Modèle gratuit de registre de prêt de matériel pour Excel

Un registre de prêt de matériel prêt à l'emploi pour les équipes qui partagent outils et appareils : notez qui a pris quoi, quand c'est sorti et quand ça doit revenir, avec un signalement des retards et le suivi des retours. Fonctionne dans Microsoft Excel.

Registre des prêts du modèle : colonnes Matériel, Emprunteur, Date de sortie, Retour prévu, Retour effectif, Statut et État à la sortie

Qu'est-ce qu'un registre de prêt de matériel ?

Un registre de prêt de matériel est un journal simple pour le matériel partagé : chaque fois que quelqu'un prend un outil, un ordinateur portable, un appareil photo ou un équipement, on y note son nom, le matériel, la date de sortie et la date de retour prévue, puis le retour sur la même ligne quand le matériel revient. Il répond à la question qui dévore un temps fou chaque semaine : qui l'a en ce moment, et quand revient-il ?

Ce modèle gratuit vous donne un registre de prêt qui fonctionne : les colonnes sont déjà montées, avec une liste déroulante de votre matériel et une formule qui signale tout retard. Servez-vous-en comme registre de sortie d'outillage sur un chantier, pour les appareils prêtés aux salariés par le service informatique, ou comme journal du matériel partagé d'une école, d'un studio ou d'un cabinet. Le fichier s'ouvre dans Microsoft Excel (.xlsx) et s'imprime en paysage, toutes les colonnes sur la largeur de la page, si vous préférez garder une feuille sur un porte-bloc près de la porte.

Le registre de prêt, c'est la moitié « sortie » de la gestion de parc. S'il vous faut aussi l'état complet de tout ce que vous possédez (état, emplacement, historique d'entretien), associez-le au tableau d'inventaire du matériel ou, pour l'outillage à main et électroportatif, au modèle d'inventaire de l'outillage.

Qui utilise un registre de prêt de matériel

Partout où du matériel est partagé et doit revenir : installez-le et commencez aujourd'hui.

BTP et artisans

Outils et matériel qui circulent entre les équipes et les chantiers : sachez qui a pris la bétonnière et quand elle doit revenir.

Informatique et bureaux

Portables de prêt, écrans et adaptateurs : prêtez-les aux salariés et récupérez-les à leur départ.

Écoles et universités

Ordinateurs des élèves, matériel de laboratoire et audiovisuel, sortis par classe ou par salle.

Studios, événementiel et location audiovisuelle

Appareils photo, objectifs et matériel de scène partis en tournage ou en prestation : enregistrés et retrouvés.

Services techniques et maintenance

Le magasin d'outillage : outils à main et échelles sortis pour chaque ordre de travail et remis au tableau.

Cabinets médicaux et laboratoires

Instruments et appareils partagés : une trace claire de qui a utilisé quoi, et du moment où c'est revenu.

Tableur ou UNIO24 : qu'est-ce qui convient à votre équipe ?

Une feuille, c'est un bon début. Quand les prêts s'enchaînent toute la journée, en déplacement, une application devient rentable.

FonctionFeuille gratuiteUNIO24 gratuitRecommandé pour les équipes chargées
Prêts au quotidien
Sortir et rendre du matérielLa feuille le fait à la main. UNIO24 enregistre chaque sortie et chaque retour en un geste, horodatés.PartielOui
Sortie sur mobile, sur placeScannez un QR code ou un code-barres pour sortir un équipement depuis un téléphone, sans ordinateur.NoOui
Plusieurs personnes à la foisDans Excel, une feuille partagée ne se modifie que par une personne à la fois. UNIO24 suit toute l'équipe en direct.PartielOui
Garder la main sur les retours
Signalement des retardsLa feuille signale les prêts en retard. UNIO24 prévient aussi automatiquement l'emprunteur et le responsable.PartielOui
Rappels de retour automatiquesUn message avant et après la date prévue, pour que le matériel revienne vraimentNoOui
Historique complet des prêts par équipementChaque emprunteur et chaque date passés pour un équipement, conservés automatiquementNoOui
Données et fiabilité
SauvegardesUne feuille compte sur vous pour être enregistrée. UNIO24 sauvegarde automatiquement chaque jour.PartielOui
Accessible partoutWeb, iOS et Android, pas seulement là où se trouve le fichierPartielOui
Prise en charge complète0/ 88/ 8

Questions fréquentes

Tout ce qu'il faut savoir sur le registre de prêt de matériel gratuit

Le registre de prêt de matériel est-il vraiment gratuit ?

Oui : aucun coût caché, aucun abonnement, aucune carte bancaire. Remplissez le formulaire, et le téléchargement du fichier Excel démarre aussitôt.

Comment faire un registre de prêt sur Excel ?

Commencez par une ligne par prêt. Ajoutez des colonnes pour le matériel, l'emprunteur, la date de sortie, le retour prévu et le retour effectif. Transformez la colonne du matériel en liste déroulante avec la validation des données, pour que les noms restent cohérents, puis ajoutez une petite formule (un SI qui compare la date du jour au retour prévu) pour signaler les retards. C'est exactement ce que ce modèle contient déjà : vous sautez la mise en place et vous commencez à noter les prêts.

Peut-on s'en servir comme registre des clés ?

Oui. Listez chaque clé ou trousseau dans l'onglet Liste du matériel avec son propre numéro, par exemple K-014 pour la chaufferie ou K-022 pour le fourgon 3, et chaque remise devient une ligne avec le détenteur, la date de sortie et le retour prévu. Une clé toujours dehors après la date prévue affiche EN RETARD dans la colonne Statut, et l'onglet En retard compte combien il y en a. Pour les passes, notez le numéro de la clé dans la colonne Remarques, pour qu'une clé perdue puisse être rapprochée des serrures qu'elle ouvre.

Quand passer du registre de prêt à un logiciel ?

En général quand les prêts vont plus vite que la mise à jour du fichier, quand le matériel bouge sur le terrain alors que le fichier reste sur un ordinateur de bureau, ou quand une feuille partagée se fait sans cesse écraser. Au-delà, les manques se font sentir : pas de sortie par scan sur mobile, pas de rappel de retour automatique, pas d'historique fiable de qui a perdu quoi. C'est le moment où les équipes passent à un outil comme le prêt et retour de matériel dans UNIO24.

Que doit contenir un registre de prêt de matériel ?

Au minimum : le matériel ou son numéro d'inventaire, le nom de l'emprunteur, la date de sortie, le retour prévu et une date de retour effectif. Utiles en plus : l'heure de sortie (dans la colonne Remarques, par exemple), l'état à la sortie et au retour, l'objet du prêt ou le chantier, et une colonne de signature si vous devez pouvoir prouver qui a pris quoi. Le modèle contient l'essentiel, plus l'état à la sortie et au retour et une colonne de remarques ; le reste s'ajoute vite.

Peut-on s'en servir pour le prêt d'outillage ?

Oui. La feuille convient à tout matériel partagé : outillage à main et électroportatif, ordinateurs portables, appareils photo, instruments de laboratoire, audiovisuel. Sur un chantier, on parlera de registre de sortie d'outillage ; au bureau, de registre de prêt de matériel : les colonnes sont les mêmes. Pour un suivi plus complet de l'outillage, avec catégories et historique d'entretien et d'étalonnage, associez-le au modèle d'inventaire de l'outillage.

Quelle différence entre un registre de prêt et un tableau d'inventaire ?

Un registre de prêt suit les mouvements : qui a un équipement en ce moment et quand il doit revenir. Un tableau d'inventaire suit le matériel lui-même : tout ce que vous possédez, son état, son emplacement et sa valeur. Les deux vont ensemble : l'inventaire est la liste de référence, le registre consigne ce qui sort et ce qui revient. Les petites équipes commencent souvent par le registre seul et ajoutent l'inventaire plus tard.

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