Grátis nunca significa sem custo. Significa que o custo é pago em outra moeda — quase sempre a hora de alguém.
As três opções que existem
1. Planilha
Excel ou Google Planilhas. Gratuito, sem limite de itens, todo mundo sabe usar, funciona hoje.
Resolve: cadastro de bens, registro de movimentação, relatório simples, base para inventário.
Cobra em: disciplina. A planilha aceita tudo — linha incompleta, código duplicado, data digitada como texto —, e ninguém percebe até o dado ser necessário. E ela não vai até o bem: alguém precisa estar na frente do arquivo para registrar qualquer coisa.
Como fazer direito: abas separadas para cadastro e movimentação, PROCV trazendo a descrição a partir do código, validação de dados nas colunas de agrupamento, formatação condicional marcando atraso. O guia de controle em planilha monta isso passo a passo, com as fórmulas.
2. Software livre auto-hospedado
Existem sistemas de gestão de ativos com licença aberta e comunidade ativa. A licença custa zero.
Resolve: cadastro estruturado, multiusuário, histórico, controle de permissão — recursos de sistema pago, sem mensalidade.
Cobra em: infraestrutura e administração. Servidor (ou VPS), instalação, banco de dados, backup testado, certificado, atualização de segurança. Quando o servidor cai numa sexta-feira, o suporte é você.
Quando faz sentido: existe equipe de TI com capacidade ociosa e política de dados que prefira manter tudo dentro de casa. Sem isso, a economia da licença é anulada pelo custo de administração — e pelo risco de descobrir que o backup nunca funcionou justo no dia em que era necessário.
3. Plano gratuito de sistema em nuvem
Vários sistemas oferecem uma faixa gratuita, limitada por número de itens, de usuários ou de recursos.
Resolve: o produto completo dentro do limite — leitura pelo celular, histórico, permissões, backup, atualização, sem infraestrutura para manter.
Cobra em: limite, e em risco de mudança de regra. O limite é honesto quando declarado com clareza; o risco é o fornecedor mudar a política depois que os dados já estão lá dentro. Antes de começar, verifique como se exporta tudo — se a exportação for difícil, o grátis é uma armadilha de saída.
A pergunta que decide
Não é quantos bens você tem. É quantas pessoas precisam registrar movimentação.
- Uma pessoa → planilha resolve, e resolve por bastante tempo.
- Duas a cinco pessoas, no mesmo prédio → Google Planilhas resolve a edição simultânea; o resto continua manual.
- Mais de uma pessoa registrando fora do escritório → nenhuma opção de planilha alcança. Aqui o gratuito de verdade acabou, e a escolha é entre plano grátis limitado de um sistema em nuvem ou software livre com alguém para administrar.
O custo que a planilha esconde
Uma conta simples, com números conservadores. Inventário anual de 400 bens:
- levantamento em prancheta: cerca de 1,5 minuto por item = 10 horas
- digitação posterior: cerca de 1 minuto por item = 7 horas
- conferência de divergência e correção: 4 a 6 horas
São aproximadamente 22 horas de trabalho, uma vez por ano, sem contar as movimentações do dia a dia. A um custo interno na faixa de R$ 35 a R$ 45 por hora — salário com encargos —, o inventário anual custa entre R$ 770 e R$ 990 em folha.
Com leitura de etiqueta pelo celular, a mesma contagem cai para algo em torno de 6 a 8 horas e a digitação desaparece, junto com os erros que ela introduzia. A calculadora de ROI fecha essa conta com os seus números em vez dos meus.
Isso não significa que a planilha esteja errada. Significa que o "grátis" dela tem preço, e que o preço cresce com o parque.
Como começar de graça hoje
Um caminho que funciona independentemente do que você escolher depois:
- Levante uma área, não a empresa inteira. Uma sala, um andar, um almoxarifado.
- Defina o código — sequencial com prefixo, sem significado embutido.
- Gere as etiquetas com o gerador de QR em lote, gratuito e sem cadastro, e imprima em folha adesiva A4.
- Cole e conte, cronometrando. O tempo por item que sair dali é o dado que dimensiona todo o resto.
- Só então decida a ferramenta, com um número em mãos em vez de uma estimativa.
Os passos 1 a 4 não custam nada além do tempo e da folha de etiqueta, e produzem exatamente o insumo de que qualquer sistema futuro vai precisar: um cadastro limpo, com código único por bem.
Sobre o nosso plano gratuito
Para não fingir neutralidade: o UNIO24 tem plano grátis até 50 itens, com usuários ilimitados, leitura por QR, histórico e inventário. É a faixa em que costuma caber um setor, uma unidade pequena ou um piloto.
Se o seu parque tem 400 bens, o plano gratuito não vai resolver o problema inteiro; vai resolver o piloto, que é onde você descobre se a ferramenta serve antes de gastar.
Perguntas frequentes
Existe sistema de controle de patrimônio realmente gratuito?
Existem três categorias. Planilha, que é gratuita e sem limite mas exige que alguém a mantenha. Software livre auto-hospedado, que é gratuito em licença e cobra em servidor, instalação e manutenção. E planos gratuitos de sistemas em nuvem, limitados por quantidade de itens ou de usuários. Nenhum é grátis em tempo de trabalho.
Qual o custo escondido de uma planilha?
A hora de quem digita, e o erro que ninguém vê. Um inventário anual feito em prancheta e digitado depois consome dias de trabalho e introduz erros de digitação direto no cadastro. Enquanto o parque é pequeno isso é barato; a partir de algumas centenas de itens, o custo em salário supera com folga a mensalidade de um sistema.
Vale a pena usar um sistema open source de gestão de ativos?
Vale quando existe alguém de TI que assume a instalação, o backup e as atualizações. Sem esse alguém, o projeto morre na primeira atualização de segurança pendente ou no dia em que o servidor cai. A licença é gratuita, o tempo de administração não.
Quando parar de usar a opção gratuita?
Quando mais de uma pessoa precisa registrar movimentação, quando o registro tem que acontecer longe do computador, ou quando alguém passa a exigir assinatura na entrega de equipamento. Antes disso, o gratuito costuma ser a decisão financeira correta.
A opção gratuita certa é a que sobrevive à segunda pessoa que precisa usá-la. Comece pela mais simples que atende hoje, meça o tempo, e troque quando o número — não o vendedor — disser que chegou a hora.
