Inventaire en libre-service
Un inventaire complet en une journée.
Vérifiez les équipements de tous vos salariés en une journée. UNIO24 envoie à chacun un lien vers la liste des équipements qui lui sont affectés. Il l'ouvre dans n'importe quel navigateur, passe chaque objet en revue et répond à une ou deux questions complémentaires. Sans compte, sans application à installer. Votre inventaire annuel passe d'un projet de plusieurs semaines à une seule journée, que l'équipe compte 20 personnes dans un bureau ou 500 dans plusieurs villes.
L'inventaire annuel dévore des semaines. Ce n'est pas une fatalité.
La plupart des entreprises traitent l'inventaire physique annuel comme un projet que personne n'a envie de lancer. Plus l'équipe est grande et dispersée, pire c'est : plusieurs bureaux, plusieurs agences, la moitié des effectifs en télétravail, des prestataires et des intérimaires en plus. Avant de vérifier le moindre équipement, le responsable de l'inventaire passe des jours à monter la liste de référence : qui a quoi, qui a reçu quoi et quand, qui travaille depuis quel bureau, qui n'est pas venu depuis un trimestre. Ensuite, quelqu'un fait le tour des locaux, bureau par bureau, agence par agence, et coche chaque équipement sur une liste papier ou le saisit dans une application. Le temps que tout soit rapproché, trois semaines ont passé, qui auraient pu servir au vrai travail.
D'un projet de plusieurs semaines à une seule journée : voici comment
Votre registre est déjà là
UNIO24 suit déjà chaque équipement remis à un salarié ou rendu par lui. La liste de référence que l'ancien inventaire mettait des jours à construire est déjà à jour. Pas de course aux données avant l'inventaire.
Le responsable crée la session en deux clics
La personne chargée de l'inventaire ouvre UNIO24, crée un nouvel inventaire et choisit « libre-service » comme mode. Le système prépare les invitations pour chaque salarié qui a des équipements affectés.
Chaque salarié reçoit un lien personnel par e-mail
L'invitation arrive sur l'adresse e-mail professionnelle que chaque salarié utilise déjà. Le lien ouvre directement la liste des équipements qui lui sont affectés en ce moment, ni plus ni moins.
Le salarié confirme en 10 à 15 minutes
Pour chaque équipement, le salarié indique présent ou manquant, ajoute au besoin une photo ou une note rapide, et répond à quelques questions proposées par le système. La plupart terminent en 10 à 15 minutes.
Les résultats se consolident tout seuls pour le responsable
À l'échéance, UNIO24 regroupe les réponses de tous les salariés dans un seul registre. Le responsable de l'inventaire voit la vue consolidée ou entre dans le détail de n'importe quel salarié. L'inventaire est bouclé dans la journée.
Un salarié, un lien unique.
Le libre-service ne veut pas dire porte ouverte. Chaque invitation est un lien à usage unique, lié à une adresse e-mail professionnelle. Le salarié s'identifie avec un code à usage unique (OTP) avant que la liste des équipements ne s'ouvre. Les liens expirent après un délai paramétrable. Le salarié ne voit que les équipements qui lui sont affectés, pas l'inventaire complet. Chaque « présent » ou « manquant » et chaque note libre inscrivent l'identité du salarié et l'horodatage dans la piste d'audit. Le dossier complet de la session est le genre de preuve que la finance et l'audit interne peuvent remettre à un contrôleur externe sans passer une demi-journée à le remettre en ordre.
Un tableau de bord en temps réel pour le responsable de l'inventaire
Pendant que les salariés comptent, le responsable de l'inventaire suit un seul tableau de bord : l'avancement par personne, les équipements traités, ceux encore en attente, ceux signalés. Une fois l'inventaire terminé, UNIO24 affiche chaque équipement vérifié, avec en regard les manquants et les excédents.
Inventaire en libre-service : les questions fréquentes
Des réponses claires pour les responsables d'inventaire, les contrôleurs de gestion et les responsables d'agence qui évaluent l'inventaire en libre-service pour des comptages périodiques, tournants ou inopinés.
Pourquoi ne pas simplement donner un compte UNIO24 à chaque participant ?
La plupart des participants à un inventaire n'utilisent pas UNIO24 au quotidien : personnel d'agence, prestataires sur des sites éloignés, intérimaires de passage. Créer des comptes pour un inventaire de quatre jours, former les gens puis supprimer ces comptes prend plus de temps que l'inventaire lui-même, et l'informatique devient un goulot d'étranglement sur le chemin critique. Le lien à usage unique supprime toute cette boucle. Des personnes à qui vous ne donneriez jamais de compte permanent comptent quand même pour vous, en toute sécurité, et disparaissent à la clôture de la session.Un lien à usage unique est-il vraiment assez sûr pour un inventaire ?
Chaque invitation est un lien à usage unique lié à une adresse e-mail. Le participant s'identifie avec un code à usage unique (OTP) avant que la liste des équipements ne s'ouvre. Le lien est limité à une partie précise de l'inventaire, expire après un délai paramétrable, et chaque action inscrit l'identité du participant dans la piste d'audit. Pour la plupart des inventaires périodiques ou tournants, c'est une preuve bien plus solidement liée à une identité qu'un tableur partagé sur un lecteur réseau, ce dont la plupart des entreprises se servent encore aujourd'hui.
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