Como montar um controle de retirada e devolução em planilha

O caderno na porta da ferramentaria funciona até o dia em que alguém precisa saber, agora, quem está com o alicate de crimpar.

Segunda-feira, 9h47. A equipe comercial tem apresentação com cliente às 10h e precisa do projetor portátil. Ninguém sabe onde ele está. O grupo do WhatsApp ferve. Alguém afirma que o Davi, da engenharia, levou na sexta. O Davi jura que devolveu. Não devolveu: o projetor está no porta-malas do carro dele, no estacionamento da empresa.

Troque o projetor por uma furadeira de impacto, um notebook de campo, um multímetro calibrado ou aquele adaptador que todo mundo usa e ninguém encontra, e a cena serve para quase qualquer operação. Quem já viveu isso uma vez sabe que o problema não é o equipamento sumir de vez. É o meio-dia perdido procurando algo que estava o tempo todo com alguém da casa.

No guia principal de controle em planilhas, o registro de retirada e devolução aparece como uma das cinco abas do sistema. Aquela seção resume; esta desce ao detalhe, porque é nessa aba que o controle de bens costuma se firmar ou desmoronar. Vamos montar o sistema completo, do zero, com fórmulas que funcionam de verdade.

Antes de começar

Um controle de retirada não existe no vácuo: ele precisa de algo de onde retirar. Você precisa de duas coisas: um cadastro de bens já montado, mesmo que simples, com código, descrição e categoria, e uma decisão sobre quem opera o controle. Sem cadastro, você vai digitar a descrição do item em toda linha e o registro vira texto livre, que não soma e não filtra.

Confira o que deve estar pronto antes da primeira fórmula:

• Cadastro de bens. Uma linha por item, cada um com código único (PAT-001, PAT-002). Se ainda não existe, o guia principal mostra a montagem inteira. Monte primeiro, volte depois.
• Aba de listas auxiliares. Colaboradores, setores e situações em listas fechadas, prontas para alimentar as validações de dados.
• A escolha entre Excel e Google Planilhas. Decidida antes, não no meio do caminho.

Sobre essa escolha, um recorte específico para retirada e devolução: o Google Planilhas leva vantagem por um único motivo, a edição simultânea. Quando a Carla do comercial registra a saída de uma câmera no mesmo minuto em que o Tomás do suporte procura outra, você não quer conflito de arquivo nem versão salva por cima. Operação de uma pessoa só trabalha bem no Excel. Equipe de três ou mais, Google Planilhas, sem hesitar.

Os campos que importam

Aqui é onde a maioria erra. Ou registra pouco demais (nome e data, que não respondem nada) ou monta um monstro de vinte colunas que ninguém quer preencher. Depois de anos de ajuste, o equilíbrio ficou assim: colunas suficientes para o registro ser útil, poucas o bastante para ninguém pular o processo.

Obrigatórios

Dez colunas, e quatro delas se preenchem sozinhas. Cada uma responde a uma pergunta que alguém vai fazer: o quê, com quem, desde quando, até quando, voltou, e há quanto tempo está fora.

Úteis quando fazem sentido

Se a equipe aguenta mais algumas colunas sem se revoltar:

• Obra ou unidade de destino. Essencial em construção e em rede de lojas. Quem controla ferramenta em obra sabe que "com quem" sem "em qual obra" resolve metade do problema.
• Motivo ou projeto. "Apresentação para o cliente Acme." Útil quando alguém pergunta por que o item saiu.
• Aprovado por. Para bens acima de R$ 5.000, exija o aval de um gestor.
• Estado na saída. Ótimo / Bom / Regular / Ruim. Protege os dois lados.
• Estado na volta. Mesma escala. Se saiu "Bom" e voltou "Ruim", você sabe com quem conversar.
• Quem entregou e quem recebeu na volta. Em operação com almoxarife, fecha o circuito.
• Assinatura. Em papel, se for o caso: o termo de responsabilidade assinado ainda é o documento que o RH cobra.
• Observações. Texto livre para o que não cabe em lista. "Voltou sem o cabo de força" merece registro.

O que não colocar

Descrição completa do bem, número de série, data de compra, garantia, valor. Tudo isso mora no cadastro e é trazido por fórmula quando preciso. Repetir informação em duas abas garante que elas vão divergir. E cada campo a mais é um campo que alguém precisa preencher, ou seja, mais um motivo para pular o processo inteiro.

Aprendi isso do jeito caro: uma ficha de saída com 22 colunas, adesão de uns 30%. Cortei para dez colunas e a adesão foi a 85%. A conta não mente.

Montando passo a passo

Mãos na massa.

1. A aba de movimentação

Crie uma aba nova na pasta de trabalho do seu controle, com o nome Retirada e devolução. Uma linha por evento, em ordem cronológica, nunca sobrescrita. A devolução não apaga a saída: ela preenche as colunas de data de devolução e estado na mesma linha.

Cabeçalhos na linha 1:

A1: ID da movimentação
B1: Código do bem
C1: Descrição
D1: Categoria
E1: Quem levou
F1: Setor
G1: Data de saída
H1: Previsão de devolução
I1: Data de devolução
J1: Dias fora
K1: Situação
L1: Motivo ou obra
M1: Observações

Negrito no cabeçalho, cor de fundo, formato de data nas colunas G, H e I. Congele a primeira linha e transforme o intervalo em tabela. Isso faz as fórmulas se estenderem sozinhas quando alguém acrescentar uma linha no fim, que é o problema que mais quebra planilha compartilhada. E ajuste a largura das colunas para tudo caber sem rolagem horizontal. Ninguém gosta de rolagem horizontal. Ninguém.

2. Trazer o bem do cadastro

Aqui a planilha começa a trabalhar. Em vez de digitar descrição e categoria a cada linha, deixe um PROCV (ou PROCX) buscar no cadastro pelo código. Quem registra digita só o código, e a descrição aparece, o que também serve de conferência: descrição errada significa código errado.

Descrição, na coluna C:

=SEERRO(PROCV(B2; 'Cadastro de bens'!A:B; 2; FALSO); "")

Categoria, na coluna D:

=SEERRO(PROCV(B2; 'Cadastro de bens'!A:E; 5; FALSO); "")

O SEERRO por fora evita o #N/D feio nas linhas vazias. Detalhe pequeno, diferença grande na cara da planilha.

Se a sua versão tem PROCX (Excel 365 ou Google Planilhas), ele é mais limpo:

=SEERRO(PROCX(B2; 'Cadastro de bens'!A:A; 'Cadastro de bens'!B:B; ""); "")

3. Validação de dados

Digitação livre é inimiga de dado limpo. Ponto. Um registra "Carla Nunes", outro "Carla N.", um terceiro só "carla". Depois tente somar quem está com mais equipamento. Boa sorte.

Transforme as colunas de código e de pessoa em listas suspensas, alimentadas pelas abas de cadastro e de listas auxiliares:

• Excel. Dados → Validação de Dados → Lista → Fonte: ='Listas auxiliares'!$A$2:$A$50
• Google Planilhas. Dados → Validação de dados → Menu suspenso de um intervalo → 'Listas auxiliares'!A2:A50

O setor, na coluna F, nem precisa de lista: preencha a partir do nome do colaborador, assumindo que a aba de listas auxiliares tem os nomes na coluna A e os setores na B.

=SEERRO(PROCV(E2; 'Listas auxiliares'!$A:$B; 2; FALSO); "")

Um campo a menos para preencher é uma desculpa a menos para pular o registro.

4. Colunas que se calculam sozinhas

Dias fora, na coluna J:

=SE(B2=""; ""; SE(I2=""; HOJE()-G2; I2-G2))

Traduzindo: sem código de bem, célula vazia. Item ainda fora (coluna I vazia), conta os dias da saída até hoje. Item devolvido, conta os dias que ficou fora. A conta se atualiza todo dia, sem ninguém tocar.

Situação, na coluna K:

=SE(B2=""; "";
 SE(I2<>""; "Devolvido";
 SE(H2<HOJE(); "Atrasado";
 SE(H2=HOJE(); "Vence hoje"; "Em uso"))))

Quatro situações possíveis:

• Devolvido. Data de devolução preenchida.
• Atrasado. Previsão vencida, devolução vazia.
• Vence hoje. O prazo é hoje. Em tese, volta ainda hoje.
• Em uso. Fora, dentro do prazo.

Nenhuma atualização manual. A situação muda conforme as datas, e só isso já economiza horas de "deixa eu ver se aquilo voltou".

Automação: a planilha trabalhando por você

Planilha que só guarda dado é um caderno com colunas. Planilha que destaca problema e resume situação é um sistema. Hora da camada de automação.

Formatação condicional que cobra sozinha

Três regras em cima da linha inteira, aplicadas ao intervalo de dados. Essa é a única parte do sistema que trabalha por você sem ninguém abrir fórmula: sem ela, o controle registra o problema e não avisa ninguém, o que é quase a mesma coisa que não ter controle.

• Regra 1: atrasados, em vermelho. Fórmula personalizada =E($I2=""; $H2<HOJE(); $B2<>""), fundo vermelho, texto branco em negrito. Todo atraso passa a gritar da tela.
• Regra 2: vence hoje ou amanhã, em amarelo. =E($I2=""; $H2<=HOJE()+1; $H2>=HOJE(); $B2<>""). São os avisos antecipados: resolva enquanto ainda estão amarelos.
• Regra 3: devolvido no prazo, em verde claro. =E($I2<>""; $I2<=$H2; $B2<>""). Confirmação visual de que o sistema funciona e as pessoas devolvem. Reforço positivo também conta.

Com as três regras, a aba vira um semáforo: linha vermelha exige ação, amarela pede atenção, verde está em ordem. Dá para varrer o registro inteiro em segundos e saber exatamente onde a operação está.

Situação automática no cadastro de bens

Isso quase nenhum guia mostra. O registro de movimentação sabe que o PAT-015 está fora. Mas o cadastro de bens sabe? Deveria.

No cadastro, troque a coluna de situação preenchida à mão por esta fórmula:

=SE(CONT.SES('Retirada e devolução'!B:B; A2;
 'Retirada e devolução'!I:I; "")>0; "Emprestado"; "Disponível")

Registrou a saída, o cadastro passa a mostrar "Emprestado". Preencheu a data de devolução, volta a "Disponível". Zero atualização manual e zero chance de alguém olhar o cadastro, achar o projetor disponível e ele estar no porta-malas do Davi.

Para mostrar também com quem está, acrescente uma coluna "Em poder de" no cadastro:

=SEERRO(ÍNDICE('Retirada e devolução'!E:E;
 CORRESP(1; ('Retirada e devolução'!B:B=A2)*('Retirada e devolução'!I:I=""); 0)); "")

No Excel clássico é fórmula de matriz: confirme com Ctrl+Shift+Enter. No Google Planilhas e no Excel 365, Enter normal resolve.

Indicadores no painel

Se você seguiu o guia principal e já tem a aba de painel, acrescente o bloco de retirada e devolução:

Itens em poder de alguém agora:

=CONT.SES('Retirada e devolução'!I:I; ""; 'Retirada e devolução'!B:B; "<>")

Itens em atraso:

=CONT.SES('Retirada e devolução'!I:I; ""; 'Retirada e devolução'!H:H; "<"&HOJE(); 'Retirada e devolução'!B:B; "<>")

Tempo médio de empréstimo, nas linhas fechadas:

=MÉDIASES('Retirada e devolução'!J:J; 'Retirada e devolução'!I:I; "<>"; 'Retirada e devolução'!B:B; "<>")

Bem mais retirado, o queridinho da operação:

=ÍNDICE('Retirada e devolução'!C:C; CORRESP(MÁXIMO(CONT.SE('Retirada e devolução'!B:B; 'Retirada e devolução'!B:B)); CONT.SE('Retirada e devolução'!B:B; 'Retirada e devolução'!B:B); 0))

Quatro números que dizem a saúde do sistema num relance. Se "itens em atraso" vive acima de zero, o problema é de gente, não de planilha.

Situações do mundo real

Teoria é ótima. Mas a planilha vive no mundo real, onde as pessoas esquecem de devolver, quebram equipamento e pedem demissão com um notebook na mochila. Vamos tratar caso a caso.

Ninguém devolveu no prazo. E agora?

A formatação condicional pinta o atraso de vermelho, mas a cor precisa de um processo por trás. O que funciona:

1. Dia 1 de atraso. Mensagem amistosa, no grupo ou direto. "A furadeira venceu ontem, está tudo bem por aí?"
2. Dia 3. Mensagem direta, com o gestor da pessoa em cópia.
3. Dia 7. Escala para o chefe do setor ou o encarregado da obra. Nesse ponto, alguém vai fisicamente atrás do equipamento.

No Google Planilhas, o primeiro lembrete se automatiza com um Apps Script simples:

function verificarAtrasos() {
 var aba = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getSheetByName('Retirada e devolução');
 var dados = aba.getDataRange().getValues();
 var hoje = new Date();

 for (var i = 1; i < dados.length; i++) {
 var previsao = dados[i][7]; // coluna H
 var devolucao = dados[i][8]; // coluna I

 if (devolucao === "" && previsao !== "" && previsao < hoje) {
 MailApp.sendEmail(
 "almoxarifado@suaempresa.com.br",
 "Equipamento em atraso: " + dados[i][2],
 dados[i][4] + " não devolveu " + dados[i][2] +
 " (código " + dados[i][1] + "). Previsão de devolução: " +
 Utilities.formatDate(previsao, "GMT-3", "dd/MM/yyyy")
 );
 }
 }
}

Configure um acionador diário (Extensões → Apps Script → Acionadores) e nunca mais cobre atraso de cabeça. O sistema cobra por você.

Devolução com avaria

Para isso existe o campo de estado na volta. Ele precisa, porém, conversar com o registro de manutenção do guia principal. Quando um item volta marcado como "Regular" ou "Ruim":

1. Registre a devolução normalmente na aba de movimentação.
2. Crie uma linha no registro de manutenção citando o ID da movimentação.
3. Atualize o estado do bem no cadastro.

Uma fórmula na coluna de observações deixa o alerta automático:

=SE(E(I2<>""; N2="Ruim"); "⚠ AVARIA: ver registro de manutenção"; "")

É perfeito? Não. Um sistema de verdade abriria a ordem de serviço sozinho. Mas, para uma planilha, alerta claro mais processo documentado resolve 80% do caso. E o estado registrado na saída é o que sustenta a conversa sobre responsabilidade depois: sem ele, "já estava assim quando peguei" vence toda discussão.

Colaborador em desligamento

Esse caso morde mais empresas do que se admite. A pessoa pede demissão, a sexta-feira é o último dia, e na segunda você descobre que ela tinha três itens retirados: notebook, monitor e um HD externo. Boa sorte recuperando agora.

Inclua uma conferência no processo de desligamento. Assim que a saída for confirmada, rode o filtro dos itens não devolvidos da pessoa:

Excel (matriz dinâmica):

=FILTRO('Retirada e devolução'!A:M; ('Retirada e devolução'!E:E="João Ferreira")*('Retirada e devolução'!I:I=""))

Google Planilhas:

=FILTER('Retirada e devolução'!A:M; 'Retirada e devolução'!E:E="João Ferreira"; 'Retirada e devolução'!I:I="")

Troque o nome pelo do colaborador. Sai na hora a lista de tudo que está com ele. Imprima, entregue ao gestor ou ao RH junto com o termo de responsabilidade, e recolha tudo antes do último dia.

Melhor ainda: uma célula no painel contando itens pendentes por pessoa.

=CONT.SES('Retirada e devolução'!E:E; "João Ferreira"; 'Retirada e devolução'!I:I; "")

Se esse número não for zero no último dia, você tem um problema com prazo para resolver. Para o caso específico de notebook e periférico em home office, o guia de equipamento com quem trabalha remoto trata o desligamento à distância em detalhe.

Duas pessoas querem o mesmo bem

O calcanhar de aquiles do controle em planilha, e vale ser honesto sobre isso: planilha não lida bem com reserva. Você vê quem está com o item agora; enfileirar pedidos futuros já exige gambiarra.

O contorno que uso: uma seção "Pedidos" no fim da aba de movimentação, ou uma aba separada de reservas, onde cada um anota o que vai precisar e quando. É manual e imperfeito, mas cria visibilidade: o almoxarife enxerga que três pessoas querem o projetor na semana que vem e se organiza. Se a operação precisa de reserva de verdade, com fila e confirmação, a planilha ficou pequena. Falo disso mais adiante.

Ligando à etiqueta QR

Dá para melhorar bastante sem sair da planilha: gere uma etiqueta QR por bem, com o código dentro, usando o gerador em lote. Quem registra lê a etiqueta com o celular, o código cai no campo e some a digitação errada, que é a origem da maior parte das divergências.

E há um degrau acima disso, ainda em ferramenta gratuita: o circuito etiqueta → Formulários Google → planilha.

O circuito QR → formulário → planilha

Comece criando um Formulários Google com estes campos:

• Código do bem. Resposta curta, preenchida pela etiqueta, como mostro já já.
• Seu nome. Lista suspensa, a mesma relação de colaboradores das listas auxiliares.
• Ação. Retirada ou devolução, em múltipla escolha.
• Previsão de devolução. Campo de data, só para retiradas.
• Motivo ou obra. Resposta curta.

O truque está no segundo passo. O Formulários Google aceita respostas pré-preenchidas via parâmetros na URL. Monte o endereço que já chega com o código do bem no lugar:

https://docs.google.com/forms/d/e/SEU_ID_DO_FORMULARIO/viewform?usp=pp_url&entry.ID_DO_CAMPO=PAT-015

Gere o QR dessa URL e cole no equipamento. Quem aponta a câmera para a etiqueta do projetor cai direto no formulário com PAT-015 preenchido: escolhe o nome, marca "Retirada", define a data e envia. Dez segundos, do bolso, na frente do equipamento.

O terceiro passo é ligar as respostas ao seu controle. O formulário cria sozinho uma planilha de respostas; use essa planilha como registro de movimentação ou puxe os dados para a pasta principal com IMPORTRANGE. O resultado: zero erro de digitação no código, nome padronizado pela lista e funcionamento em qualquer celular, sem aplicativo. Só a câmera.

O limite honesto: o formulário registra, mas não confere nada. Aceita retirada de item que já está fora, não recolhe assinatura, não tira foto do estado. Alguém ainda precisa olhar a planilha para a operação fechar. É exatamente nesse ponto que a maioria das operações troca a planilha por um sistema de etiquetas com QR: não por sofisticação, mas porque a conferência passa a acontecer onde o equipamento está.

Erros que derrubam o controle

Cometi todos. Aproveite a economia.

• Sem prazo de devolução obrigatório. "Devolve quando terminar" significa que não volta. Defina um prazo padrão de empréstimo: três dias, cinco, o que fizer sentido para a operação. Prazo marcado as pessoas levam a sério. Na maioria das vezes.
• Processo comprido demais. Se registrar uma retirada leva mais de sessenta segundos, as pessoas pegam o item e vão embora. Cada campo a mais, cada clique a mais, cada aprovação a mais derruba a adesão. Corte sem dó.
• Registro e cadastro desconectados. Se a movimentação diz que o PAT-015 está com a Carla e o cadastro ainda mostra "Disponível", você tem duas fontes de verdade, ou seja, nenhuma. As fórmulas de situação automática existem para isso.
• Sem conferência periódica. Uma vez por mês, compare o registro com a realidade. Ande pela operação, olhe as bancadas. Os itens marcados como "fora" estão mesmo onde dizem? Vai aparecer divergência, e corrigi-la é justamente o objetivo. É um inventário físico em miniatura.
• Retirada "de boca". "Vou pegar só por uma hora." Frase famosa por anteceder sumiço. O que não entra no registro não existe. Sem exceção, nem para o chefe. Principalmente para o chefe.
• Apagar linhas devolvidas. Tem gente que exclui a linha depois da devolução, "para ficar limpo". Não faça isso: o histórico é ouro. É ele que diz quais bens são os mais usados, quem retira mais e quanto dura o empréstimo médio. Guarde tudo e filtre por situação quando quiser a visão enxuta.

Rotina que mantém isso vivo

Registre na hora da entrega, não depois. Registro "no fim do dia" vira registro na sexta-feira, que vira registro nenhum.

Confira a lista de atrasados uma vez por semana. Cinco minutos, toda segunda, em cima das linhas vermelhas. É o que devolve equipamento.

Feche o mês. Cópia datada do arquivo e uma olhada nos itens que estão fora há mais tempo. Item emprestado há seis meses não está emprestado: está com alguém, permanentemente, e o cadastro deveria dizer isso.

Quando a planilha não dá mais conta

Sou entusiasta de planilha e já levei o Excel mais longe do que o razoável recomenda. Também sou honesto: para retirada e devolução, o limite chega, e chega antes do que em outras abas do controle.

A planilha ficou pequena quando:

• passam de 50 os bens circulando ativamente;
• mais de uma pessoa precisa registrar ao mesmo tempo, e mesmo o Google Planilhas engasga em escala;
• você precisa de notificação de atraso no celular de quem deve, não de um script de e-mail diário;
• a operação pede reserva de verdade, com fila;
• a leitura pelo celular no campo é rotina diária, não quebra-galho;
• o histórico precisa ser à prova de edição e de exclusão acidental.

Três ou mais valendo para a sua operação, é hora de olhar ferramenta dedicada. O comparativo planilha ou sistema de controle de patrimônio percorre essa decisão com calma.

Há ainda três situações que decidem sozinhas. Quando quem entrega o equipamento não é quem tem o arquivo aberto. Quando a assinatura do responsável passa a ser exigida: no Brasil, o termo de responsabilidade assinado é o documento que o RH pede no desligamento e que sustenta discussão sobre avaria. E quando você precisa saber o histórico completo de um item específico, não o estado de hoje.

O controle de retirada e devolução resolve os três: leitura pelo celular na hora da entrega, assinatura coletada na tela e histórico permanente por bem. Vale testar no plano grátis até 50 itens antes de migrar qualquer coisa.

Fechando

Montar um controle de retirada e devolução em planilha não é ciência de foguete. Montar um que as pessoas usem, esse é o desafio real. O truque é deixar o registro mais rápido do que a esquiva: lista suspensa em vez de digitação, situação calculada em vez de atualização manual, linha vermelha em vez de alguém conferindo datas uma a uma.

Comece pelas dez colunas essenciais. Ligue o PROCV ao cadastro de bens. Aplique as três regras de formatação condicional. Esse é o controle mínimo viável, e já é melhor do que o que 90% das operações pequenas têm hoje. Depois, conforme a necessidade crescer, acrescente o circuito formulário mais QR, o lembrete por Apps Script e os indicadores no painel. Ou pule as dores do crescimento e vá direto para o sistema; a vantagem de ter montado tudo do zero é saber exatamente o que exigir dele.

E na próxima vez que alguém disser "achei que estava com outra pessoa", você terá o registro para mostrar.