L'inventario dei beni mobili tenuto giorno per giorno, non ricostruito a dicembre
La normativa impone all'ente di tenere l'inventario dei beni mobili, e il regolamento di contabilità dice chi ne risponde. UNIO24 tiene quel registro vivo: ogni bene con il suo consegnatario, carico e scarico scritti quando avvengono, la ricognizione fatta con il telefono e non con i fogli stampati.
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Ogni bene ha un consegnatario, e il passaggio si scrive quando avviene.
Il portatile sta a un istruttore amministrativo. Il decespugliatore è in carico alla squadra manutenzioni. Il videoproiettore dell'aula consiliare non è in carico a nessun ufficio, e che manchi lo si scopre a seduta iniziata.
UNIO24 scrive chi risponde di ogni bene dentro il registro dei cespiti, a partire dal carico. Quando una persona cambia ufficio, quando un bene passa di sede, quando un sub-consegnatario prende in consegna la dotazione di un plesso, il movimento resta scritto con data, causale e documento allegato, e chi riceve conferma dal telefono. Un anno dopo la catena si rilegge dall'inizio.
Consegnatario e sub-consegnatario su ogni bene, aggiornati a ogni movimento
Catena completa: chi lo tiene adesso, chi lo teneva prima, con quale documento
Ubicazione, ufficio e dati di acquisto: valore, fornitore, garanzia, fonte di finanziamento
La manutenzione parte dal piano oppure da chi segnala.
Un intervento nasce in due modi. Il piano legato al singolo bene lo fa scattare da sé: prova mensile del gruppo elettrogeno, controllo stagionale delle caldaie scolastiche, tagliando dell'autocarro a chilometraggio. Oppure lo apre chi vede il guasto: l'operaio in strada, o il cittadino che scrive da un modulo pubblico, senza account.
In entrambi i casi nasce un ordine di lavoro, che la squadra porta a termine dove si trova, con checklist, ricambi usati e foto. Le regole di smistamento mandano ogni segnalazione all'ufficio che se ne occupa, così la buca in strada non finisce nella coda dell'informatica.
Piani a calendario, a ore o a chilometri che aprono e assegnano il lavoro
Segnalazioni da app, modulo pubblico o email, smistate per ufficio
Chiusura dal telefono con checklist, ricambi e foto, scritte sul bene
Lo storico resta anche dopo che il bene esce dall'inventario.
Su ogni bene lo storico sta in ordine di data: interventi, riparazioni, trasferimenti, controlli, cambi di consegnatario. Foto e documenti allegati all'evento a cui appartengono, e un log con chi ha modificato quale campo e quando.
La dismissione non cancella niente. Data, motivo, destinazione e il documento che l'ha autorizzata restano sulla scheda, e la scheda resta consultabile. È la parte che serve mesi dopo, quando qualcuno chiede conto di un bene che nell'elenco corrente non c'è.
Cronologia del bene: interventi, trasferimenti, controlli, passaggi di consegna
Foto e documenti su ogni evento; log delle modifiche con utente, data e campo
Alienazione e fuori uso scritti sul bene, con lo storico che resta leggibile
Uffici che lavorano in modo diverso sopra gli stessi beni.
L'ufficio tecnico segue mezzi e attrezzature, l'economato le dotazioni delle sedi, l'informatica computer e apparati di rete. Metodi diversi, e sotto la stessa riga di inventario: l'accesso segue l'ufficio, e la ragioneria legge il consolidato senza chiedere file in giro. Sul parco informatico servono anche i dispositivi rilevati in rete e le licenze contate per postazione: quella parte la copre il modulo di IT asset management, senza duplicare l'inventario.
La ricognizione periodica esce dalla carta. Si apre una sessione di conta, si gira scansionando le etichette di inventario, e a fine giro mancanti, eccedenze e beni trovati altrove sono già separati, con chi ha verificato ogni riga accanto. Quello che esce sono i dati: elenco filtrato per ufficio, ubicazione, esercizio o fonte di finanziamento, in Excel o CSV, con la data dell'estrazione sopra. Il modello ufficiale lo compila e lo firma chi ne ha titolo. Il privato lavora diversamente: tutti i settori.
Struttura per ufficio e per sede, con visibilità diversa a ogni livello
Ricognizione a scansione: mancanti, eccedenze e beni fuori posto separati a fine giro
Esportazione datata in Excel o CSV, filtrata per ufficio, ubicazione o fonte di finanziamento
L'economato, il plesso, l'officina e la ragioneria
- Carichi e scarichi in attesa di conferma, in fila per data
- Dotazione per persona e per ufficio, pronta al passaggio
- Beni senza consegnatario: la riga da cui parte ogni contestazione
- Elenco dei beni della propria sede, aggiornato mentre arrivano
- Consegna a chi lo usa scansionando l'etichetta, con conferma dal telefono
- Trasferimento verso un'altra sede in due passaggi, documento allegato
- Coda degli interventi per stato, con le segnalazioni della notte
- Piano per bene: prove periodiche, controlli, tagliandi dei mezzi
- Ore e ricambi scritti sull'intervento mentre lo si chiude
- Esito della ricognizione con differenze e note, riga per riga
- Valore di acquisto e fonte di finanziamento su ogni bene
- Estrazione datata per ufficio o esercizio
Dove trova posto nella pubblica amministrazione
UNIO24 lavora negli enti in cui beni, mezzi e dotazioni informatiche passano per le mani di più uffici e devono restare rintracciabili.
Comuni
Uffici, scuole, magazzino comunale e mezzi, tutti a inventario
Unioni di comuni e consorzi
Beni conferiti da più enti, ognuno con il proprio consegnatario
Province e città metropolitane
Edifici scolastici, strade e parco mezzi sul territorio
Scuole, istituti e università
Laboratori, informatica e beni durevoli, con il sub-consegnatario di plesso
Servizi pubblici locali
Reti, contatori e mezzi, con il registro che la controllante chiede
Polizia locale e protezione civile
Apparati radio, vestiario, mezzi e attrezzature con il loro assegnatario
Come si presenta il registro il primo giorno.
Non sono promesse di risparmio: sono le condizioni di partenza.
Prima che serva un impegno di spesa
Tutte le funzioni accese e nessuna carta di credito, il tempo di capire se tiene.
Per aggiungere un sub-consegnatario
Le fasce contano i beni a registro, non le persone: ogni ufficio entra con il proprio account.
Dei movimenti con data, persona e causale
Carico, scarico, trasferimento e dismissione restano scritti, e una ricognizione li ripercorre a ritroso.
Per bene, dal carico alla dismissione
Interventi, verifiche e documenti stanno lì, anche dopo l'uscita dall'elenco corrente.
Quello che chiedono economato e ragioneria
Il consegnatario cambia a fine incarico. Il passaggio di consegne cosa produce?
L'elenco dei beni a suo carico, con ubicazione, stato rilevato e la data di ogni consegna. Chi subentra accetta riga per riga dal telefono, e le righe contestate restano aperte con la nota di chi le ha viste. Il verbale lo firmi tu con lui: da qui esce l'allegato, non l'atto.
