LICENCES SOUS CONTRÔLE
Des licences logicielles renouvelées à temps.
Un seul registre pour chaque licence et chaque poste, rattaché au salarié ou à l'appareil qui s'en sert. Des alertes de renouvellement avant l'échéance, les postes dont vous ne vous servez plus récupérés, et un rapport de conformité prêt à la seconde où un auditeur le demande.
Chaque licence, chaque poste, un seul registre.
Enregistrez chaque licence logicielle une fois : éditeur, produit, clé de licence, nombre de postes, date d'achat, échéance, coût, contrats et factures attachés. Les abonnements à plusieurs postes (un Microsoft 365 à 50 postes, les formules d'équipe d'Adobe Creative Cloud) suivent chaque poste un par un, si bien que la réaffectation tient en un clic.
Une fiche par licence : éditeur, produit, clé, postes, coût, échéance, contrat
Prise en charge des abonnements à plusieurs postes. Chaque poste adressable un par un
Typologie des licences paramétrable pour chaque organisation
Champs personnalisés par licence (numéro de commande, centre de coûts, responsable métier)
Contrats, factures et conditions de renouvellement attachés
Affectation poste par poste, à un salarié ou à un appareil du parc
Des alertes de renouvellement avant l'arrivée de l'auditeur.
Un widget Licences qui expirent est posé sur votre tableau de bord et fait remonter ce qui est le plus près de tomber : le plus proche en premier, les dates d'échéance en rouge à mesure que le délai se rapproche, le nombre de postes utilisés juste à côté de chacune. Rien ne se reconduit en silence parce que personne n'a regardé, et rien n'expire le jour où un auditeur franchit la porte. Sur tout le registre, chaque licence porte un statut active, bientôt expirée ou expirée, si bien que la situation n'est jamais à plus d'un coup d'œil.
Les licences les plus proches de l'échéance remontées sur votre tableau de bord
Dates d'échéance signalées en rouge à mesure que le délai se rapproche
Le nombre de postes utilisés affiché à côté de chacune. Ne renouvelez que ce dont vous vous servez vraiment
Statut active / bientôt expirée / expirée sur tout le registre
Affectation poste par poste, récupérée en un clic.
Chaque poste d'un abonnement à plusieurs postes est une ligne à lui seul. Affectez un poste à un salarié, et son détenteur, son service et une pastille Attribué apparaissent en face ; les postes dont personne ne se sert restent là, marqués Libre. Quand quelqu'un s'en va ou change de fonction, récupérez le poste et passez-le au suivant en un clic. L'en-tête tient le décompte à jour (sept sur dix utilisés), si bien que le surachat saute aux yeux avant le renouvellement suivant.
Chaque poste d'un abonnement à plusieurs postes est une fiche à lui seul
Les postes attribués affichent leur détenteur et son service ; les postes disponibles affichent Libre
Récupérez et réaffectez en un clic quand les gens partent ou changent de fonction
L'utilisation des postes remonte au registre, par exemple 7 sur 10 utilisés
Une fiche prête pour l'audit sur chaque licence.
Quand l'audit interne, l'auditeur de licences d'un éditeur ou votre équipe financière réclame une preuve, chaque licence porte déjà la réponse : l'éditeur et le revendeur, la clé de licence, les postes utilisés rapportés aux postes détenus, les dates de début et d'échéance, le prix, et une note portant le numéro de commande et le centre de coûts. Aucune fouille dans les boîtes mail et les disques partagés. La pièce défendable a été saisie au moment où la licence a été enregistrée.
Une fiche complète par licence : éditeur, revendeur, clé, dates, prix
Numéro de commande et centre de coûts saisis directement sur la fiche
Postes utilisés rapportés aux postes détenus : le surachat se voit d'un coup d'œil
Date d'échéance et statut sur chaque licence, prêts à être montrés
Ce qui sépare une vraie gestion des licences d'un tableur partagé.
La plupart des équipes suivent encore leurs licences logicielles dans un tableur que quelqu'un oublie de mettre à jour. Voici ce qui change quand la gestion des licences devient un module à part entière, relié à vos données de parc et de ressources humaines.
| Fonction | UNIO24 Gestion des licencesRecommandé | Tableur partagé | Outil ITAM générique |
|---|---|---|---|
| Registre | |||
| Une fiche par licence, avec clé, postes, échéance, contratUne seule source de vérité par licence | Oui | Des cellules dans un tableur | Oui |
| Prise en charge des abonnements à plusieurs postesChaque poste adressable un par un | Oui | Décompte global seulement | Parfois |
| Lien avec le parc et les salariésPoste rattaché à l'appareil ou à la personne qui s'en sert | Oui | Rapprochement à la main | Souvent partiel |
| Renouvellements et alertes | |||
| Alertes de renouvellement à temps, avant l'échéanceNotifications de plus en plus pressantes avant l'échéance | Oui | Un rappel d'agenda, si vous y pensez | Parfois |
| Alertes routées vers plusieurs interlocuteursResponsable du poste, achats, détenteur du budget | Oui | No | Limité |
| Tableau de bord des licences expiréesMarqueur actif jusqu'au renouvellement ou au retrait | Oui | Enterré dans les lignes | Parfois |
| Conformité et accès | |||
| Détection des licences excédentaires et manquantesSignale les postes payés et inutilisés ; signale les installations sans poste | Oui | No | Souvent en formule supérieure |
| Historique complet des affectations, poste par posteQui avait le poste, quand, pourquoi il a été récupéré | Oui | Perdu dans l'historique des versions | Parfois |
UNIO24 est une plateforme. La gestion des licences n'en est qu'un module.
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Les questions qui reviennent sur les licences dans UNIO24
Comment UNIO24 modélise-t-il les licences, les postes et les affectations ?
Trois couches. La Licence, c'est le contrat que vous avez acheté (éditeur, produit, clé, échéance, nombre de postes, coût). Les Postes, ce sont les places auxquelles cette licence vous donne droit (un Microsoft 365 à 50 postes = 50 postes). Une Affectation rattache un poste à un salarié (licence à l'utilisateur) ou à un appareil du parc (licence à la machine). Les trois sont adressables une par une, pour une conformité juste et une réaffectation propre.Que se passe-t-il quand un salarié part ou change de fonction ?
Récupérez le poste en deux clics. L'historique des affectations reste attaché à la licence ; le poste redevient disponible pour la personne suivante. Le tableau de bord de la gestion des licences affiche les postes récupérés, si bien que les achats tranchent : réaffecter tout de suite, ou réduire au prochain renouvellement.UNIO24 gère-t-il aussi les licences perpétuelles, et pas seulement les abonnements ?
Oui. Les licences perpétuelles (achat unique, sans échéance) se suivent de la même façon que les abonnements. La seule différence, c'est l'absence de date de renouvellement. Les contrats de maintenance portant sur des licences perpétuelles se suivent comme des fiches datées à part, reliées à la licence sous-jacente.
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