Modèle de rapport d'incident gratuit pour Excel

Un rapport d'incident est la trace écrite de ce qui a mal tourné au travail : quelqu'un s'est blessé, a failli se blesser, ou une machine, un véhicule ou un bien a été abîmé. On le rédige le jour même, la personne concernée ou son responsable, tant que chacun se souvient de l'ordre dans lequel les choses se sont passées.

L'onglet Rapport d'incident de ce classeur tient sur une page A4 et compte huit parties :

1. Le numéro du rapport, qui le rédige et quand, et s'il faut déclarer l'accident à la CPAM et à quelle date c'est fait.
2. Ce qui s'est passé : type, gravité, date, heure, lieu, et un récit des faits dans l'ordre.
3. Les personnes concernées, si quelqu'un a été blessé et les soins reçus.
4. Le matériel, les véhicules ou les biens concernés, avec le numéro d'inventaire et s'ils ont été mis hors service.
5. Les témoins, et si leur témoignage a été recueilli.
6. Les mesures immédiates (premiers secours, zone sécurisée, machine consignée) et la cause racine.
7. Les actions correctives, chacune avec un responsable et une échéance.
8. Les signatures du rédacteur, du responsable et du préventeur ou de la direction.

La partie 4 est celle que les fiches incident génériques réduisent d'habitude à une ligne « dégâts matériels ». Quand un transpalette heurte un rack, le rapport parle autant du transpalette et du montant que de la personne aux commandes, et c'est le numéro d'inventaire qui vous apprendra plus tard que ce même transpalette figure déjà dans trois rapports cette année.

La plupart des modèles de rapport d'incident gratuits s'arrêtent à la fiche. On la remplit, quelqu'un la signe, elle part dans un classeur. L'action corrective décidée en partie 7, « poser une protection de pied de rack au quai 1 », dépend alors de la mémoire de quelqu'un.

Le Registre des incidents est là pour l'éviter. Chaque rapport y devient une ligne, et la colonne Statut de l'action se remplit seule. Elle affiche SANS ACTION tant qu'aucune action corrective n'est saisie pour le rapport, OUVERTE jusqu'à ce que l'action soit faite, EN RETARD une fois l'échéance passée, et SOLDÉE dès que vous saisissez la date de réalisation. Filtrez cette colonne sur OUVERTE et EN RETARD le lundi matin, et vous avez sous les yeux la liste de ce que personne n'a encore fait.

À côté se trouve la colonne Déclaration CPAM. L'employeur déclare tout accident du travail dont il a connaissance à la caisse primaire d'assurance maladie de la victime, dans les 48 heures, dimanches et jours fériés non compris (Code de la sécurité sociale, art. L441-2 et R441-3). Mettez O dans la colonne À déclarer : le registre calcule la date limite et affiche À FAIRE, EN RETARD ou FAITE. Une ligne avec un blessé et une colonne À déclarer vide affiche À PRÉCISER, pour que la décision ne reste pas en suspens.

L'onglet Synthèse compte les incidents par type et par gravité, les personnes blessées, les jours d'arrêt, les actions et les déclarations ouvertes ou en retard, directement à partir du registre. Notez aussi les presque accidents. Un presque accident ne coûte rien à noter, et c'est l'alerte la moins chère que vous aurez avant que la même chose arrive avec quelqu'un sur le chemin. Un registre qui ne contient que des blessures vous dit où les gens se sont blessés. Il ne vous dit pas où ils vont se blesser.