Tableau d'inventaire du matériel gratuit pour Excel

Un tableau d'inventaire du matériel prêt à l'emploi : notez chaque équipement que vous possédez avec son emplacement, son état, ses données d'achat et de crédit, et sa valeur actuelle.

Registre du matériel du modèle : colonnes regroupées en Équipement, Emplacement et État, avec des équipements d'exemple

Qu'est-ce qu'un tableau d'inventaire du matériel ?

Un tableau d'inventaire du matériel est un fichier Excel tout prêt pour recenser chaque machine et chaque équipement de votre organisation : ce que c'est, combien vous en avez, où il se trouve, dans quel état il est et ce qu'il vaut. Vous obtenez une liste d'inventaire qui fonctionne, un tableau de bord et un registre des prêts, sans écrire une seule formule. Le fichier s'ouvre dans Excel et s'importe dans Google Sheets.

Chaque équipement se saisit dans quatre groupes de colonnes : Équipement (n° d'inventaire, désignation, description, type), Emplacement (service, local), État (état, fournisseur, durée d'utilisation restante) et Finances (date d'achat ou de location, valeur d'acquisition, durée du crédit, coût mensuel, amortissement et valeur actuelle). Le tableau de bord additionne la valeur de tout votre inventaire et répartit votre parc par type, par état et par service.

Pour le petit outillage portatif qui passe d'une équipe à l'autre, prenez le modèle d'inventaire de l'outillage ; pour les ordinateurs, les serveurs et le reste du matériel informatique, le modèle d'inventaire du parc informatique ; pour consigner les réparations et l'entretien planifié, le plan de maintenance préventive et sa fiche de maintenance. Les stocks et les consommables que vous réapprovisionnez relèvent de la gestion de stock.

Ce qu'UNIO24 fait mieux

FonctionModèle gratuitUNIO24 gratuitRecommandé au-delà de 50 équipements
Inventaire au quotidien
Travail en équipeUn fichier partagé ne se modifie que par une personne à la fois. UNIO24 se modifie en temps réel, avec des utilisateurs illimités.PartielOui
Accès mobile et scanApplications natives iOS et Android avec scan des QR codes et des puces NFCNoOui
Valeur, statut et entretien
État documenté en photosConsignez l'état de chaque équipement avec des photos datées comme preuve, plutôt que dans une simple colonne de texte.PartielOui
Rappels d'entretien et de garantieUne notification avant qu'un entretien arrive à échéance ou qu'une garantie expireNoOui
Emplacement actuel et rappels de retourVoyez où se trouve chaque équipement en ce moment et recevez un rappel quand il doit revenir, au lieu de tout suivre à la main.PartielOui
Données et fiabilité
SauvegardesLe modèle compte sur vous pour penser à enregistrer. UNIO24 sauvegarde automatiquement chaque jour.PartielOui
Historique des modificationsHistorique complet par équipement : qui a modifié quoi, et quandNoOui

Questions fréquentes

Tout ce qu'il faut savoir sur le tableau d'inventaire du matériel gratuit

Le tableau d'inventaire du matériel est-il vraiment gratuit ?

Oui : aucun coût caché, aucun abonnement, aucune carte bancaire. Remplissez le formulaire, et le téléchargement du fichier Excel démarre aussitôt.

En quoi un inventaire du matériel diffère-t-il d'un inventaire de l'outillage ?

Un inventaire du matériel vise plutôt les équipements plus lourds, fixes ou semi-fixes (climatisation, chariots élévateurs, dispositifs médicaux), pour lesquels le coût d'achat, l'amortissement et la valeur actuelle comptent le plus. Un inventaire de l'outillage vise les petits équipements portatifs qui tournent beaucoup et passent d'une équipe et d'un chantier à l'autre ; le registre des prêts et l'état y pèsent davantage. Les deux sont des listes d'équipements ; cette version est montée avec des colonnes pensées pour le matériel et les finances.

Comment le modèle calcule-t-il la valeur actuelle et l'amortissement ?

Saisissez pour chaque équipement sa valeur d'acquisition, la valeur résiduelle attendue en fin de crédit et la durée du crédit (ou, si vous avez payé comptant, sa durée d'utilisation restante). Le modèle amortit linéairement de la valeur d'acquisition jusqu'à la valeur résiduelle sur cette période, et fixe la valeur actuelle à la valeur d'acquisition moins l'amortissement des mois de détention. Le tableau de bord additionne toutes les valeurs actuelles en une valeur totale de l'inventaire.

Que doit contenir une fiche d'inventaire du matériel ?

Au minimum, pour chaque équipement : un numéro d'inventaire ou une étiquette unique, la désignation et la description, le type, le service et le local, l'état et le fournisseur, la date d'achat, la valeur d'acquisition et la valeur actuelle. Ce modèle regroupe tout cela dans les colonnes Équipement, Emplacement, État et Finances, et calcule pour vous le coût mensuel, l'amortissement et la valeur actuelle.

Un inventaire du matériel, est-ce la même chose qu'un inventaire des stocks ?

Pas tout à fait. Un inventaire du matériel recense les biens durables que vous possédez et utilisez (machines, appareils, outils, aménagements), un par un, avec leur emplacement, leur état et leur valeur. Un inventaire des stocks suit les quantités d'articles consommables que vous achetez, consommez et réapprovisionnez (pièces, matières, fournitures) ; les chiffres qui comptent y sont la quantité en stock et le seuil de réapprovisionnement. Ce modèle est fait pour le premier cas : lister et compter le matériel que vous possédez. S'il vous faut des seuils de réapprovisionnement pour des consommables, c'est de la gestion de stock.

Quand passer du tableur à un logiciel pour le matériel ?

En général vers 50 équipements, ou dès que vous ne savez plus répondre vite à « qu'avons-nous, et où ? », ou dès qu'une deuxième personne doit modifier la liste en même temps. Au-delà, les manques se font sentir : pas de quantités en temps réel, pas de scan sur mobile pour retrouver ou ajouter un équipement sur place, pas de mise à jour automatique des statuts, pas d'historique des modifications fiable. C'est le moment où la plupart des équipes passent à un outil dans le cloud.

flèche vers le haut