LICENCIAS BAJO CONTROL
Licencias de software, renovadas a tiempo.
Un registro único para cada licencia y cada puesto, con seguimiento hasta el colaborador o el equipo que lo usa. Alertas de renovación antes del vencimiento, puestos recuperados que ya no usa, y un reporte de cumplimiento listo cuando un auditor lo pida.
Cada licencia, cada puesto, un solo registro.
Registre cada licencia una sola vez: proveedor, producto, clave, número de puestos, fecha de compra, vencimiento, costo, contratos y facturas adjuntos. Las suscripciones de varios puestos (Microsoft 365 de 50 puestos, planes de equipo de Adobe Creative Cloud) controlan cada puesto por separado; reasignar toma un clic.
Ficha por licencia: proveedor, producto, clave, puestos, costo, vencimiento y contrato
Suscripciones con varios puestos, cada uno direccionable por separado
Categorías de licencia configurables según su organización
Campos personalizados por licencia (orden de compra, centro de costo, responsable del gasto)
Contratos, facturas y condiciones de renovación adjuntos
Puesto asignado a un colaborador o a un equipo
Alertas de renovación antes de que llegue la auditoría.
Un widget de Licencias por vencer, en su panel, muestra lo más próximo a caducar: fecha en rojo conforme se acerca el plazo, puestos en uso al lado de cada una. Nada se renueva solo sin que nadie note, y nada vence el día en que llega un auditor. Cada licencia lleva un estatus de activa, por vencer o vencida, así que el panorama está siempre a un vistazo.
Las licencias más próximas a vencer, destacadas en su panel
Fechas marcadas en rojo conforme se acerca el plazo
Puestos en uso junto a cada licencia. Renueve solo lo que usa
Estatus de activa / por vencer / vencida en todo el registro
Asignación por puesto, recuperada en un clic.
Cada puesto de una suscripción de varios puestos es su propia línea. Asigne un puesto a un colaborador y aparecen el titular, su área y la etiqueta Asignado; el que nadie usa queda marcado Libre. Cuando alguien sale o cambia de área, recupere el puesto y entréguelo a la siguiente persona en un clic. El encabezado mantiene el conteo (siete de diez en uso), así que la sobrecompra queda evidente antes de la próxima renovación.
Cada puesto de la suscripción es su propio registro
Los puestos asignados muestran titular y área; los libres aparecen como Libre
Recupere y reasigne en un clic cuando alguien sale o cambia de área
El uso de puestos se refleja en el registro general, por ejemplo 7 de 10 en uso
Un registro listo para auditoría en cada licencia.
Cuando auditoría interna, el auditor de un proveedor o finanzas piden una prueba, cada licencia ya tiene la respuesta: proveedor y distribuidor, clave de licencia, puestos en uso contra puestos contratados, fechas de inicio y vencimiento, precio y una nota con la orden de compra y el centro de costo. Sin correr entre bandejas de correo y carpetas compartidas. El registro que sostiene la respuesta se capturó al dar de alta la licencia.
Registro completo por licencia: proveedor, distribuidor, clave, fechas y precio
Orden de compra y centro de costo, capturados en el mismo registro
Puestos en uso contra puestos contratados: la sobrecompra, visible de un vistazo
Fecha de vencimiento y estatus en cada licencia, listos para mostrar
Lo que separa la gestión de licencias real de una hoja de cálculo compartida.
La mayoría de los equipos aún controla licencias en una hoja de cálculo que alguien olvida actualizar. Esto cambia cuando la gestión de licencias se vuelve un módulo conectado con sus datos de activos y personal.
| Capacidad | UNIO24 Gestión de LicenciasRecomendado | Hoja de cálculo compartida | Herramienta genérica de ITAM |
|---|---|---|---|
| Registro | |||
| Ficha con clave, puestos, vencimiento y contratoRegistro único de verdad por licencia | Sí | Celdas en una hoja de cálculo | Sí |
| Suscripciones con varios puestosCada puesto direccionable por separado | Sí | Solo el conteo agregado | A veces |
| Vínculo con activos y colaboradoresPuesto vinculado a quien lo usa: equipo o persona | Sí | Cruce manual de referencias | A menudo parcial |
| Renovaciones y alertas | |||
| Alertas de renovación antes del vencimientoNotificaciones escalonadas antes del vencimiento | Sí | Recordatorio de calendario, si lo recuerda | A veces |
| Alertas dirigidas a varios responsablesResponsable del puesto, compras, dueño del presupuesto | Sí | No | Limitado |
| Panel de licencias vencidasActiva hasta la renovación o la baja | Sí | Perdido entre filas | A veces |
| Cumplimiento y accesos | |||
| Detección de exceso y déficit de licenciasPuestos pagados sin uso; instalaciones sin puesto asignado | Sí | No | A menudo, plan superior |
| Historial completo de asignación por puestoQuién tuvo el puesto, cuándo y por qué se recuperó | Sí | Se pierde en el historial de versiones | A veces |
UNIO24 es una plataforma. Gestión de Licencias es un módulo de ella.
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Preguntas frecuentes sobre gestión de licencias en UNIO24
¿Cómo modela UNIO24 las licencias, los puestos y las asignaciones?
Tres niveles: la Licencia es el contrato comprado (proveedor, producto, clave, vencimiento, puestos, costo); los Puestos son los espacios que habilita (Microsoft 365 de 50 puestos son 50 puestos); la Asignación vincula un puesto a un colaborador (licencia por usuario) o a un equipo (licencia por máquina). Los tres niveles son direccionables por separado: cumplimiento exacto, reasignación simple.¿Qué pasa cuando un colaborador sale de la empresa o cambia de área?
Recupere el puesto en dos clics. El historial queda anexado a la licencia y el puesto disponible para la siguiente persona. El panel muestra los puestos recuperados, así que compras decide: reasignar de inmediato o reducir en la próxima renovación.¿UNIO24 controla también licencias perpetuas, o solo suscripciones?
Sí. Las licencias perpetuas (compra única, sin vencimiento) se controlan igual que las suscripciones; solo no tienen fecha de renovación. El contrato de soporte se registra aparte, con fecha propia, vinculado a la licencia base.
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