Team, brauchen Sie etwas, bei dem Sie nicht jeden Knopf erklären müssen.
Ohne welche Daten geht es nicht? Standort? Zuständige Person? Garantieende? Wert? Legen Sie das Minimum fest, ohne das Sie nicht auskommen.
Kostenlose Optionen: was tatsächlich funktioniert
Option 1: Google Sheets, richtig eingerichtet
Ja, das ist immer noch eine Tabelle. Aber mit gemeinsamem Zugriff, Versionsverlauf und Benachrichtigungen, die Sie über Google Apps Script einrichten. Für 10 bis 15 Objekte völlig machbar. Der Haken: Das System bauen Sie immer noch selbst, und das kostet Zeit, die in keiner Rechnung auftaucht.
Option 2: Fachsoftware mit kostenlosem Tarif
Hier wird es interessant. Viele Systeme für die Inventarverwaltung bieten kostenlose Versionen für kleine Bestände an. Und das sind keine abgespeckten Demos nach dem Motto „ausprobieren und dann kaufen“, sondern voll funktionsfähige Werkzeuge.
UNIO24 zum Beispiel deckt bis zu 50 Objekte mit dem vollen Funktionsumfang ab, ohne Abstriche (ja, das ist unser Produkt, lesen Sie diesen Absatz also mit gesundem Abstand). Das heißt: Verfolgung, Übergaben, Zuweisung an Mitarbeiter, Erinnerungen, Berichte – alles, was auch die Profis nutzen, nur mit einer Obergrenze bei der Stückzahl. Für einen Handwerksbetrieb, dessen Werkzeug morgens mit den Kolonnen vom Hof fährt, ein Start-up oder eine einzelne Abteilung reicht das mehr als aus, um Ordnung zu schaffen und herauszufinden, ob Sie später größer werden müssen.
Option 3: Open-Source-Lösungen
Snipe-IT, Ralph – es gibt freie Open-Source-Systeme. Aber realistisch betrachtet: Für die Installation brauchen Sie jemanden mit technischem Know-how, einen Server und Zeit für die Einrichtung. Für eine Firma mit eigener IT-Abteilung eine gute Wahl. Für alle anderen oft zu viel des Guten.
So fangen Sie an, ohne sich zu quälen
Schritt 1: Alles an einem Ort sammeln. Gehen Sie tatsächlich herum und schreiben Sie auf, was da ist. Die Handykamera ist Ihr Freund: Fotografieren Sie Seriennummern, Typenschilder, alles.
Schritt 2: Den kleinsten nötigen Datensatz festlegen. Für den Anfang reichen meist Name, Kategorie, Standort, zuständige Person und Kaufdatum. Alles andere kann später kommen.
Schritt 3: Werkzeug wählen und mit dem Eintragen beginnen. Versuchen Sie nicht, alles auf einmal zu erfassen. Fangen Sie mit einer Kategorie an, etwa der IT-Ausstattung, und bekommen Sie ein Gefühl dafür, wie das System tickt.
Schritt 4: Eine zuständige Person benennen. Auch wenn Sie das selbst sind. Eine Verwaltung ohne Verantwortlichen stirbt innerhalb eines Monats.
Was Sie realistisch erwarten können
Die ersten zwei Wochen fühlen sich wie Zeitverschwendung an. Das ist normal. Sie investieren in eine Ordnung, die sich auszahlt, sobald:
- Sie die Frage „Wie viele Drucker haben wir, und wo stehen sie?“ in unter einer Minute beantworten,
- Lizenzen und Garantien rechtzeitig verlängert werden,
- die Inventur ohne Drama durchläuft,
- ein Mitarbeiter beim Ausscheiden nicht mit „seinem“ Dienstlaptop nach Hause geht.
Womit Sie diese Woche anfangen
Kontrolle um ihrer selbst willen bringt niemandem etwas. Der Punkt ist, dass die Geräte der Firma arbeiten, statt zu verschwinden. Und anfangen können Sie kostenlos, mit genau so vielen Objekten, wie Sie heute haben.
50 Geräte sind ungefähr ein kleines Büro oder eine Abteilung. Liegen Sie innerhalb dieser Grenze, bekommen Sie mit Diensten wie UNIO24 ein professionelles Werkzeug, ohne vorab etwas zu bezahlen. Was der kostenlose Tarif alles enthält, steht auf einer eigenen Seite. Danach entscheiden Sie: wachsen oder im kostenlosen Tarif bleiben.
Die Hauptsache ist, dass Sie anfangen. Nehmen Sie sich am Freitagnachmittag eine Stunde und die IT-Ausstattung eines einzigen Raums vor. Mehr braucht der erste Schritt nicht.
Wie verwalten Sie Geräte in Ihrem Betrieb? Erzählen Sie es uns – echte Geschichten lesen wir gern.
