LICENZE E RINNOVI
Licenze software che non si rinnovano di nascosto.
Un elenco per ogni abbonamento e per le postazioni che comprende, legate alla persona o al dispositivo che la usa. Avvisi che partono novanta giorni prima, postazioni recuperate quando qualcuno esce, e la prova pronta quando l'amministrazione chiede conto della spesa software.
Ogni licenza e ogni postazione, censite una volta.
La licenza si registra una volta sola: fornitore, prodotto, chiave, quante postazioni comprende, data di acquisto, scadenza, costo, contratto e fatture allegate. Gli abbonamenti multi-postazione — un Microsoft 365 da 50, un piano team di Adobe Creative Cloud — tengono ogni postazione separata dalle altre, così riassegnarla è un clic e non una riga da riscrivere a mano.
Il rilevamento in rete dei computer e la sincronizzazione con l'MDM stanno nel modulo di IT asset management, e il portatile resta agganciato alla licenza che ci gira sopra.
Scheda per licenza: fornitore, prodotto, chiave, postazioni, costo, scadenza, contratto
Abbonamenti multi-postazione, con ogni postazione indirizzabile da sola
Tipologie di licenza configurabili per come le classifichi tu
Campi personalizzati: numero d'ordine, centro di costo, referente interno
Contratti, fatture e condizioni di rinnovo allegati alla scheda
Assegnazione della singola postazione a una persona o a un dispositivo
L'avviso arriva prima che il rinnovo scatti da solo.
Sulla dashboard c'è un riquadro con le licenze in scadenza: prima le più vicine, la data che vira al rosso mentre il termine si avvicina, le postazioni occupate scritte di fianco. Nessun abbonamento si rinnova per un altro anno mentre nessuno guardava, e nessuno scopre a gennaio di aver pagato dodici mesi di uno strumento abbandonato a marzo. Su tutto l'elenco ogni licenza porta il suo stato: attiva, in scadenza, scaduta.
Il calendario dei rinnovi e la spesa per fornitore finiscono anche nelle analisi pronte, se la domanda arriva dall'amministrazione invece che dall'IT.
Le licenze più vicine alla scadenza in cima alla dashboard
La data di scadenza vira al rosso quando manca poco
Postazioni occupate accanto a ciascuna: rinnovi quello che usi davvero
Stato attiva, in scadenza o scaduta su tutto l'elenco
Una postazione per riga, recuperata con un tocco.
In un abbonamento multi-postazione ogni postazione — il «seat» dei listini in inglese — ha la sua riga. La assegni a una persona e compaiono il nome, il reparto e il segno che è occupata; quelle che nessuno usa restano marcate libere. Quando qualcuno cambia ruolo o lascia l'azienda, la recuperi e la passi alla persona dopo senza scrivere al fornitore. In testa resta il conto vivo — sette su dieci occupate — e l'acquisto in eccesso si vede prima del rinnovo, invece che leggendo la fattura dell'anno seguente.
Il portatile lo riprendi in magazzino; la postazione la stacchi da qui.
Ogni postazione di un abbonamento è un record a sé
Occupata mostra nome e reparto, libera resta segnata come tale
Recupero e riassegnazione immediati quando il personale cambia
Il conteggio sale sulla scheda della licenza: 7 su 10 occupate
La prova sta già scritta sulla scheda.
Quando la revisione interna, il fornitore o l'amministrazione chiedono conto di una licenza, la risposta è già lì: produttore e rivenditore, chiave, postazioni possedute contro postazioni assegnate, data di inizio e di scadenza, prezzo, più una nota che porta il numero d'ordine e il centro di costo. Niente caccia nelle caselle di posta di tre persone e in due cartelle condivise. Quello che serve dimostrare è stato raccolto quando la licenza è entrata a sistema.
Record completo: produttore, rivenditore, chiave, date, prezzo
Numero d'ordine e imputazione contabile scritti sul record
Postazioni possedute contro assegnate: il sovrappiù si vede subito
Data di scadenza e stato su ogni licenza, pronti da mostrare
Un modulo per le licenze contro il foglio che tutti abbiamo ereditato.
Quasi ovunque le licenze stanno ancora su un foglio condiviso che qualcuno si dimentica di aggiornare. Ecco cosa cambia quando diventano un modulo vero, collegato ai beni e alle persone.
| Funzione | UNIO24 LicenzeConsigliato | Foglio condiviso | Strumento ITAM generico |
|---|---|---|---|
| Registrazione | |||
| Scheda con chiave, postazioni, scadenza e contrattoUn solo record per licenza | Sì | Celle in un file | Sì |
| Abbonamenti multi-postazioneOgni postazione indirizzabile da sola | Sì | Solo il totale | A volte |
| Legame con beni e dipendentiLa postazione è legata a chi o a cosa la usa | Sì | Incrocio manuale | Spesso parziale |
| Rinnovi e avvisi | |||
| Avvisi di rinnovo scaglionatiQuattro solleciti, dal novantesimo giorno in poi | Sì | Promemoria in agenda, se qualcuno lo mette | A volte |
| Avvisi a più destinatariChi occupa la postazione, gli acquisti, il responsabile di budget | Sì | No | Limitato |
| Vista delle licenze scaduteStato attivo fino al rinnovo o alla dismissione | Sì | Sepolta fra le righe | A volte |
| Conformità e accessi | |||
| Postazioni pagate a vuoto e installazioni scoperteSegnala il sovrappiù e le installazioni senza postazione | Sì | No | Di solito nel piano alto |
| Storico completo di ogni postazioneChi la teneva, da quando, perché è stata recuperata | Sì | Perso nella cronologia del file | A volte |
UNIO24 è una piattaforma. Le licenze sono un modulo.
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Quello che si chiede dopo la prima settimana
Come stanno insieme licenza, postazioni e assegnazioni?
Tre livelli. La licenza è il contratto che hai comprato: fornitore, prodotto, chiave, scadenza, numero di postazioni, costo. Le postazioni sono i posti che quel contratto ti dà — un Microsoft 365 da cinquanta postazioni sono cinquanta righe. L'assegnazione lega una postazione a una persona, quando la licenza è per utente, oppure a un dispositivo, quando è legata alla macchina. I tre livelli si guardano e si modificano uno per uno: è così che il conto della conformità torna e che una postazione si sposta senza toccare il resto.Cosa succede quando qualcuno se ne va o cambia ruolo?
La postazione si recupera in due clic. Lo storico delle assegnazioni resta attaccato alla licenza, mentre la postazione torna libera per la persona successiva. Nel cruscotto le postazioni recuperate si vedono a parte, così chi segue gli acquisti sceglie a ragion veduta: riassegnarla subito, oppure comprarne una in meno al prossimo rinnovo.Le licenze perpetue ci stanno, o vale solo per gli abbonamenti?
Ci stanno, e si trattano allo stesso modo: acquisto una tantum, nessuna data di rinnovo, tutto il resto uguale. I contratti di manutenzione che ci girano intorno li tieni come record datati a parte, agganciati alla licenza sotto, così la scadenza del supporto non si confonde con quella del diritto d'uso.
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