LISENSI TERKENDALI
Lisensi software, diperpanjang tepat waktu.
Satu register untuk setiap lisensi dan seat, terlacak sampai ke karyawan atau perangkat yang memakainya. Notifikasi perpanjangan sebelum kedaluwarsa, seat yang sudah tidak dipakai bisa ditarik kembali, dan laporan kepatuhan siap begitu auditor bertanya.
Setiap lisensi, setiap seat, satu register.
Catat tiap lisensi software sekali: vendor, produk, kunci lisensi, jumlah seat, tanggal beli, kedaluwarsa, biaya, kontrak dan invoice terlampir. Langganan dengan paket multi-seat (Microsoft 365 50-seat, paket tim Adobe Creative Cloud) melacak tiap seat secara individual, jadi memindahkan seat cuma satu klik.
Kartu per lisensi: vendor, produk, kunci, seat, biaya, kedaluwarsa, kontrak
Dukungan langganan multi-seat. Tiap seat bisa diakses individual
Taksonomi jenis lisensi bisa diatur per organisasi
Field custom per lisensi (nomor PO, cost center, pemilik bisnis)
Kontrak, invoice, dan syarat perpanjangan terlampir
Penugasan per seat ke karyawan atau aset perangkat
Notifikasi perpanjangan sebelum auditor datang.
Widget Lisensi Akan Kedaluwarsa nangkring di dashboard Anda dan menampilkan yang paling dekat kedaluwarsa: yang terdekat duluan, tanggal kedaluwarsa berubah merah saat tenggat mendekat, jumlah seat terpakai tampil di sebelahnya. Tidak ada yang diam-diam terperpanjang otomatis tanpa disadari, dan tidak ada yang kedaluwarsa tepat di hari auditor datang. Di seluruh register, tiap lisensi punya status aktif, akan-kedaluwarsa, atau kedaluwarsa, jadi gambarannya selalu sedekat sekali lihat.
Lisensi yang paling dekat kedaluwarsa muncul di dashboard Anda
Tanggal kedaluwarsa ditandai merah saat tenggat mendekat
Seat terpakai tampil di sebelahnya. Perpanjang cuma yang benar-benar dipakai
Status aktif / akan-kedaluwarsa / kedaluwarsa di seluruh register
Penugasan per seat, ditarik kembali satu klik.
Tiap seat dalam langganan multi-seat adalah baris tersendiri. Tugaskan seat ke karyawan, dan pemegangnya, departemennya, serta badge Terpakai langsung muncul; seat yang tidak dipakai siapa pun ditandai Kosong. Saat seseorang keluar atau pindah peran, tarik kembali seat-nya dan berikan ke orang berikutnya dalam satu klik. Header-nya menampilkan jumlah berjalan (tujuh dari sepuluh terpakai) jadi kelebihan beli langsung terlihat sebelum perpanjangan berikutnya.
Tiap seat dalam langganan multi-seat adalah catatan tersendiri
Seat Terpakai menampilkan pemegang dan departemen; seat cadangan menampilkan Kosong
Tarik kembali dan tugaskan ulang satu klik saat orang keluar atau pindah peran
Utilisasi seat terkumpul ke register, misalnya 7 dari 10 terpakai
Catatan siap audit untuk setiap lisensi.
Saat audit internal, auditor lisensi dari vendor, atau tim finance meminta bukti, tiap lisensi sudah menyimpan jawabannya: vendor dan reseller, kunci lisensi, seat terpakai versus seat yang dimiliki, tanggal mulai dan kedaluwarsa, harga, dan catatan berisi nomor PO serta cost center. Tidak perlu buru-buru cari di email dan drive bersama. Catatan yang bisa dipertanggungjawabkan sudah terekam sejak lisensi pertama kali dicatat.
Catatan lengkap per lisensi: vendor, reseller, kunci, tanggal, harga
Nomor PO dan cost center tercatat langsung di catatannya
Seat terpakai versus seat yang dimiliki: kelebihan beli terlihat sekali lihat
Tanggal kedaluwarsa dan status di tiap lisensi, siap ditunjukkan
Yang membedakan manajemen lisensi sungguhan dari spreadsheet bersama.
Kebanyakan tim masih mencatat lisensi software di spreadsheet yang lupa diperbarui. Berikut yang berubah saat manajemen lisensi jadi modul kelas satu yang terhubung ke data aset dan HR Anda.
| Kapabilitas | UNIO24 Manajemen LisensiDirekomendasikan | Spreadsheet bersama | Tool ITAM generik |
|---|---|---|---|
| Register | |||
| Kartu per lisensi dengan kunci, seat, kedaluwarsa, kontrakSatu catatan tunggal yang bisa dipercaya per lisensi | Ya | Sel-sel di spreadsheet | Ya |
| Dukungan langganan multi-seatTiap seat bisa diakses individual | Ya | Cuma jumlah agregat | Kadang-kadang |
| Keterhubungan ke aset dan karyawanSeat terikat ke perangkat atau orang yang memakainya | Ya | Cross-reference manual | Sering cuma sebagian |
| Perpanjangan & notifikasi | |||
| Notifikasi perpanjangan tepat waktu sebelum kedaluwarsaNotifikasi berjenjang sebelum kedaluwarsa | Ya | Pengingat kalender kalau ingat | Kadang-kadang |
| Notifikasi ke beberapa pemangku kepentinganPemilik seat, procurement, pemegang anggaran | Ya | No | Terbatas |
| Dashboard lisensi kedaluwarsaStatus aktif sampai diperpanjang atau dipensiunkan | Ya | Terkubur dalam baris-baris | Kadang-kadang |
| Kepatuhan & akses | |||
| Deteksi over / under-licensingTandai bayar seat tak terpakai; tandai instalasi tanpa seat | Ya | No | Sering di tier premium |
| Riwayat penugasan lengkap per seatSiapa yang pegang seat, kapan, kenapa ditarik kembali | Ya | Hilang dalam riwayat versi | Kadang-kadang |
UNIO24 adalah platform. Manajemen Lisensi adalah salah satu modulnya.
Lihat apa lagi yang didapat tim Anda, semua termasuk, semua dengan pengguna tanpa batas.
Pertanyaan umum seputar manajemen lisensi di UNIO24
Bagaimana UNIO24 memodelkan lisensi, seat, dan penugasan?
Tiga lapisan. Lisensi adalah kontrak yang Anda beli (vendor, produk, kunci, kedaluwarsa, jumlah seat, biaya). Seat adalah slot yang jadi hak Anda dari lisensi itu (Microsoft 365 50-seat = 50 seat). Penugasan menghubungkan seat ke karyawan (lisensi per-pengguna) atau ke aset perangkat (lisensi per-mesin). Ketiganya bisa diakses individual untuk kepatuhan dan pemindahan yang akurat.Apa yang terjadi saat karyawan keluar atau pindah peran?
Tarik kembali seat-nya dalam dua klik. Riwayat penugasan tetap melekat di lisensinya; seat-nya jadi tersedia untuk orang berikutnya. Dashboard manajemen lisensi menampilkan seat yang ditarik kembali, jadi procurement bisa memutuskan: tugaskan ulang segera, atau kurangi jumlahnya di perpanjangan berikutnya.Apakah UNIO24 juga menangani lisensi perpetual, tidak cuma langganan?
Ya. Lisensi perpetual (beli sekali, tanpa kedaluwarsa) dilacak dengan cara yang sama seperti langganan. Bedanya cuma tidak ada tanggal perpanjangan. Kontrak maintenance pada lisensi perpetual bisa dilacak sebagai catatan bertanggal terpisah yang terhubung ke lisensi utamanya.
Ada pertanyaan yang belum terjawab? Hubungi Kami
