Formato de Resguardo de Equipo Gratis
Control listo de entrega y devolución — quién se llevó qué, cuándo, con fecha de regreso, marca automática de lo vencido y registro de la devolución. Funciona en Microsoft Excel.
¿Qué es un formato de resguardo de equipo?
Es el registro de que un bien de la empresa quedó bajo la responsabilidad de alguien: qué salió, quién se lo llevó, en qué fecha y hasta cuándo debe regresarlo — y, al volver, en qué estado llegó. Responde la pregunta que consume el día de todos: ¿quién lo tiene ahora y cuándo lo devuelve?
Este formato gratis ya trae el registro armado, una lista desplegable alimentada por tus propios equipos y una fórmula que marca sola lo que se pasó de fecha. Sirve como control de préstamo de herramienta en obra, resguardo de equipo de cómputo en oficina y registro de equipo compartido en escuelas, estudios y clínicas. Abre en Microsoft Excel (.xlsx) y en Hojas de cálculo de Google, e imprime bien si prefieres tener una tabla junto a la puerta del almacén.
Los nombres cambian según el país: en México se le dice resguardo o carta responsiva, y en Colombia acta de entrega de equipos. El documento es el mismo. Si además necesitas el listado completo de lo que tienes —estado, ubicación, historial— súmale el inventario de activos fijos o, para herramienta, el formato de inventario de herramientas. Para equipo de protección personal el documento es otro: el formato de entrega de EPP.
Quién usa el formato de resguardo
Donde el equipo circula y tiene que regresar — descárgalo hoy y úsalo hoy.
Construcción y obra
La herramienta pasa de cuadrilla en cuadrilla — sabe quién tiene la revolvedora y hasta cuándo.
TI y oficina
Laptop de préstamo, monitor, adaptadores — se entregan al colaborador y se recuperan en la baja.
Escuelas y universidades
Equipos de alumnos, material de laboratorio y equipo audiovisual, prestados por grupo o por aula.
Estudios, eventos y renta
Cámara, lente y equipo de escenario que salen a locación — con registro de quién respondió por ellos.
Mantenimiento e inmuebles
Almacén de herramienta: lo que sale por orden de trabajo regresa al anaquel al final del día.
Clínica y laboratorio
Instrumentos y aparatos de uso común — quién los usó, cuándo y cuándo los devuelve.
Excel o UNIO24 — ¿qué te sirve para tu equipo de trabajo?
El archivo es un buen inicio. Cuando el préstamo pasa todo el día y en campo, la app hace la diferencia.
| Función | Archivo Gratis | UNIO24 GratisPara equipos con movimiento |
|---|---|---|
| Día a día | ||
| Registro de entrega y devoluciónEn el archivo es manual. UNIO24 registra cada salida y regreso con fecha y hora, en un toque. | Parcial | Sí |
| Resguardo desde el celular, en campoEscanea el código QR o de barras y resguarda el equipo desde el celular, sin laptop. | No | Sí |
| Varias personas a la vezUn archivo compartido admite un editor a la vez. UNIO24 aguanta a todo el equipo junto. | Parcial | Sí |
| Que el equipo regrese | ||
| Marca de vencidoEl archivo pinta el renglón vencido. UNIO24 además avisa a quien lo tiene y a su jefe. | Parcial | Sí |
| Recordatorio automático de devoluciónMensaje antes y después de la fecha, para que el equipo sí regrese | No | Sí |
| Historial completo por equipoTodos los responsables y fechas anteriores, guardados solos | No | Sí |
| Datos y confianza | ||
| RespaldoEl archivo depende de que tú lo guardes. UNIO24 respalda solo todos los días. | Parcial | Sí |
| Acceso desde donde seaWeb, iOS y Android — no solo en la computadora donde vive el archivo | Parcial | Sí |
| Compatible por completo | 0/ 8 | 8/ 8 |
Preguntas Frecuentes
Lo que suele salir al armar este control
¿Este formato es realmente gratis?
Sí — sin costo escondido, sin suscripción, sin tarjeta de crédito. Llena el formulario y el archivo de Excel se descarga al momento.
¿Cómo armo este control en Excel desde cero?
Empieza con un renglón por préstamo. Crea las columnas equipo, responsable, fecha de entrega, devolución prevista y devolución real. Convierte la columna de equipo en lista desplegable con Validación de datos para que los nombres queden parejos y agrega una fórmula SI que compare la fecha de hoy con la prevista para marcar lo vencido. Es justo lo que ya está armado aquí.
¿Puedo usarlo también para EPP?
Puedes, pero no conviene. El EPP casi nunca regresa: se consume, y el control gira alrededor de la reposición, no de la devolución. Para eso está el formato de entrega de EPP, con las columnas correctas y el aviso de vencimiento.
¿Qué debe llevar un buen formato de resguardo?
Cuando menos: nombre o número del equipo, quién lo recibe, fecha de entrega, fecha de devolución prevista y fecha real de regreso. Ayudan mucho: estado al entregar y al devolver, motivo o ubicación de uso y un espacio de firma cuando necesitas constancia de responsabilidad. El formato ya trae lo esencial y admite columnas extra sin romper las fórmulas.
¿Sirve como carta responsiva para descuento por daño?
El formato registra la entrega, el plazo y la devolución, que es la base de cualquier responsiva. Si el descuento por daño o extravío procede y bajo qué condiciones depende del contrato y de la ley laboral de cada país — eso lo ve jurídico o recursos humanos, no la hoja de cálculo. Usa el archivo como registro y anexa el texto de responsabilidad que maneje tu empresa.
¿Cuándo deja de alcanzar el Excel?
Normalmente cuando los préstamos ocurren más rápido de lo que alguien alcanza a capturar, cuando el equipo está en campo y la hoja se quedó en la computadora de la oficina, o cuando el archivo compartido se empieza a sobrescribir. De ahí en adelante lo que más se extraña es escanear desde el celular, el recordatorio automático y un historial confiable de quién se quedó con qué. Ahí es cuando los equipos pasan a entrega y devolución en UNIO24.
